Paragraaf Bedrijfsvoering
Algemeen
In deze paragraaf komen aan de orde Personeel, Organisatie, Concerncontrol, Informatisering & Automatisering,
en Facilitaire Zaken.
Bedrijfsvoering en coronapandemie
De impact van de pandemie op de bedrijfsvoering blijft hoog. Vanaf de start van de pandemie werkt het grootste
deel van de medewerkers thuis. In 2021 is een enquête gehouden onder de medewerkers waarin o.a. de
behoeften zijn gepeild voor het werken op kantoor en/of thuis. Van de medewerkers die de enquête hebben
ingevuld, wil het liefst ongeveer 60% op kantoor en 40% thuis de werkzaamheden verrichten. Als voornaamste
reden om thuis te werken wordt aangegeven dat collega’s dan veel geconcentreerder en efficiënter de taken
kunnen uitvoeren, terwijl het werken op kantoor voordelen geeft op het gebied van ontmoeten, (informeel)
overleggen, etc. Daarnaast is gebleken dat er een grote behoefte is aan specifieke ruimtes voor projecten,
ontmoeting en (informeel) overleggen. De resultaten van de enquête zijn meegenomen in een aantal strategische
sessies. Naar aanleiding van deze sessies heeft onze organisatie de volgende visie vastgesteld:
‘Wij zijn trots op ons gemeentehuis waarin we flexibel werken en we elkaar de ruimte geven om de activiteiten
plaats-
en
tijdonafhankelijk
uit
te
voeren,
passend
binnen
ons
werk.
Onze
medewerkers
en
optimale
samenwerkingen zijn hiervoor belangrijk.’
Deze visie staat centraal in de verdere uitrol van het kantoorconcept. HEYDAY, het bureau dat ons begeleidt,
heeft een (implementatie) plan gemaakt waarin in grote lijnen wordt aangegeven welke stappen we nog moeten
zetten om tot een meer flexibel gebruik van ons kantoor te komen. In 2022 wordt een vervolg gegeven aan het
implementatieplan.
Personeel
172,55 FTE in dienst
In 2021 is de toegestane formatie gestegen met 4,85 fte naar 180,55. Van de toegestane formatie was op
31 december 2021 8,00 fte niet ingevuld, onder meer vanwege vacatures.
209 medewerkers
De bovengenoemde 172,55 fte werd op 31 december 2021 ingevuld door 209 medewerkers. Bij een stijgende
formatie hebben we te maken met een groeiend aantal medewerkers. Het aantal vrouwelijke medewerkers neemt
iets toe ten opzichte van de mannelijke medewerkers. Het aantal fulltime medewerkers blijft gelijk en het aantal
parttime medewerkers daalt heel licht.
2021
2020
2019
Man:
100 (48%)
100 (50%)
97 (49%)
Vrouw:
109 (52%)
100 (50%)
101 (51%)
Fulltime:
112 (54%)
107 (54%)
107 (54%)
Parttime:
97 (46%)
93 (46%)
91 (46%)
Gemiddelde leeftijd
47,2
47,9
48,1
Uitstroom
18
11
12
Instroom
27
11
14
De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is gedaald met 0,7, wat betekent dat de instroom van personeel
jonger is dan de uitstroom.
Generatiepact
Eind december 2020 namen 15 personen deel aan het generatiepact (GP). In het jaar 2021 zijn 3 medewerkers
uitgestroomd en zijn 2 medewerkers gestart met GP. De generatiepactregeling houdt in dat medewerkers
maximaal 10 jaar voor hun pensioengerechtigde leeftijd minder gaan werken tegen gunstige voorwaarden: 80%
werken tegen 90% salaris en 100% pensioenopbouw. Daardoor ontstaat ruimte in de formatie die we invullen met
jongere medewerkers. Het generatiepact dient twee doelen: oudere medewerkers blijven inzetbaar en halen op
een prettige manier de pensioengerechtigde leeftijd en de organisatie bouwt aan een toekomstbestendig
personeelsbestand, waarbij opgebouwde ervaring geleidelijk wordt vervangen en jong elan de ruimte krijgt om te
groeien en te ontwikkelen.
Verzuim door ziekte: 3,9%
Dit verzuimcijfer is exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. Het verzuimpercentage is ten opzichte van 2020
gedaald met 0,9%. Deze daling wordt met name veroorzaakt dat de middellange verzuimduur is gedaald met
0,3%. Gemiddeld meldde een medewerker zich 0,8 keer ziek in 2021. Ten opzichte van 2020 is het aantal
meldingen gelijk gebleven.
Organisatieontwikkeling: Tholen, met de tijd mee
Het project Organisatievorm heeft geleid tot een eenvoudige structuur, waarbij het sectorenmodel is afgeschaft en
we werken met een directieteam en teamleiders. Het werken met een pilotteam is eind 2021 geëvalueerd. De
uitkomsten daarvan worden in 2022 meegenomen.
Ook is samen met inwoners en ondernemers van de gemeente Tholen, gewerkt aan een nieuwe visie op de
toekomst, getiteld “Tholen, samen op weg naar de toekomst”. Daarin verschuift de aandacht van discussie over
de manier van organiseren naar het met plezier samenwerken aan een goed resultaat.
Concerncontrol
Interne Controle
Verbijzonderde Interne controle is uitgevoerd conform het door ons college op 28 september 2021 vastgestelde
Interne Controleplan 2021-2022. De bevindingen van de interne controle zijn door de accountant betrokken bij de
controle van deze jaarrekening. Uit de managementletter 2021 blijkt dat de processen in de basis op orde zijn en
dat primaire functiescheiding is ingeregeld. Op onderdelen zijn de interne beheersingsmaatregelen in het proces
nog onvoldoende geborgd of onvoldoende zichtbaar. In deze laatste situatie kan achteraf niet vastgesteld worden
of de afgesproken procedures en interne controles wel hebben bestaan en gewerkt. Dit wil overigens niet zeggen
dat ze niet hebben plaatsgevonden. Dit wordt onder andere opgevangen door de uitvoering van verbijzonderde
interne controle. Processen met belangrijke aandachtspunten blijven (1) inkopen en (2) uitkeringen binnen het
sociaal domein. Verder zijn er diverse aanbevelingen gegeven om de interne beheersing te kunnen verbeteren.
Per punt heeft het college een actie voorgesteld.
De managementletter is, samen met de bevindingen uit de
verbijzonderde interne controle, donderdag 21 april 2022 behandeld in de gemeenteraad.
Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het verslagjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten zelf een
rechtmatigheidsverantwoording
opstellen, die opgenomen zal
worden in de
jaarstukken. Hiermee legt de
gemeente zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming
van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording
is bedoeld om het gesprek tussen de raad en het college over de financiële rechtmatigheid te ondersteunen. Dit
met het doel de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. Medio 2021 is het wetsvoorstel
voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording aangeboden aan de Tweede Kamer. Vervolgens gaf
BZK aan dat de invoering over controlejaar 2021 niet meer haalbaar was. Als gevolg hiervan hebben wij ervoor
gekozen het boekjaar 2021 te benaderen als een proefjaar.
Onder begeleiding van Baker Tilly zijn we bijgepraat en 25 februari 2021 is ook met een delegatie van de
gemeenteraad
gesproken
over
de
zaken
die
gaan
veranderen
door
de
komst
van
de
rechtmatigheidsverantwoording.
In
de
raadsvergadering
van
11
november
2021
is
het
plan
van
aanpak
rechtmatigheidsverantwoording behandeld, waarbij het ambitieniveau is vastgesteld op: verantwoording gericht
op de financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke normen. Ook zijn de verantwoordingsgrens,
rapporteringstoleranties en verdere afspraken daarbij vastgesteld. Uit de managementletter 2021 blijkt dat we als
gemeente op schema liggen in de voorbereiding.
Informatisering en automatisering
Informatiebeleid
Het informatiebeleid is in 2017 vastgesteld door ons college en MT. In het beleid zijn de strategische kaders
geschetst voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Het informatiebeleid helpt bij het sturen en
beheersen van de informatievoorziening. We hebben de nodige acties uitgevoerd om de basis op orde te krijgen
en te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De prioriteit lag in 2020
en 2021 op de bedrijfscontinuïteit in relatie tot de pandemie. De actualisatie van het informatiebeleid is nu
gepland in 2022.
ICT
In 2021 hebben de deelnemers en ICT WBW uitvoering geven aan de implementatie van de gezamenlijke ICT-
infrastructuur. Eind 2021 is de uittreding van gemeente Bergen op Zoom als deelnemer technisch afgerond. Eind
2021 begin 2022 vindt de contractuele afhandeling plaats.
Dienstverlening
In 2020 is een start gemaakt met de herijking van onze visie op dienstverlening, waarbij vanzelfsprekend ook de
digitale dienstverlening aan de orde komt. Eind 2021 hebben we een burger- en ondernemerspeiling uitgevoerd.
De uitkomsten daarvan worden in 2022 gepubliceerd op waarstaatjegemeente.nl. Daarna volgt de verdere
herijking van de dienstverleningsvisie.
Informatiebeveiliging en Privacy
Informatiebeveiliging
Vanaf januari 2021 startte een nieuwe coronagolf in Nederland. In het jaar daarvoor was om dezelfde reden veel
werk verricht om het veilig thuiswerken mogelijk te maken. Daarom was de organisatie in 2021 in staat om de op
de terugkerende coronagolf te anticiperen. Dit jaar is benut om informatiebeveiliging verder te verankeren. Er is
gewerkt aan het actualiseren van het procesoverzicht wat heeft geresulteerd in een verfijnd verwerkingsregister
waarbij in veel meer detail de beveiligingsniveaus inzichtelijk zijn gemaakt. Dit heeft de basis gevormd van
verdere beveiligingsplannen in 2022. Er is veel aandacht besteed aan de informatiebeveiligingseisen bij inkoop
en aanbesteding, autorisatiebeheersing en de mate van beschikbaarheid van informatiesystemen. Verankering
van dergelijke processen vraagt oefening en worden nu steeds structureler van aard. Goede afspraken met
leveranciers lossen informatiebeveiligingsgebeurtenissen aan de voorkant op in plaats van achteraf.
Door een wereldwijd software incident (Log4j) zijn alle gemeenten ervan bewust geraakt dat Cybercrime een
steeds grotere dreiging vormt voor de informatievoorzieningen. Geplande relevante beheersmaatregelen zijn
versneld naar voren geschoven en eind 2021 gestart, waaronder een Security Information & Event Management
(SIEM) en een Security Operations Center (SOC) dat actief de infrastructuur bewaakt.
De status van de informatieveiligheid is gemeten via het Eenduidige
Normatiek Single Information Audit
programma
(ENSIA).
De
gemeente
heeft
hiermee
in
2021
aan
het
college
van
B&W
en
de
externe
toezichthouders van de stelsels, verantwoording afgelegd over de informatieveiligheid van het jaar 2020. Een
Versnelde implementaties op het gebied van informatiebeveiliging hebben ook een keerzijde. De impact van een
crisis
als
corona,
een
groeiende
delegatie
van
taken
naar
gemeenten
en
de
verder
uitbreidende
verantwoordingsplicht op het gebied van bedrijfsvoering, informatieveiligheid en privacy, hebben ook in 2021
gezorgd voor een verhoging van de werkdruk waardoor informatieveiligheid op gespannen voet komt te staan met
de uitvoering van de reguliere taken.
Privacy
Uit de jaarlijkse privacyrapportage over 2021 is gebleken dat Tholen structureel werkt aan het verbeteren van de
privacybescherming van burgers en medewerkers. De komst van de Privacy
Officer zorgt ervoor dat de
verbeteringen die in 2020 zijn gedefinieerd voor een groot deel zijn afgerond, of onder handen zijn.
In 2021 zijn verschillende privacytoetsen (data protection impact assessments (DPIA) uitgevoerd voor nieuwe
initiatieven, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Op deze manier waarborgt Tholen dat de privacy van
betrokkenen gewaarborgd wordt vanaf de start van de gegevensverwerkingen.
In het kader van het project ‘Procesmatig werken’ is een nieuw register van verwerkingen opgeleverd. In dit
register is weergegeven welke persoonsgegevens de gemeente verwerkt, met welk doel en op basis van welke
wettelijke grond. Dit biedt inzicht voor de interne organisatie, externe toezichthouders en inwoners op de
verwerkingen van persoonsgegevens.
Doorlopend zijn in 2021 acties ondernomen om het bewustzijn van privacyrisico’s te vergroten bij medewerkers
van
gemeente
Tholen.
Er
zijn
e-learnings
aangeboden
waarin
medewerkers
informatie
kregen
hoe
zij
bijvoorbeeld een phishingmail kunnen herkennen en hoe daarmee omgegaan moet worden. Daarnaast zijn
phishingtests uitgevoerd. Doordat medewerkers privacyrisico’s herkennen, kunnen zij de kans op incidenten
verkleinen.
Hoewel de gemeente in 2021 heeft aangetoond dat zij privacy steeds volwassener beheerst, blijft verbetering
mogelijk en noodzakelijk. Daarom zijn n.a.v. de jaarcontrole over 2021 nieuwe verbeterpunten geformuleerd die in
2022 opgepakt zullen worden.
Huisvesting & Services
In 2021 hebben o.a. de volgende werkzaamheden plaatsgevonden:
Op 15, 16 en 17 maart is er ondersteuning verleend aan de landelijke verkiezingen;
Eind 2021 heeft de aanbesteding plaatsgevonden voor de nieuwe kopieer- en printapparatuur;
Ook de beveiliging van onze gemeentelijke gebouwen is in 2021 opnieuw aanbesteed;
Voor de interne beveiliging in het gemeentehuis is in 2021 het project “Toegangscontrole” opgestart. De
nadere uitwerking hiervan zal in 2022 plaatsvinden;
Voor
het
vlaggen
bij
speciale
gebeurtenissen
is
er
een
extra
vlaggenmast
bijgeplaatst
voor
het
gemeentehuis.
Documentaire informatievoorziening en Oud Archief
Documentaire Informatievoorziening
Achterstanden in het oude documentaire informatiesysteem Corsa werden bijgewerkt door inzet van externe hulp.
Dat zal in 2021 afgerond kunnen worden, zodat het daarna in het Elektronisch archiefdepot kan worden
opgenomen. Op momenten dat de druk bij DIV wat minder was werd ook daar ingezet op het wegwerken van
achterstanden en bijwerken van registraties.
Oud Archief
Vanaf maart is de studiezaal van het oud-archief gesloten door de coronamaatregelen. De medewerkers dienden
zoveel mogelijk vanuit huis te werken. De vrijwilligers konden ook niet meer naar het gemeentehuis komen. De
dienstverlening is echter wel doorgegaan. Vragen werden digitaal afgewerkt. Verzoeken om stukken in te zien
konden vaak worden behandeld door de stukken digitaal toe te sturen. In uitzonderlijke gevallen werden
bezoekers ontvangen om stukken in te zien, bijvoorbeeld omdat een restauratie daarvan afhankelijk was. Door de
Coronacrisis zijn veel meer mensen
digitaal op zoek gegaan
naar informatie. Ook
de website
van het
gemeentearchief heeft daardoor meer bezoekers getrokken. Verder is hard doorgewerkt aan het digitaliseren van
oude archieven om ze op termijn beschikbaar te gaan stellen via de website van het gemeentearchief. Vanuit huis
zijn veel bestanden in het archiefbeheerssysteem nader ontsloten.
Verder is veel aandacht besteed aan de voorbereidingen voor de inrichting van een Elektronisch archiefdepot (E-
depot) bij het Zeeuws Archief voor de digitale gemeentearchieven. Het aansluittraject van de gemeente bij het
elektronisch archiefdepot is formeel gestart.
