Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Het Coalitieakkoord 2022-2026 “Samen verder bouwen” is nader uitgewerkt en financieel doorgerekend in
een Uitvoeringsplan, bestaande uit een overzicht van verschillende statements en concrete acties. Voor
zover met de financiële consequenties in de (meerjaren)begroting nog geen rekening was gehouden, zijn
deze in de Kadernota 2024-2027 opgenomen.
Om
de
uitvoering
van
de
items
uit
het
Coalitieakkoord
te
borgen,
zijn
deze
binnen
de
bekende
programmastructuur in de (meerjaren)begroting opgenomen. Binnen de betreffende programma’s wordt
daarover nader gerapporteerd.
Op 17 januari 2023 heeft het college de stand van zaken met betrekking tot de activiteiten en acties uit het
Uitvoeringsplan aan de gemeenteraad gepresenteerd. Begin 2024, op 9 februari jl. om precies te zijn, heeft
het college per programma de actuele stand aan de gemeenteraad toegelicht. De rapportage vindt op een
toegankelijke en compacte wijze plaats in de vorm van een PowerPoint Presentatie, waarin aan de hand van
actuele tekst en kleuren de status van een activiteit kan worden geduid. De items uit het Uitvoeringsplan
2022-2026 maken binnen de organisatieonderdeel uit van de periodieke Managementrapportages. Afspraak
is
om
in
ieder
geval
begin
2025
wederom
de
dan
actuele
stand
van
zaken
met
betrekking
tot
het
Uitvoeringsplan aan gemeenteraad te presenteren.
Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en Regiobureau
De overlegstructuur binnen het OZO is opgebouwd rond een zevental thema’s: Bestuur en financiën, Klimaat
en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt, Mobiliteit en Sociaal Domein.
In 2020 is de werking van het OZO geëvalueerd. De in het evaluatierapport opgenomen aanbevelingen
richten zich op het verder stimuleren van een effectieve samenwerking tussen de 15 Zeeuwse overheden.
Het is daarvoor cruciaal om de strategische opgaven scherp in beeld te hebben en voortdurend vanuit
duidelijke bestuurlijke en ambtelijke rollen met elkaar verantwoordelijkheid te dragen voor de samenwerking.
De individuele collegeleden nemen op basis van de portefeuilleverdeling op actieve wijze deel aan de
periodieke thema overleggen.
Overigens worden in VZG-OZO verband ook periodiek netwerkbijeenkomsten georganiseerd, waarvoor ook
de Zeeuwse raadsleden worden uitgenodigd. Nog eind mei 2023 is een dergelijke bijeenkomst bij de HZ
georganiseerd.
Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG)
Eén van de jaarlijks terugkerende activiteiten van de VZG behelst de organisatie van de Jaarvergadering.
Jaarlijks wordt één van de Zeeuwse gemeenten uitgenodigd om de organisatie van deze bijeenkomst,
waarvoor alle Zeeuwse dagelijks- en algemeen bestuurders worden uitgenodigd, op zich te nemen. Op 9
oktober
2023
heeft
de
Jaarvergadering
binnen
onze
gemeente
plaatsgevonden.
Door
een
intern
samengestelde werkgroep is een passend programma samengesteld. Een vijftal excursies binnen onze
gemeente, waarbij de collegeleden als gastvrouw/-heer optraden, maakte daar onderdeel van uit. Daarbij is
actief ingespeeld op een aantal voor Reimerswaal actuele en specifieke thema’s. Terugkijkend kan worden
gesteld dat de gemeente een mooi “visitekaartje” aan bestuurlijk Zeeland heeft afgegeven.
Klanttevredenheid
Wie kan ons beter vertellen wat we wel en niet goed doen dan onze eigen inwoners, bedrijven en
instellingen? Om die reden worden klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. De in 2022 uitgevoerde
zogenoemde 0-meting heeft een beeld opgeleverd van de algehele tevredenheid en bood inzicht in welke
aspecten van de dienstverlening als belangrijk worden ervaren en aan welke minder waarde wordt gehecht.
Op
basis
daarvan
zijn
en
worden
vervolg
procesmetingen
ingericht.
In
2023
is
bijna
continu
de
klanttevredenheid over de afhandeling van meldingen openbare ruimte gemeten. We ontvingen 287 reacties
op onze uitvraag. We scoorden gemiddeld een 6,4 voor de afhandeling van de melding, een 6,6 voor de
informatievoorziening en een 7,1 voor het klantcontact. De gemiddelde score voor de afhandeling lijkt
wellicht een krappe voldoende, maar deze score is in lijn met het landelijke gemiddelde. De meting (en zeker
de
geschreven
feedback)
biedt
mogelijkheden
om
de
klantbeleving
rondom
dit
proces
verder
te
optimaliseren.
Digitale dienstverlening
ondernemers. Ook in 2023 is waar nodig geïnvesteerd in het verbeteren en uitbreiden van de digitale
dienstverlening (bijvoorbeeld het actueel houden van de website, digitoegankelijkheid, het optimaliseren van
webformulieren, etc.). Maar ook via diverse social media (facebook, twitter, instagram) werken we aan een
zo goed mogelijke digitale dienstverlening. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het gewenst is blijft
daarbij het uitgangspunt.
Doelmatigheid, doeltreffendheid en Rekenkamer
Op basis van een wettelijke verplichting zijn in 2023 door de griffie voorbereidingen getroffen voor het in
2024 instellen van een gemeentelijke rekenkamer. De rekenkamer wordt gezamenlijk met de gemeenten
Borsele, Goes, Noord-Beveland en Tholen ingevuld en vormgegeven. In het coalitieakkoord is afgesproken
dat
de
rekenkamer
minimaal
twee
onderzoeken
per
jaar
gaat
uitvoeren
naar
de
doelmatigheid
en
doeltreffendheid van ons beleid. De met de installatie en instandhouding van de rekenkamer verband
houdende financiële middelen zijn in de Kadernota 2024-2027 opgenomen.
Los van de rekenkamer worden op basis van artikel 213a Gemeentewet periodiek
doelmatigheid- en
doeltreffendheidonderzoeken
uitgevoerd.
Voor
het
uitvoeren
van
de
onderzoeken
is,
naast
een
Begeleidingscommissie, binnen de organisatie een Auditteam actief.
In
2021
is
door
het
Auditteam
onderzoek
uitgevoerd
naar
de
doelmatigheid
van
de
procedure
‘Contractbeheer’. Dit onderzoek is in 2022 afgerond. In 2023 is de organisatie aan de slag gegaan met de
gedane bevindingen
en aanbevelingen.
Vervolgens
heeft het Auditteam
in 2023
de mate waarin het
onderdeel ‘Risico’s’ in het format van collegevoorstellen wordt ingevuld onderzocht en welke aanbevelingen
daarbij te geven zijn als het gaat om ‘Risico-inschatting’. Immers, dit onderdeel draagt bij aan een goede
informatiepositie voorafgaand aan besluitvorming.
Vanaf 2023 werkt het Auditteam op basis van een meerjarenplanning, waarin wordt uitgegaan van een
aantal concrete en beknopte onderzoeken. Die onderzoeken moeten relatief snel resultaat opleveren. De
coördinatie en planning van de onderzoeken gebeurt, in goed en periodiek overleg tussen het Auditteam en
de concerncontroller.
Management
Organisatiekoers
In 2018 is de Organisatiekoers “SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING” vastgesteld.
De Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen binnen de samenleving, die van
invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. De nadruk ligt op houding- en gedragsaspecten
en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Deze koers vormt het kompas voor de ambtelijke
organisatie hoe te acteren binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders. Over de Organisatiekoers wordt binnen
de ambtelijke organisatie breed gecommuniceerd, onder meer door het inzetten van de karakters “Rik en
Wilma”. Bovendien wordt gebruik gemaakt van een Infographic, waarin op een interactieve wijze verdieping
plaatsvindt van de individuele thema’s uit de Organisatiekoers. Ook wordt met gebruikmaking van de
Infographic op een interactieve wijze aandacht besteed aan Informatieveiligheid.Over Informatieveiligheid
meer onder de paragraaf “De Zeeuwse Norm Weerbare Overheid”.
De tekst van de Organisatiekoers is hierna integraal opgenomen.
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Onze toegevoegde
waarde
De gemeente is er voor de samenleving en de inwoners die gezamenlijk de lokale
samenleving vormen. De samenleving staat nooit stil en verandert voortdurend. Die
veranderingen zijn richtinggevend voor de organisatiekoers die wordt gevaren.
Maatwerk
De samenleving vraagt in toenemende mate om flexibiliteit in de manier waarop de
gemeente maatschappelijke opgaven oppakt. Elk probleem vraagt zijn eigen oplossing. Er
is een dringende behoefte aan het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Het
gaat daarbij om “eenieder het zijne te geven”. Bij regels gaat het niet om de regel op zich,
maar juist ook om de bedoeling daarachter.
Collectief
belang
Als gemeentelijke organisatie hebben we een belangrijk adviserende rol richting bestuur
over het toetsen van individuele verzoeken van inwoners aan het algemene, collectieve
belang. Dat collectieve belang wordt beschreven in bestuurlijk vastgestelde kaders en
beschermd door wetgeving. Bij het toetsen van individuele verzoeken hebben wij een open
Open houding, dialoog
en transparant
houding en gaan wij de dialoog aan met de verzoeker. Wij gaan daarbij gemotiveerd op
zoek naar oplossingen die transparant zijn voor de verzoeker en uit te leggen zijn aan de
samenleving. In het geval er geen maatwerk oplossing mogelijk is, leggen we dat
zorgvuldig en begrijpelijk uit.
Verbindingen,
mensenwerk
Durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid
In ons werk ligt de nadruk op het leggen van verbindingen. Werken binnen het openbaar
bestuur is mensenwerk. Gemeenten maken onderdeel uit van een dynamische
netwerksamenleving, waarbij we ook als ambtelijke organisatie steeds opereren in
wisselende netwerken, met een grote diversiteit aan rollen. Dat vereist durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid.
Integrale
benadering
Ook binnen onze eigen organisatie, denken en opereren wij horizontaal. Vragen en
problemen die zich aandienen worden integraal benaderd. We zijn daarbij enthousiast om
over onze eigen schuttingen heen te kijken en zoeken (project)samenwerking met zowel
andere afdelingen als overige betrokkenen indien vraagstukken dat vereisen.
Professioneel en
betrouwbaar
Als uitgangspunt bij het verrichten van onze werkzaamheden geldt dat wij altijd
professioneel, deskundig en integer handelen, een betrouwbare gesprekspartner zijn en
veilig omgaan met informatie en (persoonlijke) gegevens.
Kernwaarden
Na interne kernwaardensessies met zowel het college als de organisatie zijn, als nadere uitwerking van de
Organisatiekoers, de kernwaarden betrouwbaar, flexibel, eerlijk en daadkrachtig vastgesteld. Met deze
kernwaarden treedt de organisatie actief naar buiten.
Betrouwbaar
Van ons mag verwacht worden dat er duidelijke afspraken worden gemaakt, waardoor verwachtingen helder
zijn. Vanzelfsprekend komen we deze afspraken na, maar mocht dit onverhoopt een keer niet lukken, dan
leggen we op tijd uit waarom dit niet lukt en maken we samen nieuwe afspraken. Vraagstukken benaderen
we integraal, dus we betrekken de juiste partijen en verstrekken volledige en juiste informatie.
Flexibel
Als wij een vraag of verzoek krijgen hebben wij een open houding en verplaatsen ons in de inwoner. We
willen de vraag achter de vraag weten. Wij zijn er trots op dat we anders durven denken en doen. Als iets
niet kan, gaan we het gesprek aan om tot een oplossing te komen. In Reimerswaal zien we mogelijkheden
en pakken we kansen.
Eerlijk
Natuurlijk vinden wij het veel leuker om ‘ja’ dan ‘nee’ te zeggen, maar als gemeente toetsen wij individuele
verzoeken aan het algemene, collectieve belang. Als iets niet kan, dan wordt dat zorgvuldig en begrijpelijk
uitgelegd. Het blijft mensenwerk, dus er zal ook wel eens een foutje worden gemaakt. Als dit gebeurt, dan
geven we dit toe en zoeken we samen naar een oplossing. Oftewel: we handelen naar eer en geweten.
Daadkrachtig
Wij doen! Hierbij onderscheiden wij ons door lef te tonen en door te pakken. Hulp, advies of gewoon iemand
anders zijn ideeën vragen hoort hier ook bij. Bij dit alles vinden wij persoonlijk contact belangrijk.
Doorontwikkeling organisatie
In 2022 is een aanpassing in de gemeentelijke organisatie doorgevoerd om project- en programmatisch
werken nog beter te kunnen ondersteunen en borgen. Hieraan is een concrete invulling gegeven door één
van
de
directieleden
primair
te
belasten
met
het
aansturen
en
coördineren
van
de
project-
en
programmastructuur,
waarbij
de
inhoudelijke
aansturing
uiteraard
door
project-
en
programmaleiders
gebeurt. Doel daarbij is en blijft om de organisatie zo optimaal mogelijk te faciliteren
om flexibel en
slagvaardig op steeds veranderende maatschappelijke ontwikkelingen en behoeften te kunnen inspelen. En,
daarnaast uiteraard een ongestoorde doorgang van de “going concern” werkzaamheden en verplichtingen te
waarborgen.
In 2023 is een op maat toegesneden opleidings- en trainingstraject voor projectleiders afgerond. In 2024 is
ook een trainingstraject voor projectgroepleden voorzien. Overigens treden ook collegeleden steeds meer op
als projectbestuurder.
Het actuele organisatieplaatje zier er als volgt uit.
Organogram en formatie
Hieronder is het organogram van de organisatie opgenomen. Per afdeling is tevens de formatie vermeld. De
totale formatie bedraagt 154,56 fte (peildatum 31 december 2023).
Gemeenteraad
Griffie
(19 Raadsleden)
(1,78 fte)
College van B&W
(1 Burgemeester;
4 Wethouders)
Directie
(2,22 fte)
Stafbureau
(5,11 fte)
Samenleving
Dienstverlening
Advies & Ondersteuning
Financiën
(28,35 fte)
(22,25 fte)
(18,79 fte)
(7,67 fte)
Gemeentewerken
(41,46 fte)
Ruimtelijke &
Economische
Ontwikkeling
(15,26 fte)
Bouwen, Milieu &
Handhaving
(11,67 fte)
Cluster Databeheer
Duidelijk is dat het zogenoemde data-gedreven werken steeds meer aan belang wint. Data vormt de basis
voor advisering en besluitvorming. Het op het juiste moment kunnen beschikken over volledige, actuele en
correcte data is daarbij essentieel.
Maar ook het veilig beheer en opslag daarvan en het enkel aan de juiste/geautoriseerde medewerkers
ontsluiten van data is van belang. Nu nog zijn meerdere collega’s, binnen diverse afdelingen met “stukjes”
data aan het werk.
Om dit goed te kunnen organiseren en borgen is in 2023 binnen de organisatie toegewerkt naar de vorming
van een cluster Databeheer. Genoemd cluster moet binnen de organisatie hét centrum vormen, van waaruit
data voor de gehele organisatie op een veilige wijze wordt verzameld, bijgehouden en ontsloten.
In de kadernota 2024-2027 zijn aanvullend middelen vrijgemaakt om een cluster van voldoende omvang te
kunnen formeren en operationeel te maken. Inmiddels is het cluster met ingang van 2024 formeel van start
gegaan.
De
aanvullend
noodzakelijke
menskracht
is
geworven
kunnen
worden.
Gezien
de
nauwe
verwantschap
van
het
cluster
met
de
gemeentelijke
documentaire
informatievoorziening
en
(interne)
dienstverlening in het algemeen, is het cluster organisatorisch ingebed binnen de afdeling Dienstverlening.
Arbeidsmarkt in beweging
Met het doel om onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt op peil te kunnen brengen en houden zijn
in
de
kadernota
2023-2026
met
ingang
van
2023
structureel
middelen
vrijgemaakt.
Dit
heeft
erin
geresulteerd dat bij aanvang van het kalenderjaar 2023 een systeem van uitloopschalen is geïntroduceerd.
Los van de geconstateerde druk op de arbeidsmarkt staat de gemeente Reimerswaal voor mooie, kansrijke
maar
ook
ingrijpende
uitdagingen.
Daarbij
wordt,
los
van
de
speerpunten
uit
het
Coalitieakkoord/
Uitvoeringsplan
2022-2026
en
zonder
volledig
te
zijn,
alleen
al
gedacht
aan
de
gevolgen
van
de
Omgevingswet, de opgave op basis van de Provinciale Woondeal en Energietransitie. Daarnaast is de
komende
jaren
de
bouw
van
diverse
(brede)scholen
voorzien
en
wordt
gewerkt
aan
de
renovatie/
verduurzaming van meerdere gemeentelijke gebouwen.
Om
al
deze
uitdagingen
en
opgaven
op
een
verantwoorde
wijze
te
kunnen
verzilveren,
is
een
gestructureerde en planmatige aanpak essentieel.
In de aanloop naar de kadernota 2024-2027 heeft een inventarisatie plaatsgevonden, welke uitdagingen en
opgaven concreet op de gemeentelijke organisatie afkomen en welke organisatorische- en formatieve
maatregelen noodzakelijk zijn om de ambities op een verantwoorde wijze op te kunnen pakken. Het resultaat
daarvan is opgenomen in de vastgestelde kadernota 2024-2027. De periode tot januari 2024 is benut om de
formatie ondersteuning, zoals besloten in de kadernota, te vertalen in concrete vacatures en werving- en
selectieprocedures.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) / onderzoek PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA)
Eind 2022 zijn alle medewerkers binnen de organisatie uitgenodigd om deel te nemen aan een zogenoemd
PSA-onderzoek. Het onderzoek is het vervolg op een in 2019 uitgevoerd MTO. Met een PSA-onderzoek
worden minder zichtbare risico’s in beeld gebracht, zoals langdurig zitten, beeldschermwerk, een hoge
werkdruk of ongewenst gedrag. Maar ook is in het onderzoek aandacht besteed aan hybride werken. Uniek
is dat een 100% invulscore is bereikt.
Hierdoor is een zo volledig mogelijk en representatief beeld ontstaan en kan gericht met aanpassingen of
eventuele verbeteringen aan de slag worden gegaan. In het voorjaar van 2023 zijn de afdelings- en
organisatie brede uitkomsten en resultaten van het onderzoek gedeeld en besproken binnen de diverse
afdelingsoverleggen. Die resultaten zijn organisatiebreed doorgaans positief, waarbij (uiteraard) ook een
aantal aandachtspunten is benoemd. De overwegend positieve resultaten mogen overigens geen aanleiding
zijn om “op de handen te gaan zitten”. Aan de hand van een “Menukaart” zijn afdelingen daarom uitgenodigd
om waar gewenst, in de vorm van workshops, aanvullende training of ondersteuning kenbaar te maken. Op
basis van deze inventarisatie van de wensen/behoeften wordt in het voorjaar van 2024 een aantal gerichte
workshops en trainingen georganiseerd, waar medewerkers zich voor kunnen inschrijven.
Thuis werken / hybride werken
Tijdens de COVID-19 periode heeft het thuis werken een enorme vlucht genomen. Duidelijk is geworden dat
vanuit
huis
werken
of
hybride
werken
een
“blijvertje”
is.
Ook
technisch
bestaan
daarvoor
geen
belemmeringen.
Het
thuis
werken
is
inmiddels
ook
formeel
geregeld
door
de
vaststelling
van
een
Thuiswerkverordening.
Op
basis
van
die
verordening
zijn
met
individuele
medewerkers
zogenoemde
Thuiswerkovereenkomsten gesloten. De verordening biedt ruimte om tot maximaal 50% van de arbeidstijd
vanuit thuis te werken. Daarbij wordt opgemerkt dat uiteraard niet alle functies in aanmerking komen om
deels vanuit huis invulling aan te geven.
De Zeeuwse Norm Weerbare Overheid
Begin maart 2022 is de intentieverklaring Zeeuwse norm
weerbare overheid (hierna: Zeeuwse norm)
ondertekend door de dertien Zeeuwse gemeenten, het waterschap en de Provincie. Het doel van de
Zeeuwse norm is om samen de weerbaarheid en de integriteit van de Zeeuwse overheid te versterken.
Daarmee werpen partijen ook drempels op tegen ondermijnende criminaliteit.
De
Zeeuwse
norm
is
een
groeimodel:
de
geformuleerde
ambities
vormen
de
basis.
Jaarlijks
wordt
gerapporteerd aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) over de uitvoering van de Zeeuwse norm. In
maart 2023 heeft een eerste terugkoppeling plaatsgevonden.
Een belangrijk streven uit de Zeeuwse norm is om de Zeeuwse overheden samen te laten werken in de
aanpak van ondermijnende criminaliteit, hetzelfde beleid op de thema’s te voeren en dit op consequente
wijze toe te passen. Ondermijnende criminaliteit houdt zich namelijk niet aan (gemeente)grenzen, dus de
dijken van de Zeeuwse overheden dienen van gelijke hoogte te zijn. Om deze ambitie ook daadwerkelijk in
de praktijk te vertalen, is ingezet op het creëren van breed eigenaarschap. Hiertoe is een ‘adoptiesysteem’
ingesteld.
Om te zorgen voor dat brede eigenaarschap, is aan de Zeeuwse overheden gevraagd om één (of meerdere)
van de negen thema’s te adopteren. Dit zogenoemde adoptieproces heeft verschillende voordelen: door de
thema’s bij de verschillende Zeeuwse overheden te beleggen, wordt de intergemeentelijke samenwerking
gestimuleerd, omdat één of meerdere organisaties op een specifiek thema samen (extra) de diepte ingaan
en zij hun ervaringen op dat onderwerp beschikbaar stellen aan de overige Zeeuwse overheden. Het
uitwisselen van inzichten, ontwikkelingen en best practices maakt ook dat de Zeeuwse overheden van elkaar
leren. Op die manier hoeft niet iedere organisatie opnieuw het wiel uit te vinden. De insteek van het
adoptiesysteem is dat de ‘adoptant’ haar thema ontwikkelt en actief ‘uitleert’ aan de overige deelnemers van
de Zeeuwse norm. Deze werkwijze benadrukt het uitgangspunt van de Zeeuwse norm, namelijk dat de
Zeeuwse overheden gezamenlijk optrekken en eenzelfde uitvoering van de norm hanteren.
Onderstaand
schema
geeft
het
overzicht
van
de
overheden
die
één
of
meerdere
thema’s
hebben
geadopteerd:
Thema
Adoptieorganisatie
Thema 1: Bewustwording bij bestuur en medewerkers
Gemeente Sluis en Waterschap Scheldestromen
Thema 2: De integriteit van bestuur en medewerkers
Gemeente Vlissingen, gemeente Kapelle
Thema 3: Veilige Publieke Taak
Gemeente Veere
Thema 4: Informatiehuishouding ondermijning
Gemeente Tholen
Thema 5: Bestuurlijk Instrumentarium
Gemeente Vlissingen
Thema 6: Bibob
Provincie Zeeland en gemeente Middelburg
Thema 7: Opiumwet (Wet Damocles)
Gemeente Reimerswaal
Thema 8: Signaleren en handhaven
Gemeente Schouwen-Duiveland
Thema 9: Informatiebeveiliging
Provincie Zeeland, gemeente Sluis en gemeente Borsele
Uit
het
schema
blijkt
dat
ook
Reimerswaal
een
thema
heeft
geadopteerd:
thema
7
Opiumwet
(Wet
Damocles).
Maar
ook
op
de
overige
thema’s
is
onze
organisatie
actief.
Intern
is
een
Regiegroep
Informatieveiligheid geformeerd, die de acties binnen de diverse thema’s coördineert.
Zo is met betrekking tot thema 9 Informatiebeveiliging in juni 2023 een organisatiebede bijeenkomst
georganiseerd. Met gebruikmaking van een ethisch hacker is op een interactieve en pakkende wijze
concreet aandacht aan dit belangrijke onderwerp besteed. Aandacht die inmiddels een structureel karakter
heeft gekregen. Provinciaal is in het najaar van 2023 wederom de “Zeeuwse Maand van de weerbare
overheid” georganiseerd. Ook daaraan heeft Reimerswaal op actieve wijze een bijdrage geleverd.
Met betrekking tot thema 2 -De integriteit van bestuur en medewerkers- heeft op 31 januari 2024 een
Provinciale startbijenkomst Integriteit voor Zeeuwse bestuurders en politieke ambtsdragers plaatsgevonden.
Dit initiatief zal in 2024 een vervolg krijgen met en binnen de Reimerswaalse gemeenteraad.
Werkprocessen
In het afgelopen jaar hebben we alle processen vastgelegd in het Model-DSP voor Gemeenten (I-Navigator).
Met veel inbreng vanuit de eigen organisatie en in samenwerking een consultant van VHIC zijn in totaal 672
processen beschreven. Door vastlegging van de processen verkrijgen we beter inzicht, kunnen we de
gegevens (en daarmee ook een deel van de continuïteit) borgen en bewaren en tevens structureel werken
aan verbetering van de processen. Bovendien vormen de vastgelegde gegevens een goede informatiebron
voor het nieuwgevormde cluster Data en het project Informatie op Orde.
Zaakgericht werken
Bij zaakgericht werken is er sprake van een koppeling tussen de klant, het product, de benodigde gegevens,
de uit te voeren werkstroom en de relevante documenten. Het is een manier om de dienstverlening,
besluitvorming, informatievoorziening en bedrijfsvoering te verbeteren. Echter, het succes van zaakgericht
werken is en blijft afhankelijk van de mensen die de onderliggende processen uitvoeren.
Het zaaksysteem dat gebruikt wordt is aangeschaft na een gezamenlijke Europese aanbesteding door de
Bevelandse gemeenten en GR De Bevelanden en is sinds 2018/2019 in gebruik. In 2023 heeft een korte
evaluatie plaatsgevonden, maar het alleen kijken naar ons zaaksysteem is (te) beperkt. Daarom wordt
tevens gewerkt aan het opzetten van een project ‘Informatie op orde’.
Frauderisico’s
Wet-
en
regelgeving
verandert
continue.
Zo
geldt
voor
2023
dat
het
college
van
Burgemeester
en
Wethouders
een
rechtmatigheidsverantwoording
toevoegt
aan
de
jaarstukken
2023
(en
verder).
Een
onderdeel van die verantwoording is meer expliciete aandacht voor ‘Misbuik’ en ‘Oneigenlijk gebruik’. Dat
zijn twee vormen van ongewenst gebruik van gemeentelijke middelen. Een andere vorm van ongewenst
(lees: strafbaar) gebruik is ‘Fraude’. Vanaf het boekjaar 2022 moet – vanwege aangescherpte wet- en
regelgeving
–
de
controlerend
accountant
expliciet
rapporteren
over
het
onderwerp
‘Fraude’.
Dit
als
onderdeel van de controleverklaring bij de jaarrekening. Begin 2023 heeft Reimerswaal de reeds aanwezige
organisatie brede risicoanalyse uitgebreid. Die uitbreiding houdt in dat per risico dat reeds was beschreven,
is aangegeven of het ook een risico in het kader van ‘Misbruik’, Fraude’ en/of ‘Oneigenlijk gebruik’ is. Een
dergelijke (uitgebreide) risicoanalyse is niet alomvattend. Het is echter wel een document dat richting geeft
en de mogelijkheid biedt om prioriteit aan te brengen. De risico’s met de hoogste impact en/of kans,
verdienen als eerste de aandacht voor zover die niet al aandacht krijgen.
In 2023 en verder wordt aan de hand van de uitgebreide risicoanalyse meer bewustwording voor de
genoemde onderwerpen gecreëerd en wordt – waar nodig – gewerkt aan beheersmaatregelen. Dit voor
zover deze er nog niet voldoende zijn. Met het doel om de bewustwording ten aanzien van frauderisico’s
verder te vergroten, heeft de controlerend accountant in maart 2023 een workshop over het onderwerp aan
alle leidinggevenden en senior beleidsmedewerkers verzorgd. De opgedane ervaringen zullen een vervolg
krijgen binnen de diverse afdelingen.
Financiën
Planning en control-cyclus (P&C-cyclus)
De
verschillende
elementen
uit
de
gemeentelijke
planning
en
control-cyclus
zijn
uitgewerkt
in
een
‘spoorboekje’.
Binnen
de
organisatie
wordt
die
uitwerking
gehanteerd
voor
het
uitvoeren
van
de
werkzaamheden
in
de
jaarlijks
terugkerende
cyclus
van
kadernota,
begroting,
bestuursrapportage,
mondelinge managementrapportages, jaarrekening, rechtmatigheid, organisatieplan en de verordeningen.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De doelstellingen zijn vastgelegd in beleidsplannen, programmabegroting, productenraming en onder andere
het organisatieplan. Deze documenten zijn de afgelopen jaren meer en meer op elkaar afgestemd. Voor de
komende jaren is het de bedoeling meer toe te gaan werken naar het digitaal benaderen van informatie uit
deze cyclus. In 2022 en 2023 zijn verder de nodige stappen ondernomen om het interne controleplan in het
kader van de rechtmatigheidsverantwoording en het onderwerp ‘Informatiebeveiliging en -veiligheid’ expliciet
onderdeel van de P&C-cyclus te maken.
Vennootschapsbelastingplicht
De gemeente moet over activiteiten die zij als onderneming uitvoert, vennootschapsbelasting afdragen. Het
gaat hierbij voornamelijk om grondexploitaties, havens en vastgoed. In 2020 is in samenwerking met Baker
Tilly een vernieuwde opzet gemaakt voor de openingsbalans grondexploitaties 2016. In de oorspronkelijke
berekening werd uitgegaan van de opbrengsten tegen (ver)rekenprijzen die lager liggen dan werkelijke
bedragen met als basis de grondprijsbrief. In 2023 hebben zich de volgende gebeurtenissen met betrekking
tot de vennootschapsbelasting voorgedaan:
Over 2019 is door de belastingdienst de belastbare winst vastgesteld op € 188.461. Doordat er nog
sprake was van een resterend compensabel fiscaal verlies uit voorgaande jaren leidde dit er toe
dat er geen vennootschapsbelasting over deze fiscale winst hoefde te worden betaald en werd een
definitieve aanslag van € 0 door de belastingdienst opgelegd.
Over 2020 is door de gemeente reeds in 2022 een aangifte ingediend bij de belastingdienst. Volgens
deze aangifte bedraagt de belastbare winst over 2020 € 645.257. Doordat er nog sprake is van een
resterend compensabel fiscaal verlies uit voorgaande jaren van € 590.035 leidt dit er toe dat er in
de jaarrekening 2022 rekening is gehouden met een te betalen bedrag aan
vennootschapsbelasting over 2020 van € 9.111 (berekend over een per saldo fiscaal winstbedrag
van € 55.222). Tot op heden heeft de belastingdienst over 2020 nog geen definitieve aanslag
opgelegd.
Over 2021 is door de gemeente in 2023 een aangifte ingediend bij de belastingdienst. Volgens deze
aangifte bedraagt de belastbare winst over 2021 € 556.464. Doordat er sprake is van een
compensabel fiscaal verlies over 2022 van € 667.215 (zie volgende bullet) leidt dit er toe dat er in
de jaarrekening geen rekening is gehouden met een te betalen bedrag aan
vennootschapsbelasting over 2021. Tot op heden heeft de belastingdienst over 2021 nog geen
definitieve aanslag opgelegd.
Over 2022 is sprake van een voorlopig bepaald fiscaal verlies van € 667.215. Dit verlies kan worden
gecompenseerd met de fiscale winst over 2021 (zie vorige bullet), waarna er nog sprake is van een
restant compensabel verlies van € 110.751. Dit leidt er toe dat er in de jaarrekening geen rekening
is gehouden met een te betalen bedrag aan vennootschapsbelasting over 2022. De aangifte over
2022 moet op korte termijn bij de belastindienst worden ingediend.
Over 2023 is sprake van een voorlopig bepaald fiscaal verlies van € 554.050. Dit verlies kan worden
gecompenseerd met de (eventuele) fiscale winst over 2024 e.v. jaren. Dit leidt er toe dat er in de
jaarrekening geen rekening is gehouden met een te betalen bedrag aan vennootschapsbelasting
over 2023. Over 2023 is een voorlopige aanslag van € 218.600 aan de belastindienst betaald. Dit
bedrag is derhalve op de balans ultimo 2023 als nog terug te ontvangen bedrag verantwoord. De
aangifte over 2023 moet mog worden opgesteld en bij de belastindienst worden ingediend.
Ultimo 2023 resteert er derhalve nog een compensabel verlies van € 664.801. Dit is het bedrag dat
nog kan worden gecompenseerd met de (eventuele) fiscale winst over 2024 e.v. jaren.
Managementletter 2023 en Accountantsverslag 2022
In het vierde kwartaal van 2023 heeft de accountant de interim-controle voor het boekjaar 2023 uitgevoerd.
De managementletter 2023 die naar aanleiding hiervan is opgemaakt, is besproken met de accountants-
commissie.
De actiepunten uit de managementletter 2023 en het accountantsverslag 2022 worden periodiek onder de
aandacht van de verantwoordelijke organisatieonderdelen gebracht en zijn onder andere in het traject naar
het samenstellen van deze jaarrekening (waar mogelijk en noodzakelijk) opgepakt. De opvolging van de
actiepunten wordt onder andere besproken in de halfjaarlijkse mondelinge managementrapportages. De
concerncontroller monitort de voortgang en rapporteert hierover richting directie en accountant.
Single information, single audit
Door
het
toepassen
van
het
principe
‘Single
information,
Single
audit’
(SiSa)
wordt
minder
verantwoordingsinformatie
over
specifieke
uitkeringen
gevraagd.
Ook
de
controle-intensiteit
van
deze
informatie is minder. Dit wordt bereikt door de jaarrekening(controle) als basis te nemen. Hierdoor zijn de
afzonderlijke verantwoordingen en controleverklaringen voor de specifieke uitkeringen (grotendeels) komen
te vervallen. Voor gemeenten – en zo ook Reimerswaal – heeft de koppeling met de jaarrekening(controle)
wel gevolgen voor de planning- en controlecyclus en de opdrachtverstrekking aan de accountant.
Meestal betekent dit dat de (beperktere) verantwoordingsinformatie eerder dan in het verleden beschikbaar
en gecontroleerd dient te zijn. In het verantwoordingsjaar 2023 is de SiSa-verantwoording voor de gemeente
Reimerswaal van toepassing op 28 specifieke uitkeringen. Dit zijn er 9 meer dan in 2022. Die toename wordt
onder andere veroorzaakt door de verschillende Ministeries die meer verantwoording wensen over de ter
beschikking gestelde middelen. De verantwoording voor deze uitkeringen is opgenomen als apart onderdeel
van deze jaarrekening.
Voorstel overhevelen budgetten
Indien de gemeenteraad niet voor 31 december van enig jaar heeft besloten bedragen over te hevelen naar
het nieuwe begrotingsjaar, leiden de niet bestede middelen als gevolg van achterstand in de uitvoering tot
een voordelig effect op het resultaat van de jaarrekening. De gemeenteraad is een voorstel gedaan om in de
besluitraad van 26 maart 2024 voorlopig in te stemmen om de niet uitgevoerde werkzaamheden van het
begrotingsjaar 2023 alsnog uit te voeren in het begrotingsjaar 2024 en de lasten in eerste instantie te dekken
uit het budget van het nieuwe begrotingsjaar.
De formele bekrachtiging (en uitwerking in een begrotingswijziging) van dit voorstel wordt betrokken bij het
vaststellen van deze jaarstukken. Hiertoe wordt bij het bestemmen van het resultaat van deze jaarstukken
voorgesteld om een bedrag van € 1.640.503 over te hevelen naar het begrotingsjaar 2024, zodat de niet
uitgevoerde
werkzaamheden
of
nog
doorlopende
werkzaamheden
uit
het
begrotingsjaar
2023
alsnog
uitgevoerd kunnen worden. De genoemde begrotingswijziging maakt onderdeel uit van het voorstel bij deze
jaarstukken.
Rechtmatigheid
Normenkader en (verbijzonderde) interne controle
Om het college van burgemeester en wethouders in staat te stellen tot een rechtmatigheidsoordeel en -
verantwoording
te
komen,
is
in
de
raadsvergadering
van
19
december
2023
een
geactualiseerd
controleprotocol en een geactualiseerd normenkader (inclusief toetsingskader) voor de controle van de
verschillende jaarrekeningposten voor 2023 en als vertrekpunt voor 2024 vastgesteld. Ook zijn in de
raadsvergadering van 23 januari 2024 de verordeningen die voortvloeien uit de artikelen 212, 213 en 213a
van de gemeentewet in herziene vorm vastgesteld.
Het
normen-
en
toetsingskader
(als
ook
het controleprotocol)
wordt
gebruikt voor
de
vormgeving
en
uitvoering van de controles op de financiële rechtmatigheid. Dit geldt voor de interne controles, maar ook
voor de externe toetsing daarvan door de accountant.
Met
de
controlerend
accountant
is
jaren
geleden
afgesproken
dat
wordt
gecontroleerd
op
basis
van
‘scoping’. Het doel van deze ‘scoping’ is de administratie van de gemeente op te splitsen in homogene
opbrengsten- en kostensoorten (lees: geldstromen). Dit gebeurt op basis van een datadump uit de financiële
administratie
waar
vervolgens
een
‘sleutel’
op
wordt
toegepast
die
gelijke
posten
(bijvoorbeeld
de
kostensoort/geldstroom ‘Inkoop goederen en diensten’) op verschillende kostenplaatsen bij elkaar voegt. Uit
deze gegevens worden dan onder andere steekproeven getrokken. Die steekproeven worden gebruikt voor
financiële rechtmatigheidscontroles.
Het doel is om gegevensgerichte controlewerkzaamheden overzichtelijk te documenteren door middel van
onder andere het invullen van checklists en het onderbouwen van de bevindingen in de checklists met
bewijsstukken. Om de steekproeven uit te kunnen voeren, moeten de toetsingspunten bepaald worden.
Hiervoor is het geactualiseerde normenkader inclusief toetsingskader het uitgangspunt.
Voor 2023 zijn op de onderstaande ‘geldstromen’ financiële rechtmatigheidscontroles uitgevoerd. Voor de
criteria: ‘Begrotingsrechtmatigheid’, ‘Misbruik en Oneigenlijk gebruik’ en (financiële) ‘Voorwaarden’ zijn onder
de tabel de bevindingen – indien van toepassing – toegelicht. Dit voorzover zij de rapporteringstolerantie van
0,1% van het totaal van de lasten inclusief dotaties aan reserves en voorzieningen overtreffen. Het gaat dan
om afgerond € 89.700.
’Geldstroom’ 2023
Lasten 2023
Baten 2023
Saldo 2023
Afschrijvingen materiële vast activa
€
2.869.019
€
2.869.019
Algemene uitkering
€
-44.217.098
€
-44.217.098
Begraafrechten
€
-346.356
€
-346.356
Bijdragen aan verbonden partijen
€
21.530.490
€
-202.959
€
21.327.531
CAK (eigen bijdragen)
€
-121.256
€
-121.256
Dividendopbrengsten
€
-2.579.243
€
-2.579.243
Grondverkopen
€
-1.355.319
€
-1.355.319
Inkopen goederen en diensten
€
13.590.967
€
13.590.967
Investeringen bouwgrondexploitatie
€
1.172.553
€
1.172.553
Kwijtscheldingen
€
93.571
€
93.571
Leges omgevingsvergunningen
€
-965.700
€
-965.700
Lokale heffingen
€
-10.459.690
€
-10.459.690
Lonen en salarissen
€
11.097.715
€
11.097.715
Onttrekkingen aan reserves
€
-14.796.065
€
-14.796.065
Overige opbrengsten
€
-1.920.350
€
-1.920.350
Overige opbrengsten grondexploitatie
€
-7.281
€
-7.281
Rentebaten
€
-373.624
€
-373.624
Rentelasten
€
760.004
€
760.004
Rentelasten grondexploitatie
€
-87.573
€
-87.573
Secretarieleges
€
-249.217
€
-249.217
Specifieke uitkeringen
€
-12.300.493
€
-12.300.493
Subsidieverstrekkingen
€
2.256.985
€
2.256.985
Toevoegingen aan reserves
€
21.451.143
€
21.451.143
Toevoegingen aan voorzieningen
€
6.301.290
€
6.301.290
Uitkeringen sociale zaken
€
544.503
€
544.503
Verhuuropbrengsten
€
-1.355.295
€
-1.355.295
Verrekeningen grondexploitatie
€
-310.810
€
-186.876
€
-497.686
Voorzieningen Jeugdwet
€
5.672.711
€
5.672.711
Voorzieningen WMO
€
2.751.131
€
2.751.131
Vrijval van voorzieningen
€
-299.540
€
-299.540
Eindtotaal 2023
€
89.693.698
€
-91.736.361
€
-2.042.663
Criterium: Begrotingsrechtmatigheid
In
de
Financiële
beheersverordening
van
de
gemeente
Reimerswaal
staat
ten
aanzien
van
de
Begrotingsrechtmatigheid (in artikel 12) dat:
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van
de baten en lasten in
de door
de gemeenteraad geautoriseerde begroting van exploitatie en
investeringskredieten
en
de
hiermee
samenhangende
programma’s,
waarbinnen
de
financiële
beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.
De
begrotingsrechtmatigheid
wordt
beoordeeld
op
het
niveau
waarop
de
begroting
door
de
gemeenteraad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal
gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag
van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt
is
dat
iedere
afwijking
van
de
begroting
als
onrechtmatig
wordt
beschouwd.
Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a.
Er
is
sprake
van
een
afwijking
waarbij
direct
gerelateerde
inkomsten
de
afwijking
compenseren.
b.
Er is sprake van een afwijking op een open-einde-regeling.
c.
De
afwijking
is
geautoriseerd
door
middel
van
de
vaststelling
van
een
tussentijdse
rapportage (hieronder ook begrepen een jaarrekening).
5.
Begrotingsonrechtmatigheden
die
passen
binnen
het
bestaande
beleid
van
de
gemeenteraad,
worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor
afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de
paragraaf bedrijfsvoering.
In het onderdeel ‘Jaarrekening’ van de voorliggende Jaarstukken is een Rechtmatigheidsverantwoording
opgenomen voor het jaar 2023 (bladzijden 149 t/m 150). Voor het Begrotingscriterium is daar een door de
Commissie
BBV
voorgeschreven
tabel
opgenomen
met
bevindingen.
Voor
2023
geldt
een
andere
presentatie en bepaling van de begrotingsonrechtmatigheid dan tot 2023 gebruikelijk was. Het is nu namelijk
zo dat iedere afwijking van de begroting in eerste instantie telt als onrechtmatig. Dat is te zien bij onderdelen
1 tot en met 3 van de genoemde tabel.
In de rechtmatigheidsverantwoording worden nu overschrijdingen en onderschrijdingen van zowel baten als
lasten en overschrijdingen van investeringskredieten gepresenteerd als onrechtmatig. Op onderschrijdingen
van
de
lasten
en
over-
en
onderschrijdingen
van
de
baten
mag
vervolgens
het
bedrag
aan
onrechtmatigheden dat tijdig aan de gemeenteraad is gemeld worden afgehaald.
Tot 2023
werden alleen
de overschrijdingen op de lasten
en investeringskredieten gepresenteerd als
onrechtmatig. Dit verschil in presenteren en werkwijze, zorgt voor zeer hoge bedragen die in eerste instantie
onrechtmatig zijn, omdat het afwijkingen zijn van de begroting. Hieronder is dit in een tabel weergegeven. Er
is gekozen om hieronder ook de cijfers voor 2022 en 2021 op te nemen. Dit zodat zichtbaar is dat de hoge
bedragen met de gewijzigde manier van presenteren en verantwoorden ook in die jaren aan de orde waren.
In de onderstaande tabel is nog geen rekening gehouden met het wel of niet tijdig melden.
Begrotingsonrechtmatigheid 2021 - 2023
(Exclusiefmutaties reserves & voorzieningen,
bedragen x € 1.000)
2021
2022
2023
Overschrijding lasten:
1.549
3.004
2.720
Onderschrijding lasten:
6.363
3.363
4.330
Overschrijding baten:
4.967
4.704
2.828
Onderschrijding baten:
3.033
1.679
575
Subtotaal:
15.912
12.750
10.453
Overschrijding investeringskredieten:
(Inclusief kosten onderzoek en ontwikkeling)
1.358
221
1.371
Totaal begrotingsonrechtmatigheid zonder rekening te houden
met tijdig melden aan de gemeenteraad:
17.270
12.971
11.824
Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden 2023 is € 11.824K. Daar mag nog € 3.911K van afgehaald
worden
omdat
voor
dat
bedrag
sprake
is
van
tijdig
melden.
Bijvoorbeeld
(niet
limitatief)
door
de
budgetoverheveling,
behandeling
van
jaarstukken
2023
van
gemeenschappelijke
regelingen
of
het
MPG 2024. Dan resteert er € 7.913K. Daar gaat € 5.083K van af omdat het past binnen de bepalingen in
artikel 12 van de genoemde verordening. Dit is in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen onder
onderdeel 4 van de tabel. Een nadere uitsplitsing is: artikel 4, lid a = € 4.010K, lid b € 281K en voor lid c
€ 792K. Voor het resterende saldo van € 2.830K geldt de onderstaande toelichting. Hierin worden de diverse
onderdelen (1 t/m 4) uit de eerdergenoemde tabel aangehaald.
Nader toegelicht en uiteengezet:
Onderdeel 1A. Overschrijding lasten programma’s:
2.720
Onder onderdeel 4. is hiervan meegenomen:
-1.833
887
Toelichting
Overhead
669
[a]
Bedrag onvoorzien (excl. geraamd resultaat)
208
[b]
877
[a]
Taakveld 0.4: De belangrijkste oorzaken voor de overschrijding op de lasten betreffen (i) hogere salariskosten
dan geraamd (ca. € 388K) in verband met het feit dat deze kosten bij de Bestuursrapportage 2023 abusievelijk
voor een te hoog bedrag waren afgeraamd en (ii) het feit dat er over 2023 minder salariskosten (intern)
konden worden doorbelast naar investeringsprojecten en/of grondexploitaties (ca. € 268K). Tot slot moest
over 2023 een aanvullende dotatie aan de voorziening spaarverlof van ca. € 281K plaatsvinden. Aangezien de
financiële impact van de per jaareinde benodigde (aanvullende) dotatie aan deze voorziening gedurende het
jaar niet is in te schatten, is hiervoor vooraf geen bedrag geraamd. Bij de voorziening voor spaarverlof is
feitelijk sprake van een open-einde-regeling. Immers, op grond van wettelijk voorschrift moet de voorziening
ultimo 2023 de (wettelijk) vereiste omvang hebben. De genoemde € 281K past onder artikel 12, lid 4b van de
eerdergenoemde verordening. De overige afwijking van € 669K past niet binnen lid 4 van artikel 12 van de
genoemde verordening.
[b]
Taakveld 0.8: Het begrotingsbedrag na wijziging incl. geraamd resultaat na wijziging (van € 451K negatief) is
negatief € 504K. Er is een overschrijding op de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging van € 659K.
De belangrijkste afwijkingen op de lasten die deze overschrijding veroorzaken zijn (i) een niet geraamde last
voor de Werkkostenregeling ad € 76K, (ii) het doteren aan de voorziening dubieuze debiteuren wat niet van
tevoren is in te schatten ad € 48K, (iii) het afwikkelen van saldi op tussenrekeningen ad € 27K, (iv) minder
salarislasten dan geraamd ad negatief € 83K en een fors hogere last voor niet geraamde uitgaven aan
Gemeenschappelijke Regelingen ad € 587K. De afwijking op het programma ’Bedrag onvoorzien’ wordt
meegenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording als ook hier toegelicht. De afwijking past niet binnen lid 4
van artikel 12 van de genoemde verordening.
1B. Overschrijding investeringsbudgetten / -kredieten):
1.371
Onder 4. is hiervan meegenomen:
-1.346
25
[c]
[c]
Deze overschrijding
past niet binnen lid 4 van artikel 12 van de genoemde verordening.
Omdat de
overschrijding onder de rapporteringsgrens valt, wordt hiervan niets toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
3A. Overschrijding van baten:
2.896
Onder 3D. hiervan meegenomen:
-1.006
Onder 4. is hiervan meegenomen:
-319
1.571
[d]
[d]
Belangrijkste oorzaken toegelicht:
Zie
toelichting
afwijkingen
taakveld
1.1,
meer
Rijksbijdragen
i.h.k.v.
opvang
Oekraïense
ontheemden en het ruimen vliegtuigbommen:
996
Zie toelichting afwijkingen taakveld 8.2, hogere verkoopoprengsten verkoop bloot eigendom dan
140
geraamd:
Zie toelichting afwijkingen taakveld 0.4, onder andere hogere doorbelastingen en huurinkomsten
dan geraamd:
104
Zie toelichting afwijkingen taakveld 0.8, hogere invorderingsopbrengsten en positieve uitkomst
onderzoek SpendLab:
124
Op taakveld 2.1 is een incidentele schadevergoeding verantwoord ad € 73K:
73
1.437
3B. Onderschrijding van lasten:
4.330
Onder 3D. hiervan meegenomen:
-2.370
Onder 4. is hiervan meegenomen:
-1.585
375
[e]
[e]
Belangrijkste oorzaken toegelicht:
Zie toelichting afwijkingen taakveld 6.3, een belangrijke afwijking wordt veroorzaakt door het
opnemen van € 202K als vooruitbetaalde energietoeslag. Die stond geraamd als last, maar is
dat ultimo 2023 niet door deze correctie. Ook wordt vanuit taakveld 7.2 aan kwijtschelding € 40K
overgeboekt naar taakveld 6.3:
162
Zie toelichting afwijkingen taakvelden 7.2, minder lasten voor calamiteiten en onderhoud:
213
375
3C. Onderschrijding van de baten:
575
Onder 3D. hiervan meegenomen:
-535
Onder 4. is hiervan meegenomen:
-
40
[f]
[f]
Deze
overschrijding
is
past
niet
binnen
artikel
12,
lid
4
van
de
Financiële
beheersverordening.
De
overschrijding
ligt
onder
de
rapporteringsgrens.
Er
wordt
hiervan
niets
toegelicht
in
de
paragraaf
bedrijfsvoering. Zie verder de toelichting op de afwijkingen bij programma 7 die niet horen bij SPUK / de
budgetoverhevelingen.
In 2024 (en verder)
zet het college van burgemeester en
wethouders in op het tijdiger melden van
onderschrijdingen op de baten, lasten en investeringskredieten en ook overschrijdingen van de baten. Het
totaal van onderdeel 3 bij de begrotingsrechtmatigheid uit de rechtmatigheidsverantwoording zal daarmee
naar beneden gaan
Criterium: Misbruik en oneigenlijk gebruik
In het boekjaar 2023 zijn er – afgezet tegen de genoemde rapporteringstolerantie – geen situaties geweest
waarbij
sprake
is
van
het
door
derden
misbruiken
of
het
door
derden
oneigenlijk
gebruiken
van
de
gemeentelijke regelgeving.
De
gemeente
Reimerswaal
had
in
2023
geen
overkoepelend
beleid
ter
bestrijding
van
Misbruik
en
Oneigenlijk gebruik. Eind 2023 en begin 2024 is dit overkoepelend beleid geschreven. In de eerste helft van
2024 wordt dit beleid aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd ter vaststelling.
Het bovenstaande wil niet zeggen dat het college van burgemeester en wethouders niets heeft gedaan ter
bestrijding/voorkoming van Misbruik en/of Oneigenlijk gebruik. In de verschillende gemeentelijke processen
zijn maatregelen aanwezig om het misbruiken en/of oneigenlijk gebruiken van gemeentelijke regelingen
tegen te gaan.
Hierbij
kan
bijvoorbeeld
(niet
limitatief)
worden
gedacht
aan
(i)
subsidieverantwoordingen
die
worden
getoetst en voorzien moeten worden van een accountantsverklaring, (ii) het grondig toetsen van een
zorgvraag alvorens een voorziening wordt ingezet, (iii) het onderbouwen van declaraties met documentatie
en
(iv)
het
controleren
van
de
prestatielevering
alvorens
wordt
overgegaan
tot
uitbetaling
van
factuurbedragen.
In 2024 en verder zal het college van burgemeester en wethouders de opzet en het bestaan van de
maatregelen testen op werking (indien dit nog niet duidelijk is).
Criterium: Voorwaarden
Jaarlijks wordt op 2 à 3 moment een analyse gemaakt van de inkoop van goederen, diensten en werken. Dit
wordt de ‘spendanalyse’ genoemd. Het doel van die analyse is om vast te stellen of Europese wet- en
regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden overtreden is. Als dat het geval is, is sprake van een
onrechtmatigheid.
Deze analyse wordt uitgevoerd op de financiële data van het onderhavige boekjaar en de 3 voorliggende
jaren. Het gaat nu om 2020 t/m 2023. Het totaal aan euro’s dat in de spendanalyse is betrokken is voor de
vier jaren gecombineerd afgerond € 215,1 miljoen. Voor 2023 gaat het om afgerond € 58,2 miljoen.
Bij 3 leveranciers is geconstateerd dat sprake is van inkopen die Europees aanbesteed hadden moeten
worden, maar dat dit niet is gebeurd. Voor 2023 komt de rechtmatigheidsfout op een totaal van € 134.367.
In het bedrag van € 134.367 is een bedrag opgenomen van € 44.871. Dit bedrag hoort bij een leverancier
die al enkele jaren wordt gerapporteerd in het kader van de onrechtmatigheden n.a.v. het niet naleven van
Europese wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden.
Het
college
van
Burgemeester
en
Wethouders
onderzoekt
in
2024
of
het
mogelijk
is
om
deze
onrechtmatigheid verder naar € 0 terug te dringen. Voor één leverancier met een onrechtmatig bedrag van
€ 23.895 in 2023 zal dit lukken omdat de dienstverlening in 2024 stopt. Als in 2024 nog bestedingen worden
gedaan ten behoeve van deze dienstverlening, zijn die mogelijk nog onrechtmatig.
Binnen
de
overige
geldstromen
zijn
uit
de
uitgevoerde
controlewerkzaamheden
geen
financiële
rechtmatigheidsfouten gebleken die boven de rapporteringstolerantie uitkomen.
Procesverbeteringen
Zoals toegelicht, is er op de diverse ‘geldstromen’ controlewerk
verricht in 2023. Dit intensiever dan
voorheen,
want
het
college
van
burgemeester
en
wethouders
moet
nu
eigenstandig
een
rechtmatigheidsoordeel vormen en verantwoording afleggen. Dit controlewerk heeft ook geleid tot enkele
procesbevindingen die in 2024 en verder aandacht krijgen. Dit met als doel te verbeteren.
-
In de toelichting op de balans is te lezen dat bij het desinvesteren van de Julianaschool een
administratieve fout is gecorrigeerd in 2023. De historische boekwaarden van alle scholen worden
beter inzichtelijk op de staat van activa opgenomen zodat deze fout een eenmalige fout is.
-
Voor de ‘Bouwleges’ geldt dat het jaarlijks lastig is om de afgrenzing van de opbrengsten goed te
bepalen. Het gaat er dan om dat de opbrengsten worden toegerekend / toegekend aan het jaar
waarin het werk is verricht. Daarover worden voor 2024 en verder duidelijkere afspraken gemaakt.
-
Voor wat betreft het inkopen van goederen, diensten en werken wordt binnen de organisatie extra en
blijvend aandacht gevraagd voor het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit om te zorgen dat
onrechtmatigheden op dit gebied niet voorkomen.
-
Bij de verstrekking van subsidies is geconstateerd dat de beschikkingen die worden afgegeven niet
altijd voldoen aan alle formaliteiten. Dit heeft niet geleid tot financiële onrechtmatigheden, maar dit
wenst het college van burgemeester en wethouders wel te verbeteren. Ook kent Reimerswaal veel
subsidieregelingen die niet altijd worden gebruikt. Zowel voor deze regelingen als de Algemene
Subsidieverantwoording wordt in 2024 een evaluatie gestart/uitgewerkt.
