Paragraaf Bedrijfsvoering
Algemeen
In deze paragraaf komen aan de orde Personeel, Organisatie, Concerncontrol, Informatisering & Automatisering,
en Facilitaire Zaken.
Bedrijfsvoering en COVID
De impact van de pandemie op de bedrijfsvoering is enorm. Al in maart 2020 hebben wij de eerste stappen gezet
om ervoor te zorgen dat het grootste deel van de organisatie thuis kon werken. We hebben prioriteit gelegd bij de
kritieke processen: processen die geen dag uitstel kunnen velen. Daarna volgden ook de ander processen. Voor
aanvang van de zomer konden vrijwel alle medewerkers thuis werken door versnelde aanpassing van de
werkplekken op kantoor en door het faciliteren van de benodigde apparatuur als laptops en mobiele telefoons. In
het gebouw zijn de nodige maatregelen getroffen, zodat medewerkers die daar voor de uitoefening van hun taak
aanwezig moeten zijn, bestuurders en burgers veilig ontvangen kunnen worden. Zo zijn er onder meer looproutes
aangegeven, schermen geplaatst bij balies en desinfectiemiddel en mondkapjes geplaatst bij alle ingangen.
Vergader- en overlegruimtes werden heringericht evenals de raadszaal met inachtneming van de nodige 1,5
meter afstand en looproute. Ook zijn een tweetal ruimtes geschikt gemaakt voor ‘hybride’ vergaderen: een aantal
deelnemers kunnen dan fysiek aanwezig zijn, terwijl anderen van huis uit deelnemen aan de vergadering. Het tijd-
en plaatsonafhankelijk werken heeft zo noodgedwongen een enorme vlucht genomen. Wij hebben een werkgroep
ingesteld die nadenkt over het gebruik van ons gebouw in het post-corona tijdperk. Wij verwachten medio 2021
een visie op het nieuwe kantoorconcept en een globaal plan van aanpak.
Personeel
168,3 FTE in dienst
Op 31 december 2019 was er een toegestane personele bezetting van 176,2 FTE. In 2020 is de formatie gedaald
met 0,7 FTE naar 175,7 FTE. Van de toegestane formatie was op 31 december 2020 7,4 FTE niet ingevuld,
onder meer wegens vacatures. Ultimo 2020 was er derhalve 168,3 FTE in dienst.
200 medewerkers
Niet alle medewerkers werken fulltime. De bovengenoemde 169,9 FTE werd op 31 december 2020 ingevuld door
200 medewerkers. Bij een dalende formatie hebben we te maken met een groeiend aantal medewerkers. Het
aantal parttime werkende medewerkers neemt dus toe
2020
2019
Man:
100 (50%)
97 (49%)
Vrouw:
100 (50%)
101 (51%)
Fulltime:
107 (54%)
107 (54%)
Parttime:
93 (48,5%)
91 (46%)
Gemiddelde leeftijd
47,9
48,1
Uitstroom
11
12
Instroom
11
14
De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is weer licht gedaald, wat betekent dat de instroom van personeel
jonger is dan de uitstroom.
Generatiepact
Per 1-1-2020 namen 14 personen deel aan het generatiepact. Met een uitstoom en een instroom van 3 personen
bleef het totaal aantal deelnemers gelijk. De generatiepactregeling houdt in dat medewerkers maximaal 10 jaar
voor hun pensioengerechtigde leeftijd minder gaan werken tegen gunstige voorwaarden: 80% werken tegen 90%
salaris en 100% pensioenopbouw. Daardoor ontstaat ruimte in de formatie die we invullen met jongere
medewerkers. Het generatiepact dient twee doelen: oudere medewerkers blijven inzetbaar en halen op een
prettige
manier
de
pensioengerechtigde
leeftijd
en
de
organisatie
bouwt
aan
een
toekomstbestendig
personeelsbestand, waarbij opgebouwde ervaring geleidelijk wordt vervangen en jong elan de ruimte krijgt om te
groeien en ontwikkelen.
Verzuim door ziekte: 4,8%
Dit verzuimcijfer is exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. Het verzuimpercentage is ten opzichte van 2019
(4,9%) licht gedaald met 0,1%. Gemiddeld meldde een medewerker zich 0,8 keer ziek in 2020. Ten opzichte van
2019 (1,1) bedraagt de daling 0,3.
Organisatieontwikkeling: Tholen, met de tijd mee
Het project Organisatievorm heeft geleid tot een eenvoudige structuur. Het sectorenmodel is afgeschaft en in
plaats daarvan werken we met een directieteam en teamleiders. Er is een nieuwe organisatieverordening
vastgesteld.
De teams werken zelfstandig en worden gecoacht door de teamleider. De bevoegdheden zijn dichter bij de klant
gelegd; het mandaatbesluit is daarop aangepast. De pilot met de teams zonder teamleider heeft belangrijke
inzichten opgeleverd en loopt door.
Concerncontrol
Interne Controle
Verbijzonderde Interne controle is uitgevoerd conform het door het college op 20 augustus 2019 vastgestelde
Interne Controleplan 2019-2020. De bevindingen van de interne controle zijn door de accountant betrokken bij de
controle van deze jaarrekening. De jaarrekeningcontrole zal dit jaar voor de eerste keer gebeuren door Baker
Tilly. Uit de managementletter 2020 blijkt dat de wijze waarop de administratieve organisatie en interne
beheersing is vormgegeven en wordt uitgevoerd in opzet over het algemeen adequaat is. Processen met
belangrijke aandachtspunten betreffen het proces inzake inkopen en uitkeringen binnen het sociaal domein.
Verder zijn er diverse aanbevelingen gegeven om de interen beheersing te kunnen verbeteren. Per punt heeft het
college een follow-up voorgesteld.
De managementletter is, samen met de bevindingen uit de verbijzonderde
interne controle, donderdag 15 april behandeld in de gemeenteraad.
Rechtmatigheidsverantwoording
Door een wetswijziging in het kader van de rechtmatigheid in de jaarrekening zal het college vanaf het boekjaar
2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken. Op dit moment verstrekken externe
accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen
van gemeenten. De externe accountants geven in de toekomst dan nog een controleverklaring af met alleen een
oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief dan de rechtmatigheidsverantwoording door het
college van B en W die in de jaarrekening wordt opgenomen.
Intern zijn de eerste stappen gezet. Onder begeleiding van Baker Tilly is het DT, college van B&W en een
delegatie van de gemeenteraad inmiddels bijgepraat over de zaken die gaan veranderen door de komst van de
rechtmatigheidsverantwoording. Verdere uitwerking zal gedurende het jaar 2021 volgen.
Informatisering en automatisering
Informatiebeleid
Het informatiebeleid is in 2017 vastgesteld door ons college en MT. In het beleid zijn de strategische kaders
geschetst voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Het informatiebeleid helpt bij het sturen en
beheersen van de informatievoorziening. We hebben de nodige acties uitgevoerd om de basis op orde te krijgen
en te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De prioriteit lag in 2020
op de bedrijfscontinuïteit in relatie tot de pandemie. De actualisatie van het informatiebeleid is nu gepland in
2021.
ICT
In 2020 is een onderzoek uitgevoerd naar onze (toekomstige) ICT-dienstverlening. Dit in vervolg op de
oriënterende gesprekken ICT GR de Bevelanden. Dit onderzoek heeft geresulteerd in een advies om de ICT-
dienstverlening te blijven afnemen bij ICT West Brabant West (WBW). In 2020 is de basis verder op orde
gebracht ter voorbereiding van de vervanging van de lokale ICT-infrastructuur door een gezamenlijke ICT-
infrastructuur. In 2021 gaan de deelnemers en ICT WBW uitvoering geven aan de implementatie van de
gezamenlijke ICT-infrastructuur. Dat gebeurt zonder de deelnemer Bergen op Zoom: deze gemeente heeft
besloten om uit te treden per 31 december 2021.
Dienstverlening
In 2020 is een start gemaakt met de herijking van onze visie op dienstverlening, waarbij vanzelfsprekend ook de
digitale dienstverlening aan de orde komt. Eind 2019 hebben we een burger- en ondernemerspeiling uitgevoerd.
De uitkomsten daarvan zijn in 2020 gepubliceerd op waarstaatjegemeente.nl. In 2021 komt de herijkte visie in de
gemeenteraad aan de orde.
Informatiebeveiliging
Door
middel
van
een
risicoanalyse
zijn
risico’s
en
bedreigingen
geformuleerd
voor
de
gemeentelijke
informatiehuishouding. In het Informatieveiligheidsplan zijn vervolgens maatregelen benoemd. In 2020 is door de
gemeenteraad budget beschikbaar gesteld voor onder andere het plannen en verbeteren van Logging op top-
kritische applicaties, het verankeren van het autorisatiebeheer en pentesten. Verrast door de situatie met corona
is tegelijkertijd veel aandacht uitgegaan naar het versneld en veilig inrichten van digitale thuiswerkplekken en het
gecontroleerd verstrekken van apparatuur aan medewerkers. Er blijft aandacht voor het bewust maken van
medewerkers van actuele dreigingen en hoe zij zich daartegen kunnen beschermen. In dat kader zijn er phishing-
simulaties uitgevoerd. Over het jaar 2019 is via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
verantwoording afgelegd aan het college, de gemeenteraad en de rijksoverheid over informatieveiligheid.
Privacy
Uit
de
privacyrapportage
over
2019
bleek
dat
Tholen
structureel
werkt
aan
het
verbeteren
van
privacybescherming van burgers en medewerkers. Uit de rapportage zijn verbeterpunten voortgekomen die
zorgen voor een verdere ontwikkeling van privacybescherming. In 2020 zijn een aantal van deze punten
opgepakt. De sectorspecifieke wetgeving waarin privacy eisen staan worden steeds verder in kaart gebracht.
Daarnaast is gestart met het herzien van het register van verwerkingen, een overzicht van alle persoonsgegevens
die binnen de gemeente worden verwerkt. Ook is een nieuw proces in gebruik genomen om privacy risico’s te
beperken bij de aankoop van IT-componenten en het lanceren van nieuwe processen.
Verder is een privacy officer aangetrokken. Deze privacy officer zal de uitvoerende privacy taken op zich nemen.
De functionaris gegevensbescherming houdt zich daardoor enkel nog bezig met advisering en controles bij
privacyvraagstukken. Daarmee is de organisatorische inrichting qua privacy conform de best practices.
Huisvesting & Services
In september is een nieuwe aanbesteding georganiseerd voor vervanging van de bureaustoelen.
Het afscheid van gemeentesecretaris, griffier en burgemeester werd (vanwege COVID-19) in aangepaste vorm
georganiseerd
in
samenwerking
met
griffie
en
communicatie.
Ook
de
indiensttreding
van
de
nieuwe
gemeentesecretaris en de installatie van de nieuwe burgemeester vonden in aangepaste vorm plaats.
Documentaire informatievoorziening en Oud Archief
Documentaire Informatievoorziening
Achterstanden in het oude documentaire informatiesysteem Corsa werden bijgewerkt door inzet van externe hulp.
Dat zal in 2021 afgerond kunnen worden, zodat het daarna in het Elektronisch archiefdepot kan worden
opgenomen. Op momenten dat de druk bij DIV wat minder was werd ook daar ingezet op het wegwerken van
achterstanden en bijwerken van registraties.
Oud Archief
Vanaf maart is de studiezaal van het oud-archief gesloten door de COVID-19 maatregelen. De medewerkers
dienden zoveel mogelijk vanuit huis te werken. De vrijwilligers konden ook niet meer naar het gemeentehuis
komen. De dienstverlening is echter wel doorgegaan. Vragen werden digitaal afgewerkt. Verzoeken om stukken
in te zien konden vaak worden behandeld door de stukken digitaal toe te sturen. In uitzonderlijke gevallen werden
bezoekers ontvangen om stukken in te zien, bijvoorbeeld omdat een restauratie daarvan afhankelijk was. Door de
Coronacrisis zijn veel meer mensen
digitaal op zoek gegaan
naar informatie. Ook
de website
van het
gemeentearchief heeft daardoor meer bezoekers getrokken. Verder is hard doorgewerkt aan het digitaliseren van
oude archieven om ze op termijn beschikbaar te gaan stellen via de website van het gemeentearchief. Vanuit huis
zijn veel bestanden in het archiefbeheerssysteem nader ontsloten.
Verder is veel aandacht besteed aan de voorbereidingen voor de inrichting van een Elektronisch archiefdepot (E-
depot) bij het Zeeuws Archief voor de digitale gemeentearchieven. Het aansluittraject van de gemeente bij het
elektronisch archiefdepot is formeel gestart.
