PARAGRAAF BEDRIJSFVOERING
Inleiding
De veranderende rol van de overheid, de steeds verdergaande digitalisering van de samenleving en de schaarste
van beschikbare middelen vragen om een permanente doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Primair is die
doorontwikkeling gericht op verbetering van de dienstverlening aan de burger. Onze leidraad daarbij is het
coalitieprogramma ‘Samen Leven’. De zeven opgaven die benoemd zijn in het coalitieprogramma geven richting
aan de ontwikkeling van onze dienstverlening. De bedrijfsvoering moet daarop aansluiten. Wij zijn van mening dat
de een ‘platte’, flexibele, efficiënt ingerichte en effectieve organisatie noodzakelijk is om aan de eisen van de
samenleving te kunnen voldoen. De primaire teams in het sociaal domein en in het ruimtelijk domein moeten zich
zoveel als mogelijk kunnen wijden aan hun inhoudelijke kerntaak. De ondersteunende teams (Middelen,
Facilitaire Zaken, Concernzaken) adviseren en ontzorgen de primaire teams zo veel mogelijk op de taken die
bedrijfsvoering betreffen, zonder de verantwoordelijkheid daarvoor over te nemen.
Randvoorwaarden die in dit geheel cruciaal zijn raken alle aspecten van de bedrijfsvoering. We noemen in dit
kader:
Een heldere en toekomstgerichte visie op Informatievoorziening;
Een goed functionerende ICT-omgeving;
Voldoende financiële middelen om te investeren in ontwikkelingen en noodzakelijke maatregelen;
Voldoende personeel met de juiste opleiding en vaardigheden;
Een organisatiecultuur die gericht is op leren en ontwikkelen.
Coalitieprogramma Samen Leven, en daarna?
Eén van de zeven opgaven uit het coalitieprogramma is het vormgeven van de veranderende rol burger-overheid
en de gevolgen daarvan voor de dienstverlening. In die opgave staan een tweetal speerpunten benoemd die een
directe relatie hebben met bedrijfsvoering:
1.
Het doorontwikkelen van dienstverlening en organisatie;
2.
Verdergaande digitalisering.
Na de gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart zullen we bezien of het nieuw op te stellen beleidsprogramma
van de gemeenteraad leidt tot andere speerpunten en zo nodig onze inspanningen daarop aanpassen.
Ten behoeve van de doorontwikkeling van de dienstverlening zijn in 2021 een visie en een actieprogramma
opgesteld. We willen de waardering voor de dienstverlening aan burgers en ondernemers aanzienlijk verbeteren
en streven een score na van 8,0. Dat is een behoorlijke ambitie en zal de nodige inzet en discipline vergen van
ons allemaal. Wij willen deze score bereiken via zes principes van dienstverlening:
a.
De mens centraal.
We gaan uit van het principe ‘Mens centraal’. De vraag van de burger is leidend. Wij passen ons daarop aan
ongeacht de vraag of ongeacht het kanaal wat de burger kiest. Flexibele oplossingen met de mogelijkheid
meerdere kanalen en ingangen te gebruiken. We zijn flexibel en werken efficiënt. In onze dienstverlening
bewaken we wel het algemeen belang.
b.
Digitaal waar het kan.
We willen daar waar mogelijk verder digitaliseren zonder daarbij de menselijke maat uit het oog te verliezen en
waarbij de mens centraal staat. We willen burgers verleiden tot digitale dienstverlening. Geen moeten in
digitaliseren, maar mogen. Veilig en betrouwbaar.
c.
Persoonlijk en nabij waar nodig.
We leveren op tijd juiste en actuele producten en informatie. En we doen wat we beloven. Onze dienstverlening is
snel, begrijpelijk, toegankelijk, persoonlijk en tijd- en plaats-onafhankelijk.
d.
Betrouwbaar en gemakkelijk.
We helpen mensen die zijn vastgelopen in het (digitale) systeem. Of wel door hen daadwerkelijk te helpen, ofwel
door
hen
door
te
verwijzen
naar
een
medewerker
die
daadwerkelijk
kan
helpen.
Het
kan
gaan
om
laaggeletterden, mensen die digitaal minder vaardig zijn en complexe zaken. En ook al doen we alles zo veel
mogelijk digitaal: mensen zijn en blijven van harte welkom op ons gemeentehuis.
e.
Samen.
We werken vanuit gedeeld eigenaarschap samen met onze burgers, waarin samen verantwoordelijkheid wordt
genomen voor vraagstukken die zich voordoen in de samenleving. Telkens zal geïnvesteerd worden in het
verbinden van mensen.
f.
Eén overheid.
We werken samen met andere overheden en maatschappelijke instellingen aan een samenhangend aanbod van
informatie, transacties en dienstverlening en kiezen oplossingen vanuit de filosofie van ‘mens centraal’: integraal
en probleemoplossend.
In het actieprogramma wordt aangegeven welke stappen we in 2022 gaan zetten. ‘Dienstverlening van 6,4 naar
een 8’ is niet zozeer een project met een vastomlijnde definitie in tijd, kwaliteit en geld, maar eerder een
programma. Het programma heeft wel een duidelijk doel, namelijk de waardering van de dienstverlening op te
stuwen naar een 8. Aan het eind van het jaar wordt via de burger- en ondernemerspeiling bepaald of we op de
goede weg zitten.
Personeel en organisatie
De toegestane formatieomvang is voor 2022 berekend op 184,9 FTE. Ten opzichte van 2021 (175,7FTE) laat de
toegestane formatieomvang een aanzienlijke stijging zien. Beleidskeuzes uit de Kadernota 2022 zijn daarvan de
oorzaak. Zowel in het ruimtelijk domein als in het sociaal domein staan we voor uitdagingen en heeft de
gemeente
ambities.
In
een
steeds
krapper
wordende
arbeidsmarkt
wordt
het
moeilijker
om
voldoende
gekwalificeerd personeel aan te trekken (en te behouden). We investeren daar in door op vernieuwende
manieren te werven en ons HRM-beleid aan te passen en toekomstgericht te maken. Het beleid rust op 4 pijlers:
(1) vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, (2) flexibiliteit en taakvolwassenheid, (3) cultuur en leiderschap en (4)
leren en ontwikkelen.
Organisatie
De werkwijze van de organisatie wordt ook vertaald in de manier waarop we het werk organiseren: flexibel en
wendbaar,
in teams met de processen als uitgangspunt. In de praktijk krijgt dat nu handen en voeten. Nu is het
zaak door te ontwikkelen met een verdergaande mate van bevoegdheden en verantwoordelijkheden (dicht bij de
klant). Een en ander heeft ook gevolgen voor de ondersteuning van medewerkers. Het management geeft sturing
aan de organisatie volgens het principe van dienend leiderschap. HR-beleid en Planning & Control-instrumenten
ontwikkelen mee met de veranderende organisatie.
Concerncontrol
Interne controle wordt uitgevoerd conform het door het college vastgestelde Interne Controleplan. De bevindingen
van de interne controle worden door de externe accountant betrokken bij de controle van de jaarrekening. Uit de
managementletter 2020 kunnen we opmaken dat de beheersing van significante processen, rekening houdend
met de aanvullende gegevensgerichte maatregelen (VIC) die wij als gemeente
uitvoeren, als voldoende
aangemerkt wordt. De processen waar de meeste risico’s in worden onderkend betreffen het inkoopproces, de
uitkeringen binnen het sociaal domein, de waardering van grondexploitaties en de voorzieningen die vanwege
COVID-19
hebben
stilgelegen.
Uit
de
bevindingen
van
de
accountant
komen
diverse
verbeterpunten
/
aandachtspunten voort. In grote lijnen zijn die als volgt samen te vatten:
Er komt steeds meer aandacht voor de zichtbare vastlegging van onderkende (fraude)risico’s en de daarbij
behorende mitigerende beheersingsmaatregelen. Met het oog op de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording ,
welke
ingaat
vanaf
boekjaar
2022,
vormt
een
geformaliseerde
frauderisicoanalyse
een
belangrijke
voorwaarde om een gedegen uitspraak te kunnen doen over de rechtmatigheid. De wens is om deze
frauderisicoanalyse op korte termijn te formaliseren.
De
accountant
legt
steeds
meer
nadruk
op
de
beoordeling
van
de
automatiseringsomgeving:
betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Op deelgebieden is de
betrouwbaarheid ontoereikend. Deze bevinding onderschrijven wij. Niet voor niets leggen wij nadruk op de
noodzaak tot het investeren in informatieveiligheid;
Met de komst van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2022 en de keuze die wij als
gemeente maken inzake de verdedigingslinies en de na te streven variant inzake rechtmatigheid, kan de
meerwaarde van de VIC voor de organisatie & onze controle worden vergroot door ‘in de eerste en tweede
proceslijnen nog explicieter aandacht te geven aan de opzet en inrichting van de AO/IB per proces alsmede
de advisering daaromtrent. Verdergaande benutting van het zaaksysteem kan daarbij uitkomst bieden.
Er wordt steeds meer nadruk gelegd op actuele procesbeschrijvingen met onderkende frauderisico’s en hoe
deze risico’s aan de hand van interne beheersingsmaatregelen gemitigeerd worden. Voor significante risico’s
vinden derhalve geen interne beheersingsmaatregelen zichtbaar plaats.
Deze overige verbeterpunten pakken wij planmatig op, waar mogelijk in combinatie met het LEAN maken van
processen en het voldoen aan eisen die informatieveiligheid en privacywetgeving stellen.
Rechtmatigheidsverantwoording
In juni 2021 is door de overheid kenbaar gemaakt dat de wetswijziging in het kader van de rechtmatigheid in de
jaarrekening niet meer in zal gaan vanaf boekjaar 2021, maar pas vanaf boekjaar 2022. Als gevolg van deze
wetswijziging dient het college vanaf het boekjaar 2022 zelf een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken
op te nemen. Op dit moment verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel over zowel
de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. Vanaf 2022 verstrekken de externe
accountants alleen nog een controleverklaring met een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening.
Intern zijn de eerste stappen gezet met de opzet van een plan van aanpak. Boekjaar 2021 wordt aangemerkt als
leer- en overdrachtsjaar.
Data gedreven werken
Het optimaal benutten van data in bedrijfsprocessen wordt steeds belangrijker. Het monitoren van ontwikkelingen
en benchmarking zijn daar voorbeelden van. Met name in het sociaal domein hebben we op dat terrein het
afgelopen jaar flinke stappen vooruit gezet. Maar ook op het gebied van dienstverlening en in de financiële
verantwoording ontwikkelen we daarin door. Door het plukken van laaghangend fruit proberen we enthousiasme
te creëren in de organisatie. Maar data gedreven werken gaat veder. Data gedreven werken is werken op basis
van feiten uit de samenleving, die verzameld worden in de vorm van data, geanalyseerd worden naar informatie,
samen met domeinkennis op de juist manier geïnterpreteerd worden naar bruikbare inzichten, en om op basis
van deze inzichten een zo geïnformeerd mogelijk besluit te nemen wat een hogere waarde geeft voor de
samenleving. Zo ver gaan we nu nog niet. Er wordt een visie opgesteld waarin we onze ambitie bepalen. Op
basis van die visie stellen we een plan van aanpak op.
Informatisering & automatisering
Ontwikkelingen ICT
De ICT-infrastructuur wordt voor een groot deel ondergebracht in een gezamenlijke
ICT-infrastructuur
met
de
deelnemers
van
de
GR
ICT
WBW.
Dit
zorgt
voor
verdergaande standaardisatie en draagt bij aan effectiever en efficiënter ICT-beheer.
In 2020 en 2021 zijn stappen gezet met het organisatiebreed mogelijk maken van
digitaal overleggen en een verdere doorontwikkeling van het digitaal samenwerken.
In 2022 zal telefonie verder geïntegreerd worden in
de nieuwe mogelijkheden en
werken we verder aan de digitale vaardigheden van de organisatie.
Verdergaande digitalisering
Ook in 2022 volgen we landelijke ontwikkelingen als Digitale Agenda 2024, de Wet
Digitale Overheid, Common Ground en ‘Samen Organiseren’ en vertalen deze naar
onze visie op dienstverlening en het informatiebeleid en we nemen de benodigde
maatregelen op het gebied van informatievoorziening en ICT. Hierbij zorgen we dat
we voldoen aan (landelijke) standaarden, informatieveiligheid en privacy normen.
Datagestuurd werken
We
onderzoeken
wat datagestuurd werken
voor
onze
dienstverlening
en
bedrijfsvoering kan betekenen en hoe we hier verder vorm aan kunnen geven. Hierbij
zoeken we waar mogelijk de aansluiting bij regionale initiatieven.
Informatiebeveiliging
Het
uitgangspunt
voor
informatiebeveiliging
is
de
Baseline
Informatiebeveiliging
Overheid (BIO). De implementatie daarvan gebeurt op basis van risico’s. Oftewel: de
focus ligt op het implementeren van maatregelen om de hoogste risico te beheersen.
Informatieveiligheid
staat
onder
druk.
De
digitale
criminaliteit
evolueert
en
professionaliseert
in
een
snel
tempo
en
de
ambtelijke
organisatie
kent
vele
uitdagingen. In 2022 gaat de aandacht uit naar het herijken van risico’s en gaat de
aandacht uit naar een combinatie van technische en organisatorische maatregelen.
Voor de beveiliging van de ICT-infrastructuur wordt in 2022 wederom een fors beroep
gedaan
op
de
gemeenschappelijke
regeling
ICT-WBW.
Daarbij
wordt gericht op
gestandaardiseerde
oplossingen
zoals
in
GGI-Veilig,
dat
gemeenten
helpt
hun
digitale weerbaarheid te verhogen en hun ICT-infrastructuur veiliger te maken met
onder
meer
actieve
netwerk
monitoring
voor
het
bewaken
van
dataverkeer.
Daarnaast richt de aandacht zich op het afstemmen van beveiligingsprocessen zoals
het incidentmanagement en de borging van de beveiliging van mobiele apparaten.
Dit
zijn
noodzakelijke
structurele
inspanningen
om
de
processen
en
het
instrumentarium van de ambtelijke organisatie op een veilig niveau te houden.
Daarbij
past het
continu bewust
maken
van
medewerkers,
bestuur,
directie
en
managent van
het
belang
van
informatieveiligheid. Dat
roept
vooral
om
actief
commitment, sturing en blijvende investeringen in kennis en interventies welke hand
in
hand
moeten
gaan
met het
goed
organiseren
van
rollen,
taken
en
verantwoordelijkheden, zodat
het
verantwoordelijke
lijnmanagement
in
staat kan
worden gesteld
de
maatregelen
voor
informatieveiligheid
te
implementeren in een
Planning & Control cyclus.
Documentaire Informatievoorziening
Aangezien steeds meer processen in het zaaksysteem een eigen zaaktype krijgen
en steeds meer correspondentie via dit systeem loopt wordt het aantal te registreren
stukken bij het cluster steeds minder. De aandacht zal steeds meer komen te liggen
op de kwaliteit van de registraties en volledigheid van de zaken. Komend jaar zal
bovendien de focus liggen op vernietiging binnen het zaaksysteem van afgedane
zaken
die
voor
vernietiging
in
aanmerking
komen.
Uit
het
oude
documentmanagementsysteem
Corsa
zal
de
nog
te
bewaren
informatie
worden
geconverteerd of overgedragen naar het elektronisch archiefdepot. Ook de komst
van de Wet Open Overheid (WOO) vergt extra aandacht voor het op orde krijgen van
de informatiehuishouding. Om dit alles in goede banen te leiden zal een coördinator
DIV worden aangesteld.
Oud archief
Komend jaar zal definitief de eerste overbrenging van digitaal archiefmateriaal naar
het elektronisch archiefdepot gaan plaats vinden. De te bewaren dossiers uit Corsa
zullen middels het
TMLO
worden
overgezet.
Komende
jaren
zullen
ook
voorbereidingen worden getroffen om andere systemen aan het archiefdepot over te
dragen. Door de pandemie moesten de vele vrijwilligers ook thuis blijven. Komend jaar
gaan
we
ervan
uit
dat
de
verdere
digitalisering
weer
opgepakt
kan
worden.
De
website
ondergaat
een
vernieuwing
zodat
de
archiefbescheiden
die
de
laatste
jaren reeds gedigitaliseerd zijn ook online aangeboden kunnen worden aan het grote
publiek.
Afgelopen
jaren
zijn
door
het
gemeentearchief
nogal
wat
archieven
en
collecties
in
bewaring
genomen.
De
bewerking
daarvan
is
voor
een
deel
blijven
liggen en zal vanaf 2022 weer opgepakt gaan worden. De samenwerking met de
heemkundekringen op het gebied van de online ontsluiting van hun beeldcollecties
zal
verder
vorm
gaan
krijgen.
Komend
jaar
zullen
die
collecties
ook
via
de
gemeentelijke
website
beschikbaar
gaan
komen.
De
werkzaamheden
van
de
gemeentearchivaris zullen voor een deel verschuiven naar het beleidsterrein erfgoed
waardoor dit meer aandacht zal krijgen binnen de gemeente.
Huisvesting & Services
Het huurcontract met B&B beveiliging is in 2021 beëindigd. Aan invulling van de
vrijkomende ruimtes wordt intern aandacht besteed.
De herhuisvesting van het KCC en het uitbreiden c.q. inrichten van extra vergaderruimtes staat op de agenda,
evenals het vervangen van de paslezers.
