Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en Regiobureau
In juni 2019 zijn zowel het OZO als het daarbij behorend Regiobureau van start gegaan. De kracht van het
OZO bestaat eruit dat alle Zeeuwse overheden – Provincie, Waterschap en de dertien gemeenten – daarin
actief participeren en samenwerken. De 15 Zeeuwse overheden bundelen hun krachten om te werken aan
de gemeenschappelijke Zeeuwse opgaven.
De samenwerking richt zich op:
-
de gezamenlijke regionale doelen die zijn geformuleerd in de strategische samenwerkingsagenda;
-
een gezamenlijke en overtuigende lobby in Den Haag en Brussel;
-
het betrekken van de Zeeuwse volksvertegenwoordigers in de gemeenteraden, in de Provinciale
Staten en in het algemeen bestuur van het waterschap.
De bestuurlijke kerngroep is de spil in de samenwerking binnen het OZO. Zeven vertegenwoordigers van de
Zeeuwse overheden maken deel uit van de kerngroep. Zij signaleren nieuwe samenwerkingskansen en
bereiden plenaire vergaderingen voor.
Het OZO is een platform. Het neemt geen taken over van de overheden zelf. Het OZO werkt daarom ook
met
een
klein
team
van
ambtelijke
adviseurs
die
werkzaam
zijn
bij
het
Regiobureau.
Zij
jagen
de
samenwerking aan, organiseren bestuurlijke en ambtelijke processen die op regionale schaal van Zeeland
nodig zijn om de doelen die geformuleerd zijn in de samenwerkingsagenda te realiseren.
Qua structuur vinden de overleggen op basis van een zevental thema’s plaats: Bestuur en financiën, Klimaat
en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt, Mobiliteit en Sociaal Domein.
De Reimerswaalse collegeleden nemen op basis van hun portefeuille deel aan de desbetreffende thema-
overleggen.
Overigens worden in VZG-OZO verband ook periodiek netwerkbijeenkomsten georganiseerd, waarvoor ook
de Zeeuwse raadsleden worden uitgenodigd.
GR Samenwerking De Bevelanden
De gemeente Reimerswaal neemt aan tal van verplichte en niet verplichte samenwerkingsvormen deel. Dat
gebeurt zowel op publiekrechtelijke als privaatrechtelijke basis. Het is voor een gemeente van onze omvang
immers lang niet altijd mogelijk en efficiënt om alles in eigen beheer te (blijven) doen.
Binnen
onze
regio
“De
Bevelanden”
is
vanaf
1
januari
2015
de
GR
Samenwerking
De
Bevelanden
operationeel. Op basis van deze – niet verplichte – gemeenschappelijke regeling wordt op de volgende
taakvelden
samengewerkt
door
de
Bevelandse
gemeenten:
ICT/Informatievoorziening,
P&O/
Salarisadministratie en Werk, Inkomen en Zorg (WIZ).
Het Coalitieakkoord 2022-2026 “Samen verder bouwen” is nader uitgewerkt en financieel doorgerekend in
een Uitvoeringsplan. Dit heeft geresulteerd in een overzicht van verschillende statements en concrete acties.
Voor zover met de financiële consequenties in de (meerjaren)begroting nog geen rekening was gehouden,
zijn deze in de kadernota opgenomen.
Om de uitvoering van de items uit het Coalitieakkoord te borgen, zijn deze inmiddels binnen de bekende
programmastructuur in de (meerjaren)begroting opgenomen. Binnen de betreffende programma’s wordt
daarover nader gerapporteerd.
Klanttevredenheidsmetingen
Wie kan ons beter vertellen wat we wel en niet goed doen dan onze eigen inwoners, bedrijven en
instellingen? Daarom gaan we aan de slag met klanttevredenheidsonderzoeken. Niet kortdurend, algemeen
en eenmalig, maar een langere periode inzoomen op procesniveau. In 2022 is een zogenoemde 0-meting
uitgevoerd. Deze gaf een beeld van de algehele tevredenheid en bood inzicht in welke aspecten van de
dienstverlening als belangrijk worden ervaren en aan welke minder waarde wordt gehecht. Op basis daarvan
zijn en worden als vervolg procesmetingen ingericht. Op procesniveau wordt gedurende een bepaalde
periode een bepaald proces real-time en continu gemeten om te zien hoe onze dienstverlening op dat
specifieke proces ervaren wordt. Wat gaat er goed, wat kan er beter, welke servicenormen/werkafspraken
maken we als het gaat om dit proces? En vervolgens weer door naar een ander proces. Oftewel proces- en
doelgericht monitoren, evalueren en verbeteren.
De beschreven klanttevredenheidsonderzoeken komen in de plaats van de in het verleden om de 4 à 5 jaar
uitgevoerde – veel algemener van aard zijnde – Burgertevredenheidsonderzoeken.
In
de
Kadernota
2023-2026
zijn
structureel
middelen
vrijgemaakt
om
aan
deze
continue
meting
en
verbetering van processen te kunnen blijven werken.
Onlinedienstverlening
Wij investeren continu in het uitbreiden en verbeteren van zowel onze onlinedienstverlening als in sociale
media.
Zowel
digitale
producten,
het
digitaal
maken
van
een
afspraak
en
digitale
communicatie
zijn
belangrijke aandachtspunten. Uitgangspunt blijft: digitaal waar het kan, persoonlijk waar het gewenst is.
Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid
De
wettelijke
verankering
van
de
verplichting
om
periodiek
zogenoemde
doelmatigheid-
en
doeltreffendheidonderzoeken uit te voeren, is opgenomen in artikel 213a van de Gemeentewet. Het eerste
lid van het genoemde artikel bepaalt dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. De raad stelt hiervoor bij verordening regels vast.
Ter uitvoering en concretisering daarvan is door de gemeenteraad de “Onderzoeksverordening van de
gemeente Reimerswaal” vastgesteld.
Voor het uitvoeren van de onderzoeken zoals bedoeld in artikel 213a Gemeentewet is er een intern
Auditteam. Ook is een Begeleidingscommissie aanwezig. In 2024 zal beoordeeld worden wat de impact van
de met ingang van 1 januari 2024 verplicht gestelde rekenkamer is op het intern Auditteam.
Rekenkamer
Op basis van de Wet versterking decentrale rekenkamers zijn gemeenten verplicht om voor 1 januari 2024
een onafhankelijke rekenkamer
in te richten. In die lijn
is
in
het coalitieakkoord afgesproken
dat de
Reimerswaalse rekenkamer minimaal twee onderzoeken per jaar gaat uitvoeren naar de doelmatigheid,
doeltreffendheid en rechtmatigheid van ons beleid. In 2023 worden door de griffie voorbereidingen getroffen
zodat de rekenkamer per 1 januari 2024 operationeel is. De hiervoor noodzakelijke financiële middelen zijn
in de Kadernota 2024-2027 opgenomen.
Management
Organisatiekoers gemeente Reimerswaal 2018
Binnen de organisatie wordt gewerkt in lijn met de in 2018 vastgestelde Organisatiekoers:
“SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING”
De Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen binnen de samenleving, die van
invloed
(kunnen)
zijn
op
de
gemeentelijke
bedrijfsvoering.
Er
ligt
een
zware
nadruk
op
houding-
en
gedragsaspecten en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. De koers vormt het kompas
voor
de
ambtelijke
organisatie
hoe
te
acteren
binnen
de
bestuurlijk
vastgestelde
kaders.
Over
de
Organisatiekoers wordt binnen de ambtelijke organisatie breed gecommuniceerd, onder meer door het
inzetten van de karakters “Rik en Wilma”. Bovendien wordt gebruik gemaakt van een Infographic, waarin op
een interactieve wijze verdieping plaatsvindt van de individuele thema’s uit de Organisatiekoers. Inmiddels
wordt via de Infographic op eenzelfde wijze aandacht besteed aan Informatieveiligheid. Hiertoe is een nieuw
karakter, Ana, ontwikkeld. Over Informatieveiligheid meer onder de paragraaf “De Zeeuwse Norm Weerbare
Overheid”.
De tekst van de Organisatiekoers is hierna integraal opgenomen.
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Onze toegevoegde
De gemeente is er voor de samenleving en de inwoners, die gezamenlijk de lokale
Waarde
samenleving vormen. De samenleving staat nooit stil en verandert voortdurend. Die
veranderingen zijn richtinggevend voor de organisatiekoers die wordt gevaren.
Maatwerk
De samenleving vraagt in toenemende mate om flexibiliteit in de manier waarop de
gemeente maatschappelijke opgaven oppakt. Elk probleem vraagt zijn eigen oplossing. Er
is een dringende behoefte aan het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Het
gaat daarbij om ‘eenieder het zijne te geven’. Bij regels gaat het niet om de regel op zich,
maar juist ook om de bedoeling daarachter.
Collectief
Als gemeentelijke organisatie hebben we een belangrijk adviserende rol richting bestuur
Belang
over het toetsen van individuele verzoeken van inwoners aan het algemene, collectieve
belang. Dat collectieve belang wordt beschreven in bestuurlijk vastgestelde kaders en
beschermd door wetgeving. Bij het toetsen van individuele verzoeken hebben wij een open
Open houding, dialoog en
houding en gaan wij de dialoog aan met de verzoeker. Wij gaan daarbij gemotiveerd op
Transparant
zoek naar oplossingen die transparant zijn voor de verzoeker en uit te leggen zijn aan de
samenleving.
In
het geval er geen maatwerk
oplossing
mogelijk is, leggen
we
dat
zorgvuldig en begrijpelijk uit.
Verbindingen,
In ons werk ligt de nadruk op het leggen van verbindingen. Werken binnen het openbaar
Mensenwerk
bestuur
is
mensenwerk.
Gemeenten
maken
onderdeel
uit
van
een
dynamische
netwerksamenleving,
waarbij
we
ook
als
ambtelijke
organisatie
steeds
opereren
in
Durf, vertrouwen,
wisselende netwerken, met een grote diversiteit aan rollen. Dat vereist durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid
flexibiliteit en lenigheid.
Integrale
Ook binnen onze eigen organisatie, denken en opereren wij horizontaal. Vragen en
benadering
problemen die zich aandienen worden integraal benaderd. We zijn daarbij enthousiast om
over onze eigen schuttingen heen te kijken en zoeken (project)samenwerking met zowel
andere afdelingen als overige betrokkenen indien vraagstukken dat vereisen.
Professioneel en
Als
uitgangspunt
bij
het
verrichten
van
onze
werkzaamheden
geldt
dat
wij
altijd
Betrouwbaar
professioneel, deskundig en integer handelen, een betrouwbare gesprekspartner zijn en
veilig omgaan met informatie en (persoonlijke) gegevens.
April 2018
Kernwaarden
Er is de afgelopen jaren veel effort gestoken in organisatieontwikkeling. Denk aan de hierboven omschreven
Organisatiekoers ’Samenwerken in de samenleving’, het besluitvormingsproces is geoptimaliseerd (Steller is
Regisseur), er zijn LEAN-trajecten doorlopen, er zijn interviews gehouden met alle medewerkers over de
structuur, visie, cultuur en klantgerichtheid van de organisatie, Management Drives heeft z’n intrede gedaan,
et cetera.
Deze trajecten waren met name intern gericht. De handschoen is opgepakt om tot een extern gericht
dienstverleningsconcept
te
komen.
Gaandeweg
is
het
beeld
ontstaan
dat
dit
geen
flyer
met
harde
servicenormen moet zijn, maar dat onze dienstverlening op basis van input van onze inwoners, bedrijven,
verenigingen en instellingen beetje bij beetje verbeterd moet kunnen worden.
Ondanks dat er geen flyers met servicenormen worden verspreid, is het wel wenselijk om aan onze inwoners
te laten zien wat ze van de gemeente mogen verwachten. Daarom zijn de kernwaarden betrouwbaar,
flexibel, eerlijk en daadkrachtig vastgesteld en uitgewerkt. In 2022 en 2023 zijn de kernwaarden zowel in- als
extern uitgerold. Ook
in 2024 blijven we proactief
aandacht besteden aan
het werken conform
deze
kernwaarden.
Organogram
Hieronder is het organogram van de organisatie opgenomen. Per afdeling is ook de formatie vermeld. De
totale formatie bedraagt 147,87 fte (peildatum 1 januari 2024 en is inclusief de Griffie).
Gemeenteraad
Griffie
(19 Raadsleden)
(1,78 fte)
College van B&W
(1 Burgemeester;
4 Wethouders)
Directie
(2,22 fte)
Stafbureau
(7,11 fte)
Samenleving
Dienstverlening
Advies & Ondersteuning
Financiën
(26,35 fte)
(18,46 fte)
(17,01 fte)
(8,67 fte)
Gemeentewerken
(40,46 fte)
Ruimtelijke &
Economische
Ontwikkeling
(16,09 fte)
Bouwen, Milieu &
Handhaving
(9,72 fte)
NB: in deze formatie zijn niet opgenomen de werknemers die op de loonlijst staan als gevolg van politieke activiteiten.
Doorontwikkeling organisatie
In 2022 is een aanpassing in de gemeentelijke organisatie doorgevoerd om project- en programmatisch
werken nog beter te kunnen ondersteunen en borgen. Hieraan is een concrete invulling gegeven door één
van de directieleden te belasten met het aansturen en coördineren van de project- en programmastructuur,
waarbij de inhoudelijke aansturing van projecten uiteraard door project- en programmaleiders gebeurt. Doel
daarbij
is
de
organisatie
zo
optimaal
mogelijk
te
faciliteren
om
flexibel
en
slagvaardig
op
steeds
veranderende maatschappelijke ontwikkelingen en behoeften te kunnen inspelen. En, daarnaast uiteraard
een ongestoorde doorgang van de “going concern” werkzaamheden en verplichtingen te waarborgen.
Nog in 2022 is gestart met een op maat toegesneden opleidings- en trainingstraject voor projectleiders en
projectdeelnemers. Bedoeld traject loopt ook in 2024 onverminderd door.
Cluster Databeheer
Sinds enige jaren is aan de gemeentelijke organisatie een Stafbureau toegevoegd. Het bureau, waarvan op
dit
moment
de
concerncontroller,
E-adviseur/-coördinator
(en
tevens
Ciso)
en
Management
Adviseur
onderdeel uitmaken, is in organisatorische zin rechtstreeks aan de directie gekoppeld.
Duidelijk is dat het zogenoemde data-gedreven werken steeds meer aan belang wint. Data vormt de basis
voor advisering en besluitvorming. Het op het juiste moment kunnen beschikken over volledige, actuele en
juiste data is daarbij essentieel. Maar ook het veilig beheer en opslag daarvan en het enkel aan de
juiste/geautoriseerde medewerkers ontsluiten van data is van belang. Nu nog zijn meerdere collega’s,
binnen diverse afdelingen met “stukjes” data aan het werk.
Om dit goed te kunnen organiseren en borgen binnen de organisatie wordt toegewerkt naar de vorming van
een cluster Databeheer. Genoemd cluster moet binnen de organisatie hét centrum gaan vormen, van
waaruit data voor de gehele organisatie op een veilige wijze wordt verzameld, bijgehouden en ontsloten.
In de kadernota 2024-2027 zijn aanvullend middelen vrijgemaakt om het cluster te formeren en operationeel
te maken. Nog in 2023 zal in beeld worden gebracht welke formatieondersteuning daarvoor noodzakelijk is
en geworven dient te worden. Overigens zal het cluster organisatorisch vooralsnog aan het Stafbureau
worden toegevoegd.
Het actuele organisatieplaatje ziet er als volgt uit.
Organisatieverordening
In de verordening zijn de inrichting van de organisatie, de toewijzing van taken en rollen aan de diverse
binnen de organisatie te onderscheiden functionarissen, diverse overlegstructuren, als ook afspraken op het
gebied van beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -verantwoording vastgelegd.
De verordening gaat al aardig wat jaren mee. Gezien de diverse ontwikkelingen en aanpassingen binnen de
organisatie is voorzien om bij aanvang van het kalenderjaar 2024 over een geactualiseerde verordening te
beschikken.
Werkprocessen
Het geoptimaliseerde besluitvormingsproces is geïntegreerd in het zaaksysteem. Daarnaast worden de
reguliere werkprocessen – met behulp van de softwareapplicatie ‘Engage’ – waar nodig beschreven. Dit
wordt mede gedaan in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en het interne controleplan.
Het is van belang om de actualiteit van de werkprocessen periodiek te toetsen en verder te optimaliseren.
Het verder optimaliseren gebeurt via het project ‘grip op de informatiehuishouding’ waarbij het Model-DSP
voor Gemeenten, ontwikkeld door Sdu en VHIC, wordt gevuld met relevante informatie over de processen.
Dit DSP (documentair structuurplan) kan diverse systemen waaronder het zaaksysteem aansturen. De
beheerapplicatie hiervoor is i-Navigator.
Zaakgericht werken
Bij zaakgericht werken is er sprake van een koppeling tussen de klant, het product, de benodigde gegevens,
de uit te voeren werkstroom en de relevante documenten. Het is een manier om de dienstverlening,
besluitvorming, informatievoorziening en bedrijfsvoering te verbeteren. Echter, het succes van zaakgericht
werken is en blijft afhankelijk van de mensen die de onderliggende processen uitvoeren.
Het zaaksysteem dat gebruikt wordt is aangeschaft na een gezamenlijke Europese aanbesteding door de
Bevelandse gemeenten en GR De Bevelanden en is inmiddels ruim 4 jaar in gebruik. Afgesproken is om een
evaluatie te starten, op basis waarvan een standpunt kan worden bepaald met betrekking tot het gebruik van
het huidige systeem in de komende jaren.
De Zeeuwse Norm Weerbare Overheid
In
maart
2022
is
de
intentieverklaring
Zeeuwse
norm
weerbare
overheid
(hierna:
Zeeuwse
norm)
ondertekend door de dertien Zeeuwse gemeenten, het waterschap en de Provincie. Het doel van de
Zeeuwse norm is om samen de weerbaarheid en de integriteit van de Zeeuwse overheid te versterken.
Daarmee werpen partijen ook drempels op tegen ondermijnende criminaliteit.
De
Zeeuwse
norm
is
een
groeimodel:
de
geformuleerde
ambities
vormen
de
basis.
Jaarlijks
wordt
gerapporteerd aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) over de uitvoering van de Zeeuwse norm. In
maart 2023 heeft een eerste terugkoppeling plaatsgevonden.
Een belangrijk streven uit de Zeeuwse norm is om de Zeeuwse overheden samen te laten werken in de
aanpak van ondermijnende criminaliteit, hetzelfde beleid op de thema’s te voeren en dit op consequente
wijze toe te passen. Ondermijnende criminaliteit houdt zich namelijk niet aan (gemeente)grenzen, dus de
dijken van de Zeeuwse overheden dienen van gelijke hoogte te zijn. Om deze ambitie ook daadwerkelijk in
de praktijk te vertalen, is ingezet op het creëren van breed eigenaarschap. Hiertoe is een ‘adoptiesysteem’
ingesteld.
Om te zorgen voor dat brede eigenaarschap, is aan de Zeeuwse overheden gevraagd om één (of meerdere)
van de negen thema’s te adopteren. Dit zogenoemde adoptieproces heeft verschillende voordelen: door de
thema’s bij de verschillende Zeeuwse overheden te beleggen, wordt de intergemeentelijke samenwerking
gestimuleerd, omdat één of meerdere organisaties op een specifiek thema samen (extra) de diepte ingaan
en zij hun ervaringen op dat onderwerp beschikbaar stellen aan de overige Zeeuwse overheden. Het
uitwisselen van inzichten, ontwikkelingen en best practices maakt ook dat de Zeeuwse overheden van elkaar
leren. Op die manier hoeft niet iedere organisatie opnieuw het wiel uit te vinden. De insteek van het
adoptiesysteem is dat de ‘adoptant’ haar thema ontwikkelt en actief ‘uitleert’ aan de overige deelnemers van
de Zeeuwse norm. Deze werkwijze benadrukt het uitgangspunt van de Zeeuwse norm, namelijk dat de
Zeeuwse overheden gezamenlijk optrekken en eenzelfde uitvoering van de norm hanteren.
Onderstaand
schema
geeft
het
overzicht
van
de
overheden
die
één
of
meerdere
thema’s
hebben
geadopteerd:
Thema
Adoptieorganisatie
Thema
1:
Bewustwording
bij
bestuur
en
Gemeente Sluis en Waterschap Scheldestromen
medewerkers
Thema
2:
De
integriteit
van
bestuur
en
Gemeente Vlissingen, gemeente Kapelle
medewerkers
Thema 3: Veilige Publieke Taak
Gemeente Veere
Thema 4: Informatiehuishouding ondermijning
Gemeente Tholen
Thema 5: Bestuurlijk Instrumentarium
Gemeente Vlissingen
Thema 6: Bibob
Provincie Zeeland en gemeente Middelburg
Thema 7: Opiumwet (Wet Damocles)
Gemeente Reimerswaal
Thema 8: Signaleren en handhaven
Gemeente Schouwen-Duiveland
Thema 9: Informatiebeveiliging
Provincie
Zeeland,
gemeente
Sluis
en
gemeente
Borsele
Uit
het
schema
blijkt
dat
ook
Reimerswaal
een
thema
heeft
geadopteerd:
thema
7
Opiumwet
(Wet
Damocles).
Maar
ook
op
de
overige
thema’s
is
onze
organisatie
actief.
Intern
is
een
Regiegroep
Informatieveiligheid geformeerd, die de acties binnen de diverse thema’s coördineert.
Financiën
Planning en control-cyclus
De vormgegeven planning en control-cyclus wordt door de organisatie als leidraad gehanteerd voor het
uitvoeren van de werkzaamheden in de jaarlijks terugkerende cyclus van kadernota, programmabegroting,
bestuursrapportage,
mondelinge
managementrapportages,
jaarstukken,
rechtmatigheidscontroles,
organisatieplan, informatiebeveiliging en -veiligheid en verordeningen.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De
doelstellingen
worden
onder
andere
vastgelegd
in
beleidsplannen,
de
programmabegroting,
de
producten- en taakveldenraming en het organisatieplan.
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Het
BBV
schrijft
een
verplichte
basisset
van
vijf
financiële
kengetallen
voor.
Deze
kengetallen
zijn
opgenomen
in
de
Paragraaf
Weerstandsvermogen
en
Risicobeheersing.
Het
gaat
dan
om
de
(gecorrigeerde) netto schuldquote, de structurele exploitatieruimte, de solvabiliteit, de belastingcapaciteit en
het kengetal grondexploitaties. Naast deze kengetallen is een beoordeling van de onderlinge verhouding van
de kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De invoering van de kengetallen is bedoeld om
de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. De voorgeschreven kengetallen worden al
langere tijd gebruikt bij onder andere financiële stresstesten.
Ook worden de kengetallen gebruikt voor verschillende landelijke en jaarlijkse benchmarks. Zo is er de
mogelijkheid om de kengetallen van gemeenten onderling te vergelijken op één van de websites van de
jaar- en
Controle door accountant
In 2021 is de controle van de gemeentelijke jaarrekening meerjarig aanbesteed. Het gesloten contract loopt
tot en met 2025 met een mogelijkheid tot verlenging.
De controlewerkzaamheden worden ieder jaar ingepland als onderdeel van de planning en control-cyclus.
Ook vindt communicatie en afstemming tussen de gemeentelijke organisatie enerzijds en de controlerend
accountant anderzijds zo gecoördineerd als mogelijk plaats via het Stafbureau en de afdeling Financiën.
De jaarrekeningcontrole bestaat uit twee onderdelen, namelijk de interim-controle (najaar van boekjaar T
voor de jaarrekening boekjaar T) en de eindejaarscontrole (voorjaar boekjaar T+1 voor de jaarrekening
boekjaar T). De interim-controle ziet met name toe op processen en de interne beheersing. Vanaf 2023
wordt op dat moment ook getoetst hoe het staat met de interne rechtmatigheidscontroles die de input zijn
voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college van Burgemeester en Wethouders. Uit de interim-
controle komt een Managementletter voort. Met de managementletter kan door de organisatie zo nodig nog
worden
bijgestuurd
in
aanloop
naar
de
eindejaarscontrole
en
het
opstellen
van
de
jaarstukken.
De
eindejaarscontrole ziet toe op het controleren van de jaarrekening en het afgeven van een oordeel daarbij
over de getrouwheid.
Rechtmatigheid
Naast
doelmatigheid
en
doeltreffendheid
is
rechtmatig
handelen
voor
een
gemeente
noodzakelijk
en
verplicht.
Jaarlijks
wordt
gestreefd
naar
een
goedkeurende
accountantsverklaring
voor
wat
betreft
de
getrouwheid. Vanaf 2023 heeft dat oordeel ook betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording die door
het college van Burgemeester en Wethouders wordt opgenomen in de jaarstukken.
Het controleprotocol, het normenkader en toetsingskader zijn basiselementen die ten grondslag liggen aan
de rechtmatigheidsverantwoording en de totstandkoming daarvan. Deze en een – indien nodig – aangepast
controleplan worden voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole
geactualiseerd en aan uw gemeenteraad voorgelegd.
De gemeenteraad hoeft niet op de jaarrekening 2024 (en daarmee dus het voorjaar van 2025) te wachten
om
te
horen
of
er
bevindingen
ten
aanzien
van
de
rechtmatigheid
zijn.
In
tussentijdse
rapportages,
bijvoorbeeld de Bestuursrapportage 2024 worden de tot dat moment gedane rechtmatigheidsbevindingen –
mits van toepassing – gerapporteerd.
Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen
Met ingang van 2016 is de vennootschapsbelastingplicht voor gemeenten ingegaan. Het betreft dan met
name activiteiten in het kader van grondexploitaties.
In 2020 is in samenwerking met Baker Tilly een vernieuwde opzet gemaakt voor de openingsbalans
grondexploitaties 2016. In de oorspronkelijke berekening werd uitgegaan van de opbrengsten tegen
(ver)rekenprijzen die lager liggen dan werkelijke bedragen met als basis de grondprijsbrief. Hiermee is in de
aangifte 2018 rekening gehouden en is het verrekenbare verlies toen vastgesteld op € 973.750. De fiscale
winsten 2018 en 2019 ad € 195.071 respectievelijk € 188.461 zijn hierop in 2020 respectievelijk 2021 in
mindering gebracht. Het restant verrekenbare verlies kwam daarmee uit op € 590.218.
Over 2020 (aangifte ingediend medio 2022) is de fiscale winst net boven het restant verrekenbare verlies uit
voorgaande jaren uitgekomen, waardoor per saldo een vpb-last ontstond van
€ 9.799. Het verrekenbare verlies uit het verleden is hiermee volledig gecompenseerd.
Over 2021 (aangifte ingediend medio 2023) is de fiscale winst voorlopig bepaald op € 556.464 wat in
principe leidt tot een vpb-last van € 114.616. Over 2022 is sprake van een voorlopig bepaald fiscaal verlies
van € 667.215. Dit verlies kan worden gecompenseerd met de fiscale winst over 2021. Per saldo is hierdoor
met betrekking tot 2021 en 2022 in de jaarrekening 2022 sprake geweest van een vpb-effect van € 0.
Ultimo 2022 is nog sprake van een in de komende jaren nog te verrekenen (restant)verlies van € 110.751.
Omdat het vooraf lastig is het fiscale resultaat voor de vennootschapsbelasting te prognosticeren is bij de
post vennootschapsbelasting in deze programmabegroting een PM-bedrag hiervoor opgenomen. In de
Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing is rekening gehouden met een onvoorziene last die
niet tijdig via een begrotingswijziging financieel kan worden verwerkt.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente is aangesloten bij de Stichting Inkoopbureau West-Brabant (SIW). Dit Inkoopbureau adviseert
onder andere over de te volgen procedures en het toepassen van bepaalde inkoopvoorwaarden. Daarnaast
is
het
SIW
een
klankbord
en
helpdesk
voor
inhoudelijke
ondersteuning
bij
bijzondere
inkoop-
en
aanbestedingstrajecten.
Het
inkoop-
en
aanbestedingsbeleid
van
de
gemeente
is
vastgelegd
in
de
beleidsnotitie
Inkoop-
en
aanbestedingsbeleid gemeente Reimerswaal. Onderdeel uit de notitie vormt het jaarlijks samenstellen van
het Inkoopplan.
Het huidige beleid wordt nog in 2023 aangepast aan nieuwe inzichten en ontwikkelingen die relevant zijn
voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures.
Het uitgangspunt is en blijft dat alle inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens dit beleid worden uitgevoerd.
Echter, als daartoe gegronde argumenten bestaan, kan het college gemotiveerd afwijken van dit beleid. Bij
inkopen die boven de Europese aanbestedingsgrenzen uitkomen, kan niet middels een collegebesluit
worden afgeweken van de geldende Europese wet- en regelgeving. Wanneer dit onverhoopt toch gebeurt, is
dat
onrechtmatig
en
legt
het
college
hierover
verantwoording
af
via
de
hierboven
genoemde
rechtmatigheidsverantwoording.
Medewerkers
Arbeidsmarkt in beweging
Ook in Zeeland is de arbeidsmarkt, zelfs tussen de (lagere) overheden, nog altijd onrustig en in beweging.
Dat zal in 2024 niet veel veranderen is de verwachting. Binnen meerdere werk- en beleidsterreinen blijken
vacatures niet tot zeer moeilijk invulbaar te zijn. Daarbij komt dat ook de daardoor soms noodgedwongen
inhuur van arbeidskrachten steeds moeilijker en slechts tegen hoge(re) kosten te realiseren is.
Een tendens waarin ook medewerkers actief door andere werkgevers of bemiddelingsbureaus benaderd
worden om van werkkring over te stappen.
Met het doel om onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt op peil te kunnen brengen en houden zijn
in de kadernota 2023-2026 met ingang van 2023 structureel middelen vrijgemaakt.
Los van de geconstateerde druk op de arbeidsmarkt staat de gemeente Reimerswaal voor mooie, kansrijke
maar
ook
ingrijpende
uitdagingen.
Denk
daarbij,
los
van
de
speerpunten
uit
het
Coalitieakkoord/
Uitvoeringsplan 2022-2026 en zonder volledig te zijn, alleen al aan de gevolgen van de Omgevingswet, de
opgave op basis van de Provinciale Woondeal en Energietransitie.
Daarnaast is de komende jaren de bouw van diverse (brede)scholen voorzien en wordt gewerkt aan de
renovatie/verduurzaming van meerdere gemeentelijke gebouwen.
Om
al
deze
uitdagingen
en
opgaven
op
een
verantwoorde
wijze
te
kunnen
verzilveren,
is
een
gestructureerde en planmatige aanpak essentieel.
In de aanloop naar de kadernota 2024-2027 heeft een inventarisatie plaatsgevonden, welke uitdagingen en
opgaven concreet op de gemeentelijke organisatie afkomen en welke maatregelen noodzakelijk zijn om de
ambities op een verantwoorde wijze op te kunnen pakken. Het resultaat daarvan is opgenomen in de
vastgestelde kadernota 2024-2027. Dat betekent dat de periode tot januari 2024 wordt benut om de formatie
ondersteuning,
zoals
besloten
in
de
kadernota,
te
vertalen
in
concrete
vacatures
en
werving-
en
selectieprocedures.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)/onderzoek PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA)
Eind 2022 zijn alle medewerkers binnen de organisatie uitgenodigd om deel te nemen aan een zogenoemd
PSA-onderzoek. Het onderzoek is het vervolg op een in 2019 uitgevoerd MTO. Met een PSA-onderzoek
worden minder zichtbare risico’s in beeld gebracht, zoals langdurig zitten, beeldschermwerk, een hoge
werkdruk of ongewenst gedrag. Maar ook is in het onderzoek aandacht besteed aan hybride werken. Uniek
is dat een 100% invulscore is bereikt.
Hierdoor ontstaat een zo volledig mogelijk en representatief beeld en kan gericht met aanpassingen of
eventuele verbeteringen aan de slag worden gegaan. In het voorjaar van 2023 zijn de afdelings- en
organisatie brede uitkomsten en resultaten van het onderzoek gedeeld en besproken binnen de diverse
afdelingsoverleggen.
Die
resultaten
zijn
organisatie
breed
ronduit
positief.
Dat
mag
overigens
geen
aanleiding zijn om “op de handen te gaan zitten”. Aan de hand van een “Menukaart” zijn afdelingen daarom
uitgenodigd om waar gewenst, in de vorm van workshops, aanvullende training of ondersteuning kenbaar te
maken. Na een inventarisatie van de wensen/behoeften worden deze vervolgacties in het najaar van 2023
ingepland. De uitvoering van de acties zal tot in 2024 doorlopen.
Informatie
Wet Digitale Overheid
De
maatschappij
verandert
steeds
meer
in
een
informatie-
en
netwerksamenleving.
De
Wet
Digitale
overheid, voorheen de Wet generieke digitale infrastructuur (GDI), is gericht op het verbeteren van de
digitale overheid door standaarden voor elektronisch verkeer verplicht te stellen. Ook geeft het regels over
informatieveiligheid
en
over
de
toegang
van
inwoners
en
bedrijven
tot
online
dienstverlening
bij
de
(semi)overheid. De Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) legt hiervoor de basis.
Met
veilig
en
betrouwbaar
inloggen
wordt
bedoeld
dat
inwoners
en
bedrijven
elektronische
identificatiemiddelen (eID) krijgen met een hogere mate van betrouwbaarheid. De wet regelt dat publieke
dienstverleners
verplicht
zijn
om,
daar
waar
nodig,
inlogniveaus
van
het
betrouwbaarheidsniveau
‘Substantieel’ of ‘Hoog’ te gebruiken voor toegang tot online diensten.
De wet stelt daarnaast open standaarden verplicht. Hiermee implementeert Nederland de EU-richtlijn voor
toegankelijkheid van overheidswebsites en apps.
De Wdo is vanaf 1 juli 2023 in werking getreden en wordt gefaseerd ingevoerd. De departementen, de
publieke dienstverleners én Logius stellen samen een aansluitschema op. Dit schema gaat een planning
bevatten met data waarop de specifieke onderdelen van de wet voor welke instantie van kracht worden. Op
die momenten moeten dienstverleners klaar zijn met de voorbereidingen voor dat deel van de wet en de
onderliggende uitvoeringsregelgeving.
De wet bevat de meest urgente onderwerpen van regelgeving, te weten:
-
de bevoegdheid om bepaalde standaarden te verplichten in het elektronisch verkeer van de overheid;
-
het stellen van regels over informatieveiligheid;
-
de verantwoordelijkheid voor het beheer van de voorzieningen en diensten binnen de generieke digitale
overheidsinfrastructuur (GDI);
-
de
digitale
toegang
tot
publieke
dienstverlening
voor
burgers
(natuurlijke
personen)
en
bedrijven
(rechtspersonen en ondernemingen).
Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. De
eerste stap is dat gemeenten vanaf december 2022 informatie over producten en diensten moeten ontsluiten
Digitale Agenda Gemeenten
In mei 2020 heeft de VNG de Digitale Agenda Gemeenten 2024 gepubliceerd. Deze agenda brengt de
belangrijkste onderwerpen in kaart voor de komende jaren op het gebied van digitalisering bij gemeenten.
Kernthema
is
de
informatiesamenleving,
met
het
perspectief
van
inwoners
en
ondernemers
als
uitgangspunt. De focus op de digitale infrastructuur, de basis, blijft.
De Digitale Agenda Gemeenten 2024 is de opvolger van de eerste gemeentebrede Digitale Agenda (2015-
2020) en vormt de invulling van de meerjarige Verenigingsagenda voor de opgave ’Informatiesamenleving’.
In deze agenda wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan
de hand van 3 doelstellingen.
Door de ontwikkelingen om ons heen en bij onszelf veranderen de komende 4 jaar de activiteiten van
gemeenten. En daarmee ook de rol van onze commissie Informatiesamenleving. Zij behoudt (bestuurlijke)
aandacht voor digitale infrastructuur, omdat het de basis is die andere activiteiten op het gebied van
digitalisering mogelijk maakt. Met de komst van het College van Dienstverleningszaken, dat zich richt op de
gezamenlijke
gemeentelijke
uitvoering,
ontstaat
meer
ruimte
voor
onderwerpen
als
‘samenleving’
en
‘overheid’.
Dit leidt tot 3 doelstellingen in de digitale transitie:
Mogelijk maken (de basis op orde);
Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie);
Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving).
Vanuit deze doelstellingen toont de agenda op welke hoofdonderwerpen, thema’s en vraagstukken onze
activiteiten zich zullen richten.
Meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) 2020-2024
Het meerjarenprogramma omvat de volgende punten:
-
Meerjarige structurele activiteiten waarmee de ALV van de VNG eerder heeft ingestemd, zoals de
Informatiebeveiligingsdienst
voor
gemeenten
(IBD)
en
het
beheer
van
voorzieningen
zoals
de
Gemeentelijke ICT Inkoopvoorwaarden (GIBIT).
-
De opzet en uitvoering van een meerjarig programma voor de vernieuwing van de informatievoorziening
van gemeenten (Common Ground).
-
Een beperkt aantal korte, projectmatige activiteiten, zoals de ontwikkeling van praktische instrumenten
om ondermijning tegen te gaan.
Als belangrijkste concrete resultaten worden genoemd:
A. Gezamenlijke basis voor de toekomst
-
Eind 2020 is de visie Common Ground bij 50 gemeenten op deel van de uitvoering in productie. Dit
betekent dat voor tenminste één deel van een proces de werkwijze en voorzieningen worden gebruikt
die nu gezamenlijk (met gemeenten en ketenpartners) worden ontwikkeld.
-
Mede doordat we gezamenlijk invloed uitoefenen en intensief samenwerken met het Rijk, zijn we als
gemeenten een belangrijke partij bij de realisatie van een digitale identiteit (het digitale paspoort).
-
Werkend
digitaal
infrastructureel
netwerk
(GGI-Netwerk)
bij
ruim
200
gemeenten,
waarmee
we
samenwerking makkelijker maken, informatieveiligheid vergroten en kosten verminderen.
-
Waarstaatjegemeente.nl wordt stapsgewijs een “smart” dataplatform t.b.v. analyse, toepassingen en
hergebruik, zodat individuele gemeenten met gezamenlijk ontwikkelde instrumenten en gezamenlijk
ingekochte data lokaal maatwerk kunnen realiseren ten behoeve van bestuur, beleid en samenleving.
-
Gemeenten kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie
door landelijke ondersteuning.
-
Beschikbaar maken en delen van toepassingen en kennis in kader van nationale Smart Society
agenda, waardoor schaarse expertise breder inzetbaar wordt.
B. Continuïteit en betrouwbaarheid
-
Standaard verwerkersovereenkomst wordt door alle gemeenten gebruikt, zodat gemeenten dit zelf
niet hoeven te ontwikkelen en we gezamenlijk een betrouwbare partner voor andere partijen zijn. De
Informatiebeveiligingsdienst ondersteunt gemeenten hierbij.
-
24/7 beschikbare ondersteuning door Informatiebeveiligingsdienst. Gemeenten zijn kwetsbaar waar
het de veiligheid van informatie betreft. Er zijn bijvoorbeeld dreigingen zoals ransomeware-aanvallen,
hackers, etc. Daarmee zijn de continuïteit van dienstverlening, bescherming van (persoonsgegevens
van) burgers en het imago van gemeenten in het geding. De IBD ondersteunt bij de preventie, detectie
en incidentenafhandeling.
-
Vaststellen
en
start
uitvoering
gezamenlijke
cyberagenda
met
Rijk
en
ketenpartners,
omdat
informatieveiligheid samenhangt met de organisatie van sterkte ketens.
-
Beschikbaar
en
bruikbaar
houden
en
verder
ontwikkelen
van
gezamenlijke
voorzieningen,
en
ondersteuning
gemeenten
bij
gebruik
van
voorzieningen.
Denk
onder
meer
aan
gezamenlijke
inkoopcontracten, NLX, Gegevensknooppunt Sociaal Domein.
-
Gemeenten worden ondersteund bij in gebruik nemen van wijzigingen en vernieuwingen van de
overheidsbrede digitale infrastructuur.
-
Gezamenlijke
inkoop
van
ICT-producten,
na
uitvoeren
verkenning
en
besluitvorming.
Dit
gaat
bijvoorbeeld
over
software
of
hardware.
Definitieve
besluitvorming
volgt
later.
Met
deze
inkoop
besparen gemeenten gezamenlijk tientallen miljoenen euro’s op jaarbasis.
C. Transformatie in domeinen
-
Gemeenten zijn voldoende voorbereid op werken met Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit betekent dat
alle
benodigde
standaarden
zijn
vastgesteld
en
bekend
zijn
bij
gemeenten,
dat
ondersteuningsintrumentarium
tijdig
beschikbaar
is
voor
gemeenten
om
hun
organisatie
en
ketenprocessen in te richten en de benodigde informatievoorziening te organiseren.
-
Ontsluiten data t.b.v. klimaat, energie en wonen.
-
Geactualiseerde
Suwi-keten,
inclusief
bijstelling
keten-architectuur
en
verdere
standaardisatie
gegevens zodat de keten gebruik kan maken van nieuwe technologie, met meer flexibiliteit intensieve
samenwerkingsvormen gaat ondersteunen, en inwoners profiteren van een sluitende keten.
-
Onderzoek en mogelijk plan t.b.v. elektronisch stemmen.
-
Plan van aanpak elektronisch handhaven.
D. Generieke activiteiten t.b.v. alle prioriteiten
-
Uitvoeringstoetsen op nieuwe beleidsvoornemens die relevant zijn voor gemeenten, zodat inzichtelijk
wordt wat consequenties zijn in termen van organisatie, processen, informatie en financiën en daarop
vanuit gezamenlijkheid maatregelen kunnen worden getroffen.
-
Samenhangende meerjarige roadmap voor het geheel en delen van de gezamenlijke uitvoering,
waardoor gemeenten een eigen aansluitende planning kunnen maken.
Deze zaken zullen de komende jaren zeker een uitdaging vormen voor de organisatie. Hoewel de aanpak
deels gebaseerd zal zijn op individuele keuzes van de Bevelandse gemeenten, wordt ernaar gestreefd om
zoveel als mogelijk zaken op dit gebied samen op te pakken.
Documentaire Informatievoorziening: Document Management Systeem (DMS) en zaakafhandeling
Eind 2019 is de gemeente Reimerswaal met een zaaksysteem gaan werken. Met dit zaaksysteem wordt
gewerkt aan de volgende doelstellingen:
-
Betere dienstverlening aan de burger, door het sneller en beter kunnen geven van status informatie.
-
Een volgende stap zetten in de digitale dienstverlening door eventuele aansluiting op MijnOverheid
en het koppelen met onze eFormulieren.
-
Het ondersteunen van onze medewerkers door het gebundeld opslaan van informatie over een
lopende zaak.
-
Het voorbereid zijn op een toekomstige aansluiting op een eDepot.
-
Het zetten van een volgende stap in de harmonisering van de Bevelandse software.
Postregistratie en archief
De postregistratie (papier en digitaal) vormt ook in de toekomst een belangrijke bron voor het verder
verwerken van stukken in de organisatie en uiteindelijk het archiveren hiervan, met dien verstande dat de rol
van papieren stukken steeds verder is afgenomen.
Door de digitalisering van de werkprocessen neemt de omvang van het digitale archief in snel tempo toe.
Onderzocht
moet
worden
hoe
vorm
en
inhoud
gegeven
kan
worden
aan
de
vorming
van
een
e-Depot. Dit is het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in
staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen.
Informatievoorziening en digitalisering
Informatievoorziening
Harmonisering
is
een
randvoorwaarde
om
de
beoogde
effecten
van
samenwerking
met
de
andere
Bevelandse gemeenten op het gebied van kosten, kwaliteit en continuïteit te kunnen bereiken. Voor wat
betreft de aanschaf van applicaties is dit op een flink aantal gebieden inmiddels gerealiseerd. Op het gebied
van het inrichten van de applicaties en het beheer is dit veel lastiger gebleken. Het ontbreken van een
strategisch informatiebeleid voor alle deelnemers en een daaraan gekoppeld informatiebeleidsplan, wordt
gezien als een van de oorzaken daarvan. Het opstellen daarvan is tot op heden niet van de grond gekomen.
Om hier verandering in te brengen is in het eerste halfjaar van 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de
oorzaken hiervan. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek is begin 2022 gestart met het opstellen van
een zogenaamde I-visie. Deze I-visie is inmiddels door alle deelnemers vastgesteld. In 2022-2023 is een
methode voor Project Portfolio Management opgesteld waarmee de speerpunten uit de I-visie vertaald
worden
naar
projecten
met
bijbehorende
prioriteitsstelling
en
innovatiebudget.
Ook
is
hiermee
de
governance richting de GR verbeterd.
Daarnaast wordt er nog in 2023 een begin gemaakt met het realiseren van een cluster databeheer wat voor
de organisatie verantwoordelijk wordt voor informatievoorziening waarmee data gedreven werken wordt
ondersteund.
Digitalisering
Mede door eerder omschreven ontwikkelingen rond digitale dienstverlening grijpt het gebruik van ICT-
voorzieningen, nog meer dan voorheen het geval was, in het bedrijfsproces van de gemeente. Veel taken
zijn, met de huidige personele bezetting, niet meer uitvoerbaar zonder de inzet van geautomatiseerde,
onderling gekoppelde, systemen. Deze samensmelting van ICT-voorzieningen met de bedrijfsprocessen
heeft de speciale aandacht van het management. Immers, ook de afbreukrisico’s voor de gemeente worden
hierdoor steeds groter. De sterke wisselwerking tussen aanpassingen van werkprocessen en aanpassingen
in het ondersteunende ICT-instrumentarium betekent dat veranderingsprocessen op dit terrein parallel
moeten lopen om een succesvolle verandering tot stand te brengen.
Het
beheer
van
de
ICT-omgeving
wordt
uitgevoerd
door
de
afdeling
ICT
van
GR
De
Bevelanden.
Vervanging van apparatuur en vernieuwing van programmatuur vindt grotendeels binnen de begroting van
dat
onderdeel
plaats.
De
verwachting
is
dat
er
de
komende
jaren
voornamelijk
investeringen
zullen
plaatsvinden om invulling te geven aan de eerdergenoemde ontwikkelingen in het kader van de verdere
digitalisering van de dienstverlening en de bijbehorende landelijke afspraken.
