Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en Regiobureau
Per 1 juni 2019 zijn zowel het OZO als het daarbij behorend Regiobureau van start gegaan. Als gevolg
daarvan zijn de Tafel van 15 en bijbehorende overlegstructuren komen te vervallen. De kracht van het OZO
bestaat eruit dat alle Zeeuwse overheden -Provincie, Waterschap en de dertien gemeenten- daarin actief
participeren.
Qua structuur vinden de overleggen per thema plaats. Daartoe is een zevental thema’s gedefinieerd:
Bestuur en financiën, Klimaat en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt,
Mobiliteit en Sociaal Domein.
Uit een in 2020 gehouden evaluatie blijkt dat het OZO goed op weg is om op vlieghoogte te komen. De
overheden kunnen via het OZO de samenwerkingskracht vergroten, beter samen als één overheid optreden
en overtuigender lobbyen. De structuur van het OZO en het compacte Regiobureau bieden hiervoor een
goede basis. De aanbevelingen in het evaluatierapport richten zich op hoe vanuit de bestaande basis een
effectieve samenwerking verder gestimuleerd wordt. Het is daarvoor cruciaal om de strategische opgaven
scherp in beeld te hebben en voortdurend vanuit duidelijke bestuurlijke en ambtelijke rollen met elkaar
verantwoordelijkheid te dragen voor de samenwerking. Daarbij is het ook belangrijk om steeds in te zetten
op een nauwe betrokkenheid van alle deelnemers. Met die elementen is het OZO een krachtig, effectief en
succesvol samenwerkingsplatform voor alle Zeeuwse overheden.
Doorontwikkeling digitale dienstverlening
De
website
is
een
belangrijk
kanaal
voor
de
dienstverlening
aan
burgers
en
ondernemers.
Eind
juni
2021
is
de
nieuwe
gemeentelijke
website
gelanceerd.
Deze
wordt
goed
onderhouden. Ook via diverse social media (facebook, twitter, instagram, whatsapp) werken we aan een zo
goed mogelijke digitale dienstverlening. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het gewenst is.
Waar
mogelijk wordt de online dienstverlening steeds verder uitgebreid.
Management
Organisatiekoers
In 2018 heeft het college van burgemeester en wethouders de Organisatiekoers vastgesteld. Die koers
draagt de titel: SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING.
De Organisatiekoers
is
zogenoemd bottum
up samengesteld.
Dat
betekent
dat
alle
afdelingen
in
de
gelegenheid zijn gesteld om daaraan een bijdrage te leveren. Alle afdelingen hebben van die mogelijkheid
op actieve wijze gebruik gemaakt.
De Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen die zich binnen de samenleving
voordoen en die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Er ligt een zware nadruk op
houding- en gedragsaspecten en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Deze koers vormt
het kompas voor de ambtelijke organisatie hoe te acteren binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders. Over de
Organisatiekoers wordt binnen de ambtelijke organisatie breed gecommuniceerd, onder meer door het
inzetten van de karakters “Rik en Wilma”. Bovendien wordt gebruik gemaakt van een Infographic, waarin op
een interactieve wijze verdieping plaatsvindt van de individuele thema’s uit de Organisatiekoers. Inmiddels
wordt via de Infographic op een interactieve wijze ook aandacht besteed aan Informatieveiligheid.
Doorontwikkeling organisatie
Geconstateerd
wordt
dat
gemeenten
steeds
sneller
en
flexibeler
op
uiteenlopende
maatschappelijke
ontwikkelingen en behoeften moeten kunnen inspelen. Vaak ontwikkelingen en behoeften die vanuit de
organisatie een integrale aanpak vergen.
Denk hierbij, zonder volledig te zijn, bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, de Klimaattransitie, het versnellen
van het woningbouwprogramma in de diverse kernen, de huisvesting van statushouders, het Sociaal
Domein, maar ook het invulling geven aan burgerparticipatie.
Natuurlijk werden die ontwikkelingen en behoeften ook binnen de staande organisatie opgepakt. Echter, het
project- en programmatisch werken kan nog beter ondersteund en geborgd worden binnen de organisatie.
Dit
geldt
voor
zowel
het
opdrachtgeverschap,
de
projectformulering,
projectleiding
en
formatieve
ondersteuning van projecten.
Met een in 2022 doorgevoerde aanpassing worden juist die facetten opgepakt, gefaciliteerd en structureel
geborgd binnen de organisatie. Hieraan wordt een concrete invulling gegeven door één van de directieleden
primair te belasten met het aansturen en coördineren van de project- en programmastructuur. Daarbij
gebeurt de inhoudelijke aansturing uiteraard door project- en programmaleiders
Doel is de organisatie zo optimaal mogelijk te faciliteren om flexibel en slagvaardig op steeds veranderende
maatschappelijke ontwikkelingen en behoeften te kunnen inspelen. En, daarnaast uiteraard een ongestoorde
doorgang van de “going concern” werkzaamheden en verplichtingen te waarborgen.
Om dat te kunnen bereiken is het organisatieplaatje enigszins aangepast.
De visualisatie daarvan is hieronder opgenomen.
Belangrijk
onderdeel
van
de
organisatieaanpassing
vormt
het
trainen
en
begeleiden
van
de
beoogd
projectleiders en project deelnemers. Hiertoe start in het najaar van 2022 een intern op maat toegesneden
opleidings- en trainingstraject.
Arbeidsmarkt in beweging
Ook in Zeeland is de arbeidsmarkt, zelfs tussen de (lagere) overheden, buitengewoon onrustig en in
beweging. Binnen meerdere werk- en beleidsterreinen blijken vacatures niet tot nauwelijks invulbaar te zijn.
Daarbij komt dat ook de daardoor soms noodgedwongen inhuur van arbeidskrachten steeds moeilijker en
slechts tegen hoge(re) kosten te realiseren is.
Een tendens ook waarin medewerkers actief door andere werkgevers of bemiddelingsbureaus benaderd
worden om van werkkring over te stappen.
Los van het feit dat medewerkers in de periodiek uitgevoerde medewerkers tevredenheidsonderzoeken
steeds aangeven het goed naar de zin te hebben binnen de Reimerswaalse organisatie, neemt het belang
van goed werkgeverschap en binden en boeien van bekwame collega’s steeds verder toe. Ook in de regio is
een ontwikkeling gaande waarin de mogelijkheden binnen het arbeidsvoorwaardenpakket optimaal worden
benut om medewerkers te werven en te behouden.
Door alle ontwikkelingen op dit gebied komt onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt steeds verder
onder druk komt te staan en lijkt het simpelweg ���naar de zin hebben” binnen de organisatie niet langer
toereikend te worden om bekwame collega’s te behouden.
Met het doel om onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt op peil te kunnen brengen en houden zijn
in de Kadernota 2023-2026 met ingang van 2023 structureel middelen vrijgemaakt. Dit najaar vindt een
nadere uitwerking plaats op welke wijze deze middelen op de meeste effectieve wijze in de organisatie
kunnen worden geïnvesteerd.
Werkprocessen
Het geoptimaliseerde besluitvormingsproces is geïntegreerd in het zaaksysteem. Dat zaaksysteem is na een
door de Bevelandse gemeenten en GR Samenwerking De Bevelanden gezamenlijk doorlopen Europese
aanbesteding te starten eind 2019 in gebruik genomen.
Ook in 2022 is het van belang om de actualiteit van de werkprocessen periodiek te toetsen en zo mogelijk
verder te optimaliseren. Onder andere het Stafbureau is hier nadrukkelijk mee bezig.
Financiën en Planning & Control
De planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus wordt door de organisatie als leidraad gehanteerd voor het uitvoeren van de
werkzaamheden
in
de
jaarlijks
terugkerende
cyclus
van
kadernota,
programmabegroting,
bestuursrapportage,
mondelinge
managementrapportages,
jaarstukken,
rechtmatigheidscontroles,
het
organisatieplan
en
up-to-date
houden
van
de
verordeningen.
Vanaf
2022
is
ook
het
onderwerp
informatiebeveiliging-
en
veiligheid
toegevoegd
aan
deze
cyclus.
Het
Stafbureau
heeft
hierin
een
coördinerende en organiserende rol. De verschillende afdelingen dragen zorg voor de totstandkoming van
de bovengenoemde documenten.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen, die op de diverse beleidsterreinen en voor de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De doelstellingen worden vastgelegd in beleidsplannen, de programmabegroting, de productenraming en het
organisatieplan.
Deze
documenten
zijn
op
elkaar
afgestemd
en
de
onderlinge
samenhang
wordt
gewaarborgd.
Accountantscontrole
Begin 2022 heeft een aanbesteding voor de accountantscontrole plaatsgevonden. De opdracht, voor een
periode van vier jaar (boekjaren 2022 tot en met 2025) met de optie tot verlenging met twee jaar, is gegund
aan Publieke Sector Accountants.
De interimcontrole voor de jaarrekening 2022 vindt plaats in het najaar van 2022. De resultaten van die
controle
worden
gerapporteerd
door
middel
van
de
managementletter.
De
organisatie
kan
de
managementletter gebruiken om zo nodig bij te sturen in het traject naar de controle van de jaarrekening
(voorjaar 2023).
Het
controleprotocol
voor
de
accountantscontrole
wordt
jaarlijks
voorafgaand
aan
de
aanvang
van
werkzaamheden van de jaarrekening aan uw gemeenteraad voorgelegd. Dit gebeurt ook dit jaar in het
vierde kwartaal.
Rechtmatigheidsverantwoording
Naast
doelmatigheid
en
doeltreffendheid
is
rechtmatig
handelen
voor
een
gemeente
noodzakelijk
en
verplicht.
Jaarlijks
wordt
gestreefd
naar
een
goedkeurende
controleverklaring
op
vooralsnog
zowel
getrouwheid als rechtmatigheid. Het controleprotocol en het normenkader voor de rechtmatigheid wordt
voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden voor de jaarrekening geactualiseerd en aan uw
gemeenteraad voorgelegd.
Op het gebied van het accountantsoordeel over de rechtmatigheid is er het een en ander dat met ingang van
het
boekjaar
2023
gaat
veranderen.
Het
college
van
burgemeester
en
wethouders
neemt
zelf
een
rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarstukken op.
Daarmee wordt het vanaf het moment van inwerkingtreding de taak van het college om zich over het
financieel
rechtmatig
handelen
van
de
gemeente
te
verantwoorden
richting
de
gemeenteraad.
De
controlerend accountant oordeelt vervolgens niet meer over de financiële rechtmatigheid, maar alleen nog
over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee oordeelt de accountant dus ook over de getrouwheid
van de rechtmatigheidsverantwoording.
In
2021
is
de
organisatie
reeds
gestart
met
het
voorbereiden
op
de
komst
van
de
rechtmatigheidsverantwoording. Die voorbereidingen gaan in 2022 door zoals gepland. Daarmee wordt
gerealiseerd dat na 2022 in ieder geval door het college verantwoording kan worden afgelegd over de
rechtmatigheid.
Over
2022
zal
de
externe
accountant
nog
een
rechtmatigheidsoordeel
in
zijn
controleverklaring opnemen.
De gemeenteraad hoeft niet op de jaarrekening 2023 (en daarmee dus het voorjaar van 2024) te wachten
om te horen of er bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid zijn. In tussentijdse rapportages, maar ook
de Bestuursrapportage 2023 worden de tot dat moment gedane rechtmatigheidsbevindingen – mits van
toepassing – gerapporteerd.
Rechtmatigheidsbevindingen 2022
Tot het moment van rapporteren in deze Bestuursrapportage hebben verschillende interne
rechtmatigheidscontroles plaatsgevonden en zijn er enkele nog onderhanden. Het normenkader voor deze
rechtmatigheidscontroles bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving.
Uit de uitgevoerde crediteurenanalyse komen 2 aandachtspunten naar voren. Deze worden aan uw
gemeenteraad gerapporteerd omdat dit informatie is die de gemeenteraad hoort te hebben in het kader van
haar controlerende rol. Deze manier van rapporteren is een (beknopte) voorloper op de wijze van
rapporteren vanaf 2023. De verplichte rechtmatigheidsverantwoording vereist namelijk dat het College van
Burgemeester en Wethouders de gemeenteraad informeert over (mogelijke) onrechtmatigheden.
Kosten externe inhuur
Voor dienstverlening geldt een Europees aanbestedingsgrensbedrag van € 215.000. Daarbij wordt gekeken
naar een toetsperiode van 4 jaar. Bij de inhuur van bepaalde (niet (Europees) aanbestede) dienstverlening is
tot en met het moment van rapporteren – in de geldende toetsperiode (de jaren 2021 en 2022) – circa
€ 154.000 uitgegeven. De inschatting op het moment van rapporteren is dat richting het einde van 2022
(augustus t/m december) nog circa € 50.000 à € 60.000 betaald wordt. De kans is daarmee aanwezig dat
het genoemde grensbedrag in 2022 wordt overschreden. Als dat het geval is, zal de alsdan te rapporteren
onrechtmatigheid ± € 140.000 bedragen (de omvang van het in 2022 bestede bedrag).
Huisvesting Oekraïense ontheemden
De oorlogssituatie tussen Rusland en Oekraïne heeft ervoor gezorgd dat velen Oekraïne zijn ontvlucht. Voor
Reimerswaal heeft dit tot gevolg dat er 184 ontheemden binnen de gemeentegrenzen worden gehuisvest
sinds de lente van 2022. Hiermee geeft Reimerswaal invulling aan de door de Rijksoverheid gedelegeerde
huisvestingstaak.
Op het moment van rapporteren vindt gemeentelijke huisvesting van de ontheemden met name nog plaats
via Camping Zon & Zee, Vogelaar Fruitcultures en Beveland Wonen (lees: de huidige situatie) door huur van
woonruimte. In het najaar van 2022 wordt voor circa 100 plekken meer permanente huisvesting in de vorm
van ‘flexibele woonunits’ gerealiseerd (lees: de nog te realiseren situatie).
Zowel de huidige situatie als de nog te realiseren situatie zijn betrokken in de rechtmatigheidscontroles. Voor
beide situaties geldt dat geen aanbestedingsprocedure is doorlopen.
Voor de kosten van de huidige situatie wordt intern vooralsnog geen onrechtmatigheid voorzien. Dit omdat er
geen Europese aanbestedingsplicht is voor de huur van onroerend goed.
Bij de nog te realiseren situatie is het uitgangspunt dat sprake is van een ‘Werk’. Dit uitgangspunt is door
een externe jurist bevestigd. De Europese aanbestedingsgrens voor ‘Werken’ bedraagt € 5.382.000. Het
risico bestaat – onder andere door de huidige marktomstandigheden – dat de realisatie van de meer
permanente huisvesting in de vorm van ‘flexibele woonunits’ qua totaalbedrag boven het genoemde
grensbedrag uitkomt. Op het moment van rapporteren is geen informatie aanwezig die duidt op een
overschrijding van het grensbedrag.
Mocht er wel een overschrijding van de genoemde aanbestedingsgrens ontstaan, dan bestaat het reële
risico dat de realisatiekosten door de externe accountant als onrechtmatig worden beoordeeld. Alsdan zal dit
van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring bij de gemeentelijke jaarrekening 2022 (lees:
anders dan goedkeurend). Daarnaast bestaat in dat scenario het risico dat de alsdan geconstateerde
onrechtmatigheid impact heeft op (een deel van) de Rijksbijdrage voor de opvang van Oekraiense
ontheemden die is/wordt gevraagd ter financiering van de nog te realiseren situatie.
Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht (VPB) voor overheidsondernemingen
Met ingang van 1 januari 2016 zijn ook gemeenten vennootschapsbelastingplichtig. Jaarlijks wordt een
aangifte Vpb opgesteld en ingediend. Voor de aangifte 2019 is onderzoek gedaan naar de belastingplicht
van de havens. Uitkomst is dat de havens buiten de vennootschapsplicht blijven. De belastingplicht blijft
uiteraard wel van kracht voor de grondexploitaties.
De aangifte Vpb 2020 is eind juni 2022 bij de belastingdienst ingediend. Deze aangifte leidt tot een beperkt
bedrag aan te betalen vennootschapsbelasting. Vanaf 2021 moet bij het indienen van de aangifte rekening
worden gehouden met te betalen vennootschapsbelasting, indien en voor zover sprake is van een fiscale
winst, omdat het vanuit het verleden opgebouwde compensabele fiscale verlies ultimo 2020 volledig is
benut. In deze Bestuursrapportage is rekening gehouden met een Vpb-last in 2022 met betrekking tot 2020
van € 9.100 (op basis van de ingediend aangifte) en 2021 (op basis van een raming) van € 200.000.
Informatie
De
gemeentelijke
besluitvormingsprocedures
worden
ondersteund
door
een
zaaksysteem.
In
dit
zaaksysteem (JOIN Zaak en DocumentServices) van Decos wordt informatie per zaak gebundeld. Het is
daarbij mogelijk dat de zaak in- of extern gestart wordt, dus op initiatief van een ambtenaar (bijvoorbeeld
opstellen beleid) of omdat een inwoner of organisatie bijvoorbeeld een aanvraag doet. De zaak wordt in zijn
geheel – met alle bijbehorende informatie – door het proces gerouteerd, zodat iedere behandelaar over alle
relevante informatie beschikt. Ook bestuurlijke besluitvorming, tot en met de college-besluiten, vindt plaats in
JOIN ZDS.
Documentaire informatievoorziening: postregistratie en archief
Alle binnenkomende post wordt geregistreerd in JOIN ZDS, of het nou op papier, via onze website of per e-
mail wordt ontvangen. Deze post vormt dan de start van een zaak, of wordt als aanvulling op een al lopende
zaak aan de betreffende zaak toegevoegd. Daarmee wordt archivering al aan de voorkant grotendeels
geborgd. Controle achteraf vindt nog wel plaats, maar op voorhand worden door het kiezen van het juiste
zaaktype metadata als vernietigings- of bewaartermijnen al bepaald.
Door de digitalisering van de werkprocessen neemt de omvang van het digitale archief in snel tempo toe. In
provinciaal verband wordt vorm en inhoud gegeven aan de vorming van een E-depot. Dit is het geheel van
apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in staat is zijn digitale informatie te
beheren en beschikbaar te stellen. In de Bevelanden wordt aansluiting bij het Zeeuwse E-depot afgetast.
Informatievoorziening
Harmonisering
is
een
randvoorwaarde
om
de
beoogde
effecten
van
samenwerking
met
de
andere
Bevelandse gemeenten op het gebied van kosten, kwaliteit en continuïteit te kunnen bereiken. Voor wat
betreft de aanschaf van applicaties is dit op een flink aantal gebieden inmiddels gerealiseerd.
Op het gebied
van het inrichten van de applicaties en het beheer is dit veel lastiger gebleken. Het ontbreken van een
strategisch informatiebeleid voor alle deelnemers en een daaraan gekoppeld informatiebeleidsplan, wordt
gezien als een van de oorzaken daarvan. Het opstellen daarvan is tot op heden niet van de grond gekomen.
Om hier verandering in te brengen is in het eerste halfjaar van 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de
oorzaken hiervan. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek is begin 2022 gestart met het opstellen van
een zogenaamde I-visie. Besluitvorming hierover zal in het 2e halfjaar van 2022 plaatsvinden.
De aanbevelingen die gedaan zijn naar aanleiding van een onderzoek naar de governance tussen de GR en
de deelnemers, dienen nog nader te worden opgepakt.
