Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en Regiobureau
Per 1 juni 2019 zijn zowel het OZO als het daarbij behorend Regiobureau van start gegaan. Als gevolg
daarvan zijn de Tafel van 15 en bijbehorende overlegstructuren komen te vervallen. De kracht van het OZO
bestaat eruit dat alle Zeeuwse overheden – Provincie, Waterschap en de dertien gemeenten – daarin actief
participeren.
Qua structuur vinden de overleggen per thema plaats. Daartoe is een zevental thema’s gedefinieerd:
Bestuur en financiën, Klimaat en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt,
Mobiliteit en Sociaal Domein.
Uit een in 2020 gehouden evaluatie blijkt dat het OZO goed op weg is om op vlieghoogte te komen. De
overheden kunnen via het OZO de samenwerkingskracht vergroten, beter samen als één overheid optreden
en overtuigender lobbyen. De structuur van het OZO en het compacte Regiobureau bieden hiervoor een
goede basis. De aanbevelingen in het evaluatierapport richten zich op hoe vanuit de bestaande basis een
effectieve samenwerking verder gestimuleerd wordt. Het is daarvoor cruciaal om de strategische opgaven
scherp in beeld te hebben en voortdurend vanuit duidelijke bestuurlijke en ambtelijke rollen met elkaar
verantwoordelijkheid te dragen voor de samenwerking. Daarbij is het ook belangrijk om steeds in te zetten
op een nauwe betrokkenheid van alle deelnemers. Met die elementen is het OZO een krachtig, effectief en
succesvol samenwerkingsplatform voor alle Zeeuwse overheden.
GR Samenwerking De Bevelanden
De gemeente Reimerswaal neemt aan tal van verplichte en niet verplichte samenwerkingsvormen deel. Dat
gebeurt zowel op publiekrechtelijke als privaatrechtelijke basis. Het is voor een gemeente van onze omvang
immers lang niet altijd mogelijk en efficiënt om alles in eigen beheer te (blijven) doen.
Binnen
onze
regio
“De
Bevelanden”
is
vanaf
1
januari
2015
de
GR
Samenwerking
De
Bevelanden
operationeel. Op basis van deze – niet verplichte – gemeenschappelijke regeling wordt op de volgende
taakvelden
samengewerkt
door
de
Bevelandse
gemeenten:
ICT/Informatievoorziening,
P&O/Salarisadministratie en Werk, Inkomen en Zorg (WIZ). Medio 2022 wordt binnen de regio gewerkt aan
het opstellen van een gezamenlijke visie op het gebied van Informatievoorziening. Naar verwachting kan
hierover nog voor aanvang van het begrotingsjaar 2023 besluitvorming plaatsvinden.
Klanttevredenheidsmetingen
Wie kan ons beter vertellen wat we wel en niet goed doen dan onze eigen inwoners, bedrijven en
instellingen? Daarom gaan we aan de slag met klanttevredenheidsonderzoeken. Niet kortdurend, algemeen
en eenmalig, maar een langere periode inzoomen op procesniveau. In 2022 is een zogenoemde 0-meting
uitgevoerd. Deze gaf een beeld van de algehele tevredenheid en bood inzicht in welke aspecten van de
dienstverlening als belangrijk worden ervaren en aan welke minder waarde wordt gehecht. Op basis daarvan
zijn en worden als vervolg procesmetingen ingericht. Op procesniveau wordt gedurende een bepaalde
periode een bepaald proces real-time en continu gemeten om te zien hoe onze dienstverlening op dat
specifieke proces ervaren wordt. Wat gaat er goed, wat kan er beter, welke servicenormen/werkafspraken
maken we als het gaat om dit proces? En vervolgens weer door naar een ander proces. Oftewel proces- en
doelgericht monitoren, evalueren en verbeteren. In 2022 zijn we gestart met de processen rondom het doen
van een melding openbare ruimte en het stellen van een algemene vraag. Deze metingen lopen in 2023
door. Op basis van de Kadernota 2023-2026 zijn structureel middelen vrijgemaakt om aan deze continue
meting van processen, en dus onze dienstverlening, te kunnen blijven werken.
De beschreven klanttevredenheidsonderzoeken komen hierdoor in de plaats van de in het verleden om de 4
à 5 jaar uitgevoerde – veel algemener van aard zijnde – Burgertevredenheidsonderzoeken.
Onlinedienstverlening
Wij investeren continu in het uitbreiden en verbeteren van zowel onze onlinedienstverlening als in social
media.
Zowel
digitale
producten,
het
digitaal
maken
van
een
afspraak
en
digitale
communicatie
zijn
belangrijke aandachtspunten.
Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid
De
wettelijke
verankering
van
de
verplichting
om
periodiek
zogenoemde
doelmatigheid-
en
doeltreffendheidonderzoeken uit te voeren, is opgenomen in artikel 213a van de Gemeentewet. Het eerste
lid van het genoemde artikel bepaalt dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. De raad stelt hiervoor bij verordening regels vast.
Ter uitvoering en concretisering daarvan is door de gemeenteraad de “Onderzoeksverordening van de
gemeente Reimerswaal” vastgesteld. In 2022 wordt beoordeeld of deze verordening (op onderdelen) moet
worden geüpdatet. Dit mede in het verlengde van de in het Coalitieakkoord 2022-2026 opgenomen actie tot
het
instellen
van
een
rekenkamerfunctie.
Als
updaten
nodig
is,
worden
de
benodigde
aanpassingen
doorgevoerd en wordt de aangepaste verordening ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.
Voor het uitvoeren van de onderzoeken zoals bedoeld in artikel 213a Gemeentewet is er een intern
Auditteam.
Ook
is
een
Begeleidingscommissie
aanwezig.
In
2021
hebben
het
Auditteam
en
de
Begeleidingscommissie meerdere malen vergaderd over nieuwe onderzoeken, de werving van nieuwe leden
en de coördinatie en planning van de onderzoeken. Uit deze gesprekken is voortgekomen: (i) een lijst met
mogelijke toekomstige onderzoeken inclusief prioritering, (ii) een nieuw onderzoek dat medio 2021 (1e
prioriteit) is opgestart en dat een coördinator is aangesteld die enerzijds de verbinding vormt tussen
Auditteam en Begeleidingscommissie en anderzijds een sparringpartner kan zijn voor de leden van het
Auditteam. Als een rekenkamerfunctie wordt ingesteld, wordt beoordeeld wat de impact hiervan is op het
intern Auditteam.
Management
Organisatiekoers gemeente Reimerswaal 2018
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
In 2018 heeft het college van burgemeester en wethouders de Organisatiekoers vastgesteld. Die koers
draagt de titel:
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING.
De
Organisatiekoers
is
zogenoemd
bottum-up
samengesteld.
Dat
betekent
dat
alle
afdelingen
in
de
gelegenheid zijn gesteld om daaraan een bijdrage te leveren. Alle afdelingen hebben van die mogelijkheid
op actieve wijze gebruik gemaakt.
De Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen die zich binnen de samenleving
voordoen en die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Er ligt een zware nadruk op
houding- en gedragsaspecten en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Deze koers vormt
het kompas voor de ambtelijke organisatie hoe te acteren binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders. Over de
Organisatiekoers wordt binnen de ambtelijke organisatie breed gecommuniceerd, onder meer door het
inzetten van de karakters “Rik en Wilma”. Bovendien wordt gebruik gemaakt van een Infographic, waarin op
een interactieve wijze verdieping plaatsvindt van de individuele thema’s uit de Organisatiekoers. Inmiddels
wordt via de Infographic op een interactieve wijze ook aandacht besteed aan Informatieveiligheid. Hiertoe is
een compleet nieuw karakter in het leven geroepen. Zij heet Ana.
De tekst van de Organisatiekoers is hierna integraal opgenomen.
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Onze toegevoegde
De gemeente is er voor de samenleving en de inwoners, die gezamenlijk de lokale
Waarde
samenleving vormen. De samenleving staat nooit stil en verandert voortdurend. Die
veranderingen zijn richtinggevend voor de organisatiekoers die wordt gevaren.
Maatwerk
De samenleving vraagt in toenemende mate om flexibiliteit in de manier waarop de
gemeente maatschappelijke opgaven oppakt. Elk probleem vraagt zijn eigen oplossing. Er
is een dringende behoefte aan het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Het
gaat daarbij om ‘eenieder het zijne te geven’. Bij regels gaat het niet om de regel op zich,
maar juist ook om de bedoeling daarachter.
Collectief
Als gemeentelijke organisatie hebben we een belangrijk adviserende rol richting bestuur
Belang
over het toetsen van individuele verzoeken van inwoners aan het algemene, collectieve
belang. Dat collectieve belang wordt beschreven in bestuurlijk vastgestelde kaders en
beschermd door wetgeving. Bij het toetsen van individuele verzoeken hebben wij een open
Open houding, dialoog en
houding en gaan wij de dialoog aan met de verzoeker. Wij gaan daarbij gemotiveerd op
Transparant
zoek naar oplossingen die transparant zijn voor de verzoeker en uit te leggen zijn aan de
samenleving.
In
het geval er geen maatwerk
oplossing
mogelijk is, leggen
we
dat
zorgvuldig en begrijpelijk uit.
Verbindingen,
In ons werk ligt de nadruk op het leggen van verbindingen. Werken binnen het openbaar
Mensenwerk
bestuur
is
mensenwerk.
Gemeenten
maken
onderdeel
uit
van
een
dynamische
netwerksamenleving,
waarbij
we
ook
als
ambtelijke
organisatie
steeds
opereren
in
Durf, vertrouwen,
wisselende netwerken, met een grote diversiteit aan rollen. Dat vereist durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid
flexibiliteit en lenigheid.
Integrale
Ook binnen onze eigen organisatie, denken en opereren wij horizontaal. Vragen en
benadering
problemen die zich aandienen worden integraal benaderd. We zijn daarbij enthousiast om
over onze eigen schuttingen heen te kijken en zoeken (project)samenwerking met zowel
andere afdelingen als overige betrokkenen indien vraagstukken dat vereisen.
Professioneel en
Als
uitgangspunt
bij
het
verrichten
van
onze
werkzaamheden
geldt
dat
wij
altijd
Betrouwbaar
professioneel, deskundig en integer handelen, een betrouwbare gesprekspartner zijn en
veilig omgaan met informatie en (persoonlijke) gegevens.
April 2018
Kernwaarden
Er is de afgelopen jaren veel effort gestoken in organisatieontwikkeling. Denk aan de hierboven omschreven
Organisatiekoers ’Samenwerken in de samenleving’, het besluitvormingsproces is geoptimaliseerd (Steller is
Regisseur), er zijn LEAN-trajecten doorlopen, er zijn interviews gehouden met alle medewerkers over de
structuur, visie, cultuur en klantgerichtheid van de organisatie, Management Drives heeft z’n intrede gedaan,
et cetera.
Deze trajecten waren met name intern gericht. Vervolgens is de handschoen opgepakt om tot een extern
gericht dienstverleningsconcept te komen. Gaandeweg is het beeld ontstaan dat dit geen flyer met harde
servicenormen moet zijn, maar dat onze dienstverlening op basis van input van onze inwoners, bedrijven,
verenigingen en instellingen beetje bij beetje verbeterd moet kunnen worden.
Ondanks dat er geen flyers met servicenormen worden verspreid, is het wel wenselijk om aan onze inwoners
te laten zien wat ze van de gemeente mogen verwachten. Daarom zijn de kernwaarden betrouwbaar,
flexibel, eerlijk en daadkrachtig vastgesteld en uitgewerkt. In 2022 is gestart met de interne en externe uitrol
van deze kernwaarden en in 2023 wordt daar een vervolg aan gegeven.
Organogram
Hieronder is het organogram van de organisatie opgenomen. Per afdeling is ook de formatie vermeld. De
totale formatie bedraagt 137,53 fte (peildatum 1 januari 2023 en inclusief ‘Griffie’).
Gemeenteraad
Griffie
(19 Raadsleden)
(1,78 fte)
College van B&W
(1 Burgemeester;
3 Wethouders)
Directie
(2,22 fte)
Stafbureau
(6,11 fte)
Samenleving
Dienstverlening
Advies & Ondersteuning
Financiën
(22,19 fte)
(18,75 fte)
(16,95 fte)
(7,67 fte)
Gemeentewerken
(38,88 fte)
Ruimtelijke &
Economische
Ontwikkeling
(11,87 fte)
Bouwen, Milieu &
Handhaving
(10,61 fte)
NB: in deze formatie zijn niet opgenomen de werknemers die op de loonlijst staan als gevolg van politieke activiteiten.
Doorontwikkeling organisatie
Geconstateerd
wordt
dat
gemeenten
steeds
sneller
en
flexibeler
op
uiteenlopende
maatschappelijke
ontwikkelingen en behoeften moeten kunnen inspelen. Vaak zijn er behoeften of ontwikkelingen die vanuit
de organisatie een integrale aanpak vergen.
Denk hierbij, zonder volledig te zijn, bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, de Klimaattransitie, het versnellen
van het woningbouwprogramma in de diverse kernen, de huisvesting van statushouders, het Sociaal
Domein, maar ook het invulling geven aan burgerparticipatie.
Natuurlijk worden die ontwikkelingen en behoeften ook onder het eerder toegelichte organogram opgepakt.
Echter, het project- en programmatisch werken kan nog beter ondersteund en geborgd worden binnen de
organisatie. Dit geldt voor zowel het opdrachtgeverschap, de projectformulering, projectleiding en formatieve
ondersteuning van projecten.
Met de in 2022 doorgevoerde aanpassing worden juist die facetten opgepakt, gefaciliteerd en structureel
geborgd binnen de organisatie. Hieraan is een concrete invulling gegeven door één van de directieleden
primair te belasten met het aansturen en coördineren van de project- en programmastructuur. Daarbij
gebeurt de inhoudelijke aansturing uiteraard door project- en programmaleiders
Doel is de organisatie zo optimaal mogelijk te faciliteren om flexibel en slagvaardig op steeds veranderende
maatschappelijke ontwikkelingen en behoeften te kunnen inspelen. En, daarnaast uiteraard een ongestoorde
doorgang van de “going concern” werkzaamheden en verplichtingen te waarborgen.
Om dat te kunnen bereiken is het organisatieplaatje enigszins aangepast. De visualisatie daarvan is hierna
opgenomen.
Belangrijk
onderdeel
van
de
organisatieaanpassing
vormt
het
trainen
en
begeleiden
van
de
beoogd
projectleiders en projectdeelnemers. Hiertoe start nog in 2022 een intern op maat toegesneden opleidings-
en trainingstraject.
Organisatieverordening
In de Organisatieverordening zijn de inrichting van de organisatie, de toewijzing van taken en rollen aan de
diverse,
binnen
de
organisatie
te
onderscheiden,
functionarissen,
diverse
overlegstructuren,
als
ook
afspraken op het gebied van beleidsvoorbereiding, -uitvoering en verantwoording vastgelegd.
Werkprocessen
Het
belang
om
de
actualiteit
van
de
werkprocessen
periodiek
te
toetsen
en
zo
mogelijk
verder
te
optimaliseren wordt onderkend. Alweer enkele jaren geleden is daartoe een pilot gestart om met behulp van
de LEAN-methode het werkproces Meldingen Openbare Ruimte te optimaliseren. LEAN is een methode die
gebruikt wordt om een proces te verbeteren door de klant centraal te stellen en onnodige stappen uit het
proces te schrappen en het proces waar mogelijk te verbeteren.
Aansluitend is de LEAN-methode toegepast op het proces “Basisregistratie Adressen en Gebouwen”. Ook
dit heeft geleid tot aanpassingen in het proces.
Het volgens dezelfde methode geoptimaliseerde besluitvormingsproces is eind 2019 geïntegreerd in het in
gebruik zijnde zaaksysteem. Ook andere werkprocessen zullen met gebruikmaking van de LEAN-methode
tegen het licht worden gehouden.
Daarnaast
worden
de
reguliere
werkprocessen
–
met
behulp
van
de
softwareapplicatie
‘Engage’
–
beschreven. Dit wordt mede gedaan in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en het interne
controleplan.
Zaakgericht werken
We werken zaakgericht. Bij zaakgericht werken is er sprake van een koppeling tussen de klant, het product,
de benodigde gegevens, de uit te voeren werkstroom en de relevante documenten. Het is een manier om de
dienstverlening, besluitvorming, informatievoorziening en bedrijfsvoering te verbeteren. Het succes van
zaakgericht werken is en blijft afhankelijk van de mensen die de onderliggende processen uitvoeren.
Het zaaksysteem dat gebruikt wordt is aangeschaft na een gezamenlijke Europese aanbesteding door de
Bevelandse gemeenten en GR De Bevelanden en is inmiddels bijna 4 jaar in gebruik. Afgesproken is om
nog in 2022 een evaluatie te starten, op basis waarvan een standpunt kan worden bepaald met betrekking
tot het gebruik van het huidige systeem in de komende jaren.
Financiën
Planning en control-cyclus
De planning en control-cyclus wordt door de organisatie als leidraad gehanteerd voor het uitvoeren van de
werkzaamheden
in
de
jaarlijks
terugkerende
cyclus
van
kadernota,
begroting,
bestuursrapportage,
mondelinge
managementrapportages,
jaarrekening,
rechtmatigheidscontroles,
organisatieplan,
informatiebeveiliging en -veiligheid en verordeningen.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De
doelstellingen
worden
onder
andere
vastgelegd
in
beleidsplannen,
de
programmabegroting,
de
producten- en taakveldenraming en het organisatieplan. Deze documenten zijn de afgelopen jaren meer en
meer op elkaar afgestemd. Ook in 2023 en de daarna volgende jaren heeft het moderniseren van de
planning en control-cyclus – waar mogelijk – de aandacht. Hierbij staan met name digitalisering, efficiëntie
en effectiviteit centraal.
Ook is vanaf 2022 het interne controleplan onderdeel van de P&C-cyclus. Het interne controleplan moet het
college in staat stellen de rechtmatigheidsverantwoording – als onderdeel van de jaarrekening – op te
stellen.
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Het
BBV
schrijft
een
verplichte
basisset
van
vijf
financiële
kengetallen
voor.
Deze
kengetallen
zijn
opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Het gaat dan om de (gecorrigeerde)
netto schuldquote, de structurele exploitatieruimte, de solvabiliteit, de belastingcapaciteit en het kengetal
grondexploitaties.
Naast
deze
kengetallen
is
een
beoordeling
van
de
onderlinge
verhouding
van
de
kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De invoering van de kengetallen is bedoeld om de
financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. De voorgeschreven kengetallen worden al langere
tijd gebruikt bij onder andere financiële stresstesten.
Ook worden de kengetallen gebruikt voor verschillende landelijke en jaarlijkse benchmarks. Een jaarlijkse
benchmark is die van BDO Accountants & Adviseurs. Daarnaast bestaat sinds enige tijd de mogelijkheid om
de kengetallen van gemeenten onderling te vergelijken op één van de websites van de Rijksoverheid
Controle door accountant
In de tweede helft van 2021 is de controle van de gemeentelijke jaarrekening aanbesteed. Dit voor 2022 en
verdere jaren (lees: 2023 t/m 2025). Er is bewust ingezet op een contract voor meerdere jaren.
In
de
eerste
helft
van
2022
is
het
nieuwe
meerjarige
contract
gegund.
Dit
is
voorgelegd
aan
de
gemeenteraad en de Accountantscommissie is betrokken geweest in het aanbestedingsproces.
De controlewerkzaamheden worden ieder jaar tijdig ingepland als onderdeel van de planning en control-
cyclus.
Ook
vindt
communicatie
en
afstemming
tussen
de
gemeentelijke
organisatie
enerzijds
en
de
controlerend accountant anderzijds zo gecoördineerd als mogelijk plaats via het Stafbureau.
Tot slot wordt nog gemeld dat de jaarrekeningcontrole bestaat uit twee onderdelen, namelijk de interim-
controle
(najaar
2023
voor
de
jaarrekening
2023)
en
de
eindejaarscontrole
(voorjaar
2024
voor
de
jaarrekening 2023). De interim-controle ziet met name toe op processen en de interne beheersing. Uit de
interim-controle komt een managementletter voort. Met de managementletter kan door de organisatie zo
nodig nog worden bijgestuurd in aanloop naar de eindejaarscontrole. De eindejaarscontrole ziet toe op het
controleren van de jaarrekening en het afgeven van een oordeel daarbij. Dit oordeel heeft voor 2022 nog
betrekking op
zowel de rechtmatigheid
als de getrouwheid. Vanaf 2023 heeft dit oordeel niet langer
betrekking op de rechtmatigheid. Hierover staat in de volgende paragraaf meer informatie.
Rechtmatigheid
Naast
doelmatigheid
en
doeltreffendheid
is
rechtmatig
handelen
voor
een
gemeente
noodzakelijk
en
verplicht. Jaarlijks wordt gestreefd naar een goedkeurende accountantsverklaring op vooralsnog zowel
getrouwheid als rechtmatigheid. Het controleprotocol en het normenkader voor de rechtmatigheid wordt
voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden voor de jaarrekening geactualiseerd en aan uw
gemeenteraad voorgelegd.
Op het gebied van het accountantsoordeel over de rechtmatigheid is er het een en ander dat met ingang van
het
boekjaar
2023
gaat
veranderen.
Het
college
van
burgemeester
en
wethouders
neemt
zelf
een
rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarstukken op.
Daarmee wordt het vanaf het moment van inwerkingtreding de taak van het college om zich over het
financieel
rechtmatig
handelen
van
de
gemeente
te
verantwoorden
richting
de
gemeenteraad.
De
controlerend accountant oordeelt vervolgens niet meer over de financiële rechtmatigheid, maar alleen nog
over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee oordeelt de accountant dus ook over de getrouwheid
van de rechtmatigheidsverantwoording.
In
2021
is
de
organisatie
reeds
gestart
met
het
voorbereiden
op
de
komst
van
de
rechtmatigheidsverantwoording. Die voorbereidingen gaan in 2022 door zoals gepland. Daarmee wordt
gerealiseerd dat na 2022 in ieder geval door het college verantwoording kan worden afgelegd over de
rechtmatigheid.
Over
2022
zal
de
externe
accountant
nog
een
rechtmatigheidsoordeel
in
zijn
controleverklaring opnemen.
De gemeenteraad hoeft niet op de jaarrekening 2023 (en daarmee dus het voorjaar van 2024) te wachten
om te horen of er bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid zijn. In tussentijdse rapportages, maar ook
de Bestuursrapportage 2023 worden de tot dat moment gedane rechtmatigheidsbevindingen – mits van
toepassing – gerapporteerd.
Financiële administratie
Vanaf 1 januari 2022 wordt met nieuwe software gewerkt voor wat betreft de financiële administratie. De
software van voormalig leverancier SAP blijft tot en met het einde van 2022 beschikbaar.
Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen
Met ingang van 1 januari 2016 zijn ook gemeenten vennootschapsbelastingplichtig. Jaarlijks wordt een
aangifte Vpb opgesteld en ingediend. Voor de aangifte 2019 is onderzoek gedaan naar de belastingplicht
van de havens. Uitkomst is dat de havens buiten de vennootschapsplicht blijven. De belastingplicht blijft
uiteraard wel van kracht voor de grondexploitaties.
De aangifte Vpb 2020 is eind juni 2022 bij de belastingdienst ingediend. Deze aangifte leidt tot een beperkt
bedrag aan te betalen vennootschapsbelasting. Vanaf 2021 moet bij het indienen van de aangifte rekening
worden gehouden met te betalen vennootschapsbelasting, indien en voor zover sprake is van een fiscale
winst, omdat het vanuit het verleden opgebouwde compensabele fiscale verlies ultimo 2020 volledig is
benut. Omdat het vooraf lastig is het fiscale resultaat voor de vennootschapsbelasting te prognosticeren is
bij de post vennootschapsbelasting in deze Programmabegroting een PM-bedrag hiervoor opgenomen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente is aangesloten bij de Stichting Inkoopbureau West-Brabant (SIW). Dit Inkoopbureau adviseert
onder andere over de te volgen procedures en het toepassen van bepaalde inkoopvoorwaarden. Daarnaast
is het SIW klankbord en helpdesk voor inhoudelijke ondersteuning bij bijzondere inkoop- en
aanbestedingstrajecten.
Het
inkoop-
en
aanbestedingsbeleid
van
de
gemeente
is
vastgelegd
in
de
beleidsnotitie
Inkoop-
en
aanbestedingsbeleid gemeente Reimerswaal. Onderdeel uit de notitie vormt het jaarlijks samenstellen van
het Inkoopplan.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is inmiddels onvoldoende actueel. Het beleid zal worden aangepast aan
nieuwe inzichten en ontwikkelingen die relevant zijn voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures.
Het uitgangspunt is dat alle inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens dit beleid worden uitgevoerd. Echter,
als daartoe gegronde argumenten bestaan, kan het college gemotiveerd afwijken van dit beleid. Bij inkopen
die
boven
de
Europese
aanbestedingsgrenzen
uitkomen, kan niet middels
een collegebesluit
worden
afgeweken van de geldende Europese wet- en regelgeving. Wanneer dit onverhoopt toch gebeurt, is dat
onrechtmatig
en
legt
het
college
hierover
verantwoording
af
via
de
hierboven
genoemde
rechtmatigheidsverantwoording.
Medewerkers
Arbeidsmarkt in beweging
Ook in Zeeland is de arbeidsmarkt, zelfs tussen de (lagere) overheden, buitengewoon onrustig en in
beweging. Binnen meerdere werk- en beleidsterreinen blijken vacatures niet tot nauwelijks invulbaar te zijn.
Daarbij komt dat ook de daardoor soms noodgedwongen inhuur van arbeidskrachten steeds moeilijker en
slechts tegen hoge(re) kosten te realiseren is.
Een tendens waarin ook medewerkers actief door andere werkgevers of bemiddelingsbureaus benaderd
worden om van werkkring over te stappen.
Los van het feit dat medewerkers in de periodiek uitgevoerde medewerkers tevredenheidsonderzoeken
steeds aangeven het goed naar de zin te hebben binnen de Reimerswaalse organisatie, neemt het belang
van goed werkgeverschap en binden en boeien van bekwame collega’s steeds verder toe. Ook in de regio is
een ontwikkeling gaande waarin de mogelijkheden binnen het arbeidsvoorwaardenpakket optimaal worden
benut om medewerkers te werven en te behouden.
Door alle ontwikkelingen op dit gebied komt onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt steeds verder
onder druk te staan en lijkt het simpelweg “naar de zin hebben” binnen de organisatie niet langer toereikend
te worden om bekwame collega’s te behouden. Dit is temeer van belang om de aanzienlijke werkvoorraad,
de vele ontwikkelingen die op de gemeente afkomen, als ook de bestuurlijke ambities (zoals vastgelegd in
het coalitieakkoord) van ambtelijke zijde te kunnen oppakken/realiseren.
Met het doel om onze concurrentiepositie binnen de arbeidsmarkt op peil te kunnen brengen en houden, zijn
in de Kadernota 2023-2026 met ingang van 2023 structureel middelen vrijgemaakt. Nog in 2022 vindt een
nadere uitwerking plaats op welke wijze deze middelen op de meeste effectieve wijze in de organisatie
kunnen worden geïnvesteerd.
Medewerkers Tevredenheidsonderzoeken (MTO)
Periodiek
vindt
binnen
de
organisatie
onderzoek
naar
de
tevredenheid
van
medewerkers
plaats.
Na
uitgevoerde onderzoeken in 2016 en 2019 is in 2023 wederom een dergelijk MTO voorzien.
Informatie
Wet Digitale Overheid
voor verdere digitalisering, waaronder regulering van de digitale overheid en meer in het bijzonder de
generieke digitale voorzieningen in een gemeenschappelijke infrastructuur van de overheid. Deze wet vormt
een
eerste
tranche
van
regelgeving
ten
behoeve
van
de
verdere
digitalisering
van
de
overheid
op
verschillende niveaus.
De wet bevat de meest urgente onderwerpen van regelgeving, te weten:
-
de bevoegdheid om bepaalde standaarden te verplichten in het elektronisch verkeer van de overheid;
-
het stellen van regels over informatieveiligheid;
-
de verantwoordelijkheid voor het beheer van de voorzieningen en diensten binnen de generieke digitale
overheidsinfrastructuur (GDI);
-
de
digitale
toegang
tot
publieke
dienstverlening
voor
burgers
(natuurlijke
personen)
en
bedrijven
(rechtspersonen en ondernemingen).
In februari 2021 hebben vragen van de Eerste Kamer ertoe geleid dat de Staatssecretaris van BZK een
wetswijziging zal indienen. Met deze novelle wordt privacybescherming steviger in de WDO verankerd. Er
komt
een
wettelijk
verhandelverbod
voor
gegevens
en
de
principes privacy
by
design en open
source worden in de wet opgenomen. Hierdoor wordt inloggen bij de overheid veiliger en betrouwbaarder.
Wanneer de Wet Digitale Overheid ook door de Eerste Kamer is aangenomen wordt deze in het Staatsblad
gepubliceerd en vervolgens in stappen ingevoerd. Medio 2022 was de besluitvorming nog niet afgerond.
Op 1 januari 2023 zal naar verwachting de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking
treden. Burgers en bedrijven krijgen meer mogelijkheden om via digitale kanalen met de overheid in contact
te treden waarbij de keuze tussen het volgen van de elektronische of de papieren weg blijft bestaan. Het
verplichte gebruik van de elektronische weg kan wel in andere wetten dan de Awb worden voorgeschreven
Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. De
eerste stap is dat gemeenten vanaf december 2022 informatie over producten en diensten moeten ontsluiten
Digitale Agenda Gemeenten
In mei 2020 heeft de VNG de Digitale Agenda Gemeenten 2024 gepubliceerd. Deze agenda brengt de
belangrijkste onderwerpen in kaart voor de komende jaren op het gebied van digitalisering bij gemeenten.
Kernthema
is
de
informatiesamenleving,
met
het
perspectief
van
inwoners
en
ondernemers
als
uitgangspunt. De focus op de digitale infrastructuur, de basis, blijft.
De Digitale Agenda Gemeenten 2024 is de opvolger van de eerste gemeentebrede Digitale Agenda (2015-
2020) en vormt de invulling van de meerjarige Verenigingsagenda voor de opgave ’Informatiesamenleving’.
In deze agenda wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan
de hand van 3 doelstellingen, te weten:
-
Mogelijk maken (de basis op orde);
-
Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie);
-
Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving).
Als invulling voor het spoor ‘Duiden en Reflecteren’ is de Agenda Digitale Grondrechten en Ethiek 2022-
2026 opgesteld. Hierin leggen gemeenten gezamenlijk hun ambities vast.
Doelstellingen van de agenda zijn:
-
Versterken kennis en kunde in gemeenten voor ethische reflecties en afwegingen bij het gebruik van
digitale technologieën;
-
Inspanningen stimuleren om (digitale) grondrechten en publieke waarden te borgen bij inzet van digitale
technologieën en daar regie aan geven;
-
Een hernieuwde, brede interpretatie van privacyvraagstukken ontwikkelen.
Verhoudingen waar de agenda zich op richt:
-
Inwoner – overheid: inwonerparticipatie, digitale inclusie en omgang met inwonerdata centraal;
-
Overheid – overheid: transparantie, controleerbaarheid, inzichtelijkheid en democratische
verantwoording;
-
Overheid – markt: publieke regie, toezicht op de digitale ruimte en om goed opdrachtgeverschap.
Meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) 2020-2024
Het meerjarenprogramma omvat de volgende punten:
-
Meerjarige structurele activiteiten waarmee de ALV van de VNG eerder heeft ingestemd, zoals de
Informatiebeveiligingsdienst
voor
gemeenten
(IBD)
en
het
beheer
van
voorzieningen
zoals
de
Gemeentelijke ICT Inkoopvoorwaarden (GIBIT).
-
De opzet en uitvoering van een meerjarig programma voor de vernieuwing van de informatievoorziening
van gemeenten (Common Ground).
-
Een beperkt aantal korte, projectmatige activiteiten, zoals de ontwikkeling van praktische instrumenten
om ondermijning tegen te gaan.
Als belangrijkste concrete resultaten worden genoemd:
A. Gezamenlijke basis voor de toekomst
-
Eind 2020 is de visie Common Ground bij 50 gemeenten op deel van de uitvoering in productie. Dit
betekent dat voor tenminste één deel van een proces de werkwijze en voorzieningen worden gebruikt
die nu gezamenlijk (met gemeenten en ketenpartners) worden ontwikkeld.
-
Mede doordat we gezamenlijk invloed uitoefenen en intensief samenwerken met het Rijk, zijn we als
gemeenten een belangrijke partij bij de realisatie van een digitale identiteit (het digitale paspoort).
-
Werkend
digitaal
infrastructureel
netwerk
(GGI-Netwerk)
bij
ruim
200
gemeenten,
waarmee
we
samenwerking makkelijker maken, informatieveiligheid vergroten en kosten verminderen.
-
Waarstaatjegemeente.nl wordt stapsgewijs een “smart” dataplatform t.b.v. analyse, toepassingen en
hergebruik, zodat individuele gemeenten met gezamenlijk ontwikkelde instrumenten en gezamenlijk
ingekochte data lokaal maatwerk kunnen realiseren ten behoeve van bestuur, beleid en samenleving.
-
Gemeenten kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie
door landelijke ondersteuning.
-
Beschikbaar maken en delen van toepassingen en kennis in kader van nationale Smart Society
agenda, waardoor schaarse expertise breder inzetbaar wordt.
B. Continuïteit en betrouwbaarheid
-
Standaard verwerkersovereenkomst wordt door alle gemeenten gebruikt, zodat gemeenten dit zelf
niet hoeven te ontwikkelen en we gezamenlijk een betrouwbare partner voor andere partijen zijn. De
Informatiebeveiligingsdienst ondersteunt gemeenten hierbij.
-
24/7 beschikbare ondersteuning door Informatiebeveiligingsdienst. Gemeenten zijn kwetsbaar waar
het de veiligheid van informatie betreft. Er zijn bijvoorbeeld dreigingen zoals ransomeware-aanvallen,
hackers, etc. Daarmee zijn de continuïteit van dienstverlening, bescherming van (persoonsgegevens
van) burgers en het imago van gemeenten in het geding. De IBD ondersteunt bij de preventie, detectie
en incidentenafhandeling.
-
Vaststellen
en
start
uitvoering
gezamenlijke
cyberagenda
met
Rijk
en
ketenpartners,
omdat
informatieveiligheid samenhangt met de organisatie van sterkte ketens.
-
Beschikbaar
en
bruikbaar
houden
en
verder
ontwikkelen
van
gezamenlijke
voorzieningen,
en
ondersteuning
gemeenten
bij
gebruik
van
voorzieningen.
Denk
onder
meer
aan
gezamenlijke
inkoopcontracten, NLX, Gegevensknooppunt Sociaal Domein.
-
Gemeenten worden ondersteund bij in gebruik nemen van wijzigingen en vernieuwingen van de
overheidsbrede digitale infrastructuur.
-
Gezamenlijke
inkoop
van
ICT-producten,
na
uitvoeren
verkenning
en
besluitvorming.
Dit
gaat
bijvoorbeeld
over
software
of
hardware.
Definitieve
besluitvorming
volgt
later.
Met
deze
inkoop
besparen gemeenten gezamenlijk tientallen miljoenen euro’s op jaarbasis.
C. Transformatie in domeinen
-
Gemeenten zijn voldoende voorbereid op werken met Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit betekent dat
alle
benodigde
standaarden
zijn
vastgesteld
en
bekend
zijn
bij
gemeenten,
dat
ondersteuningsintrumentarium
tijdig
beschikbaar
is
voor
gemeenten
om
hun
organisatie
en
ketenprocessen in te richten en de benodigde informatievoorziening te organiseren.
-
Ontsluiten data t.b.v. klimaat, energie en wonen.
-
Geactualiseerde
Suwi-keten,
inclusief
bijstelling
keten-architectuur
en
verdere
standaardisatie
gegevens zodat de keten gebruik kan maken van nieuwe technologie, met meer flexibiliteit intensieve
samenwerkingsvormen gaat ondersteunen, en inwoners profiteren van een sluitende keten.
-
Onderzoek en mogelijk plan t.b.v. elektronisch stemmen.
-
Plan van aanpak elektronisch handhaven.
D. Generieke activiteiten t.b.v. alle prioriteiten
-
Uitvoeringstoetsen op nieuwe beleidsvoornemens die relevant zijn voor gemeenten, zodat inzichtelijk
wordt wat consequenties zijn in termen van organisatie, processen, informatie en financiën en daarop
vanuit gezamenlijkheid maatregelen kunnen worden getroffen.
-
Samenhangende meerjarige roadmap voor het geheel en delen van de gezamenlijke uitvoering,
waardoor gemeenten een eigen aansluitende planning kunnen maken.
Deze zaken zullen de komende jaren zeker een uitdaging vormen voor de organisatie. Hoewel de aanpak
deels gebaseerd zal zijn op individuele keuzes van de Bevelandse gemeenten, wordt ernaar gestreefd om
zoveel als mogelijk zaken op dit gebied samen op te pakken. De eerdergenoemde op te stellen gezamenlijke
I-visie zal de basis hiervoor moeten vormen.
De meest recente landelijke voortgangsrapportage dateert uit juni 2021 en is terug te vinden op vng.nl.
Documentaire Informatievoorziening: Document Management Systeem (DMS) en zaakafhandeling
Eind 2019 is de gemeente Reimerswaal met een zaaksysteem gaan werken. Met dit zaaksysteem wordt
gewerkt aan de volgende doelstellingen:
-
Betere dienstverlening aan de burger, door het sneller en beter kunnen geven van status informatie.
-
Een volgende stap zetten in de digitale dienstverlening door eventuele aansluiting op MijnOverheid
en het koppelen met onze eFormulieren.
-
Het ondersteunen van onze medewerkers door het gebundeld opslaan van informatie over een
lopende zaak.
-
Het voorbereid zijn op een toekomstige aansluiting op een Zeeuws eDepot.
-
Het zetten van een volgende stap in de harmonisering van de Bevelandse software.
Postregistratie en archief
De postregistratie (papier en digitaal) vormt ook in de toekomst een belangrijke bron voor het verder
verwerken van stukken in de organisatie en uiteindelijk het archiveren hiervan, met dien verstande dat de rol
van papieren stukken steeds verder is afgenomen.
Door de digitalisering van de werkprocessen neemt de omvang van het digitale archief in snel tempo toe. In
provinciaal verband wordt onderzocht hoe vorm en inhoud gegeven kan worden aan de vorming van een
e-Depot. Dit is het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in
staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen.
Informatievoorziening en digitalisering
Informatievoorziening
Harmonisering
is
een
randvoorwaarde
om
de
beoogde
effecten
van
samenwerking
met
de
andere
Bevelandse gemeenten op het gebied van kosten, kwaliteit en continuïteit te kunnen bereiken. Voor wat
betreft de aanschaf van applicaties is dit op een flink aantal gebieden inmiddels gerealiseerd.
Op het gebied
van het inrichten van de applicaties en het beheer is dit veel lastiger gebleken. Het ontbreken van een
strategisch informatiebeleid voor alle deelnemers en een daaraan gekoppeld informatiebeleidsplan, wordt
gezien als een van de oorzaken daarvan. Het opstellen daarvan is tot op heden niet van de grond gekomen.
Om hier verandering in te brengen is in het eerste halfjaar van 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de
oorzaken hiervan. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek is begin 2022 gestart met het opstellen van
een
zogenaamde
I-visie.
Besluitvorming
hierover
zal
in
het
2e
halfjaar
van
2022
plaatsvinden.
De
aanbevelingen die gedaan zijn naar aanleiding van een onderzoek naar de governance tussen de GR en de
deelnemers, dienen in 2023 nog nader te worden opgepakt.
Digitalisering
Mede door eerder omschreven ontwikkelingen rond digitale dienstverlening grijpt het gebruik van ICT-
voorzieningen, nog meer dan voorheen het geval was, in in het bedrijfsproces van de gemeente. Veel taken
zijn, met de huidige personele bezetting, niet meer uitvoerbaar zonder de inzet van geautomatiseerde,
onderling gekoppelde, systemen. Deze samensmelting van ICT-voorzieningen met de bedrijfsprocessen
heeft de speciale aandacht van het management. Immers, ook de afbreukrisico’s voor de gemeente worden
hierdoor steeds groter. De sterke wisselwerking tussen aanpassingen van werkprocessen en aanpassingen
in het ondersteunende ICT-instrumentarium betekent dat veranderingsprocessen op dit terrein parallel
moeten lopen om een succesvolle verandering tot stand te brengen.
Het
beheer
van
de
ICT-omgeving
wordt
uitgevoerd
door
de
afdeling
ICT
van
GR
De
Bevelanden.
Vervanging van apparatuur en vernieuwing van programmatuur vindt grotendeels binnen de begroting van
dat
onderdeel
plaats.
De
verwachting
is
dat
er
de
komende
jaren
voornamelijk
investeringen
zullen
plaatsvinden om invulling te geven aan de eerdergenoemde ontwikkelingen in het kader van de verdere
digitalisering van de dienstverlening en de bijbehorende landelijke afspraken.
