Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Van De Tafel van 15 2.0 naar het OZO en Regiobureau
Per 1 juni 2019 zijn zowel OZO als het Regiobureau van start gegaan. De Tafel van 15 en de daarbij
behorende overlegstructuren zijn daarmee tot het verleden gaan behoren.
Qua structuur is ervoor gekozen om overleggen per thema te gaan houden. Het betreft de volgende thema’s:
Bestuur en financiën, Klimaat en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt,
Mobiliteit.
Voor
het
sociaal
domein
blijft
de
bestaande
situatie
nog
even
bij
het
oude
vanwege
de
ontwikkelingen in de Zeeuwse samenwerking.
Uit een in 2020 gehouden evaluatie blijkt dat het OZO op weg is naar vlieghoogte. De overheden kunnen via
het OZO samenwerkingskracht vergroten, beter samen als één overheid optreden en overtuigender lobbyen.
De
structuur
van
het
OZO
en
het
compacte
Regio
bureau
bieden
hiervoor
een
goede
basis.
De
aanbevelingen
in
het
evaluatierapport
richten
zich
op
hoe
vanuit
de
bestaande
basis
een
effectieve
samenwerking verder gestimuleerd wordt. Het is daarvoor cruciaal om de strategische opgaven scherp in
beeld
te
hebben
en
voortdurend
vanuit
duidelijke
bestuurlijke
en
ambtelijke
rollen
met
elkaar
verantwoordelijkheid te dragen voor de samenwerking. Daarbij is het ook belangrijk om steeds in te zetten
op een nauwe betrokkenheid van alle deelnemers. Dat verbroedert ook en geeft energie. Met die elementen
is het OZO een krachtig, effectief en succesvol samenwerkingsplatform voor alle Zeeuwse overheden.
GR Samenwerking De Bevelanden
De gemeente Reimerswaal neemt aan tal van verplichte en niet verplichte samenwerkingsvormen deel. Dat
gebeurt zowel op publiekrechtelijke als privaatrechtelijke basis. Het is voor een gemeente van onze omvang
lang niet altijd mogelijk om alles in eigen beheer te (blijven) doen.
Binnen onze regio “De Bevelanden” werd na een lange en intensieve voorbereidingstijd op 1 januari 2015 de
GR Samenwerking De Bevelanden operationeel. Op basis van deze gemeenschappelijke regeling wordt op
de
volgende
taakvelden
samengewerkt
door
de
Bevelandse
gemeenten:
ICT/Informatievoorziening,
P&O/Salarisadministratie en Werk, Inkomen en Zorg (WIZ).
Burgertevredenheidsonderzoek (BTO)
In het eerste halfjaar van 2019 is er opnieuw een BTO uitgevoerd. De resultaten daarvan zijn in de loop van
2019 nader geanalyseerd.
Voor het BTO is een vragenlijst uitgezet onder 2.000 inwoners van de gemeente Reimerswaal van 18 jaar
en ouder, waarvan uiteindelijk 28% heeft gereageerd.
In de vragenlijst kwamen vier beleidsthema’s aan de orde:
Woon- en leefklimaat: Dit onderdeel gaat in op betrokkenheid bij- en inzet voor de buurt en
samenwerking en partnerschap met de gemeente;
Relatie inwoner-gemeente: Bij dit thema wordt aandacht besteed aan de netwerksamenleving en de
veranderende rol van burger en overheid;
Gemeentelijke dienstverlening: Hierbij gaat het over de dienstverlening via digitale faciliteiten en de
communicatie en voorlichting van de gemeente;
Zorg en welzijn: Dit onderdeel gaat in op de gezondheid van de inwoners en de mogelijkheden die zij
hebben om deel te nemen aan het maatschappelijk leven. Ook gaat het hier om vrijwilligerswerk en
mantelzorg.
In volgorde van vermelding zijn de gemeentelijke inspanningen op de betreffende thema’s door de inwoners
gewaardeerd met respectievelijk een 7,0, een 6,3, een 6,9 en een 6,8. De totale waardering is uitgedrukt in
een cijfer van 6,8.
In de rapportage zijn de resultaten van de gemeente Reimerswaal vergeleken met twaalf andere gemeenten
die aan het BTO hebben meegedaan en qua grootte vergelijkbaar zijn met Reimerswaal. Onze gemeente
scoort op alle thema’s wat hoger dan het landelijk gemiddelde, met als uitschieter de score bij het thema
Woon- en leefklimaat.
Tijdens een “Raadsdag” in januari 2020 zijn de resultaten van het BTO gepresenteerd en toegelicht aan de
raadsleden.
De uitkomsten van de periodieke BTO’s dienen nog steeds als input voor het doorvoeren van verbeteringen
in de dienstverlening. Dat is en blijft een continu proces.
Onlinedienstverlening
Wij investeren continu in het uitbreiden en verbeteren van onze onlinedienstverlening en in social media.
Zowel digitale producten, het digitaal maken van een afspraak en digitale communicatie zijn belangrijke
aandachtspunten.
Onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid
De
wettelijke
verankering
van
de
verplichting
om
periodiek
zogenoemde
doelmatigheid-
en
doeltreffendheidonderzoeken uit te voeren, is opgenomen in artikel 213a van de Gemeentewet. Het eerste
lid van het genoemde artikel bepaalt dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. De raad stelt hiervoor bij verordening regels vast.
Ter uitvoering en concretisering daarvan is eind 2003 door de gemeenteraad de “Onderzoeksverordening
van de gemeente Reimerswaal” vastgesteld. In het tweede halfjaar van 2021 en het eerste kwartaal van
2022 wordt beoordeeld of deze verordening (op onderdelen) moet worden geüpdatet. Als dit zo is, worden
de benodigde aanpassingen doorgevoerd en wordt de aangepaste verordening ter vaststelling voorgelegd
aan de gemeenteraad.
Voor het uitvoeren van de onderzoeken zoals bedoeld in artikel 213a Gemeentewet is een intern Auditteam
geformeerd. Ook is een Begeleidingscommissie geïnstalleerd. In de eerste helft van 2021 hebben het
Auditteam en de Begeleidingscommissie meerdere malen vergaderd over nieuwe onderzoeken, de werving
van nieuwe leden en de coördinatie en planning van de onderzoeken. Uit deze gesprekken is voortgekomen
dat sprake is van een lijst met mogelijke toekomstige onderzoeken inclusief prioritering, dat een nieuw
onderzoek is opgestart medio 2021 (1e prioriteit) en dat een coördinator is aangesteld die enerzijds de
verbinding vormt tussen Auditteam en Begeleidingscommissie en anderzijds een sparringpartner kan zijn
voor de leden van het Auditteam.
Management
Organisatiekoers gemeente Reimerswaal 2018
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Na een intensieve periode van voorbereiding werd in april 2018 een nieuwe Organisatiekoers door het
college van burgemeester en wethouders vastgesteld, onder de noemer:
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING.
In de loop van 2017 en 2018 zijn alle afdelingen in de gelegenheid gesteld om een bijdrage te leveren aan
de input voor deze Organisatiekoers. Iedere afdeling heeft van die mogelijkheid ook gebruik gemaakt.
De Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen die zich binnen de samenleving
voordoen en die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Er ligt een zware nadruk op
houding- en gedragsaspecten en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Deze koers vormt
het kompas voor de ambtelijke organisatie hoe te acteren binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders. Over de
Organisatiekoers wordt binnen de ambtelijke organisatie breed gecommuniceerd, onder meer door het
inzetten van de karakters “Rik en Wilma”.
De tekst van de Organisatiekoers is hierna integraal opgenomen.
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Onze toegevoegde
De gemeente is er voor de samenleving en de inwoners, die gezamenlijk de lokale
Waarde
samenleving vormen. De samenleving staat nooit stil en verandert voortdurend. Die
veranderingen zijn richtinggevend voor de organisatiekoers die wordt gevaren.
Maatwerk
De samenleving vraagt in toenemende mate om flexibiliteit in de manier waarop de
gemeente maatschappelijke opgaven oppakt. Elk probleem vraagt zijn eigen oplossing. Er
is een dringende behoefte aan het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Het
gaat daarbij om ‘eenieder het zijne te geven’. Bij regels gaat het niet om de regel op zich,
maar juist ook om de bedoeling daarachter.
Collectief
Als gemeentelijke organisatie hebben we een belangrijk adviserende rol richting bestuur
Belang
over het toetsen van individuele verzoeken van inwoners aan het algemene, collectieve
belang. Dat collectieve belang wordt beschreven in bestuurlijk vastgestelde kaders en
beschermd door wetgeving. Bij het toetsen van individuele verzoeken hebben wij een open
Open houding, dialoog en
houding en gaan wij de dialoog aan met de verzoeker. Wij gaan daarbij gemotiveerd op
Transparant
zoek naar oplossingen die transparant zijn voor de verzoeker en uit te leggen zijn aan de
samenleving.
In
het geval er geen maatwerk
oplossing
mogelijk is, leggen
we
dat
zorgvuldig en begrijpelijk uit.
Verbindingen,
In ons werk ligt de nadruk op het leggen van verbindingen. Werken binnen het openbaar
Mensenwerk
bestuur
is
mensenwerk.
Gemeenten
maken
onderdeel
uit
van
een
dynamische
netwerksamenleving,
waarbij
we
ook
als
ambtelijke
organisatie
steeds
opereren
in
Durf, vertrouwen,
wisselende netwerken, met een grote diversiteit aan rollen. Dat vereist durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid
flexibiliteit en lenigheid.
Integrale
Ook binnen onze eigen organisatie, denken en opereren wij horizontaal. Vragen en
benadering
problemen die zich aandienen worden integraal benaderd. We zijn daarbij enthousiast om
over onze eigen schuttingen heen te kijken en zoeken (project)samenwerking met zowel
andere afdelingen als overige betrokkenen indien vraagstukken dat vereisen.
Professioneel en
Als
uitgangspunt
bij
het
verrichten
van
onze
werkzaamheden
geldt
dat
wij
altijd
Betrouwbaar
professioneel, deskundig en integer handelen, een betrouwbare gesprekspartner zijn en
veilig omgaan met informatie en (persoonlijke) gegevens.
April 2018
Organogram
Hieronder is het organogram van de organisatie opgenomen. Per afdeling is ook de formatie vermeld. De
totale formatie bedraagt 132 fte (peildatum 1 januari 2021).
Gemeenteraad
Griffie
(19 Raadsleden)
(3 fte)
College van B&W
(1 Burgemeester;
3 Wethouders)
Directie
(2,22 fte)
Stafbureau
(3 fte)
Samenleving
Dienstverlening
Advies & Ondersteuning
Financiën
(22,28 fte)
(18,68 fte)
(15,37 fte)
(8,78 fte)
Gemeentewerken
(38,51 fte)
Ruimtelijke &
Economische
Ontwikkeling
(11,87 fte)
Bouwen, Milieu &
Handhaving
(8,72 fte)
NB: in deze formatie zijn eveneens opgenomen de werknemers die op de loonlijst staan als gevolg van politieke activiteiten.
Organisatieverordening
In de Organisatieverordening zijn de inrichting van de organisatie, de toewijzing van taken en rollen aan de
diverse,
binnen
de
organisatie
te
onderscheiden,
functionarissen,
diverse
overlegstructuren,
als
ook
afspraken op het gebied van beleidsvoorbereiding, -uitvoering en verantwoording vastgelegd.
Werkprocessen
Het blijft van belang om de actualiteit van de processen periodiek te toetsen en zo mogelijk verder te
optimaliseren. Eind 2016 is er een pilot gestart om met behulp van de LEAN-methode na te gaan of er
mogelijke verbeterpunten waren door te voeren in het proces Meldingen Openbare Ruimte. LEAN is een
methode die gebruikt wordt om een proces te verbeteren door de klant centraal te stellen en onnodige
stappen uit het proces te verbeteren. Inmiddels zijn de verbeterpunten in genoemd proces doorgevoerd.
In 2017 is de LEAN-methode toegepast op het proces “Basisregistratie Adressen en Gebouwen”. Ook dit
heeft geleid tot aanpassingen in het proces.
In 2018 is gestart met het optimaliseren van het besluitvormingsproces, dat eind 2019 werd geïntegreerd in
een nieuw zaaksysteem.
Nog in de tweede helft van 2021 wordt bezien of het “Verzekeringsproces” kan verbeteren door het gebruik
van de LEAN-methode. Verder wordt door de organisatie in brede zin aandacht besteed aan het verder
optimaliseren van het proces “Contracten” en alle daaruit voortvloeiende verplichtingen.
Naast
bovenstaande
worden
de
reguliere
processen
in
2021
en
2022
–
met
behulp
van
de
softwareapplicatie
‘Engage’
–
beschreven.
Dit
wordt
gedaan
in
het
kader
van
de
rechtmatigheidsverantwoording en het interne controleplan. Hierover wordt onder ‘Financiën’ op de volgende
pagina’s meer toegelicht.
Zaakgericht werken/Besluitvormingsproces
Zaakgericht
werken
is
een
manier
om
de
dienstverlening,
informatievoorziening
en
bedrijfsvoering
te
verbeteren. Bij
zaakgericht werken is
er
sprake van een koppeling tussen de klant,
het product, de
benodigde gegevens, de uit te voeren werkstroom en de relevante documenten. Het succes van zaakgericht
werken is en blijft afhankelijk van de mensen die de onderliggende processen uitvoeren.
Door de Bevelandse gemeenten en GR De Bevelanden is in 2017 besloten om gezamenlijk een Europese
aanbesteding te starten voor een nieuw zaaksysteem. Het nieuwe zaaksysteem is binnen de organisatie van
Reimerswaal eind 2019 in gebruik genomen en in 2020 en 2021 verder doorontwikkeld.
Vooruitlopend op de introductie van het nieuwe zaaksysteem zijn we binnen Reimerswaal druk bezig
geweest met het optimaliseren van het besluitvormingsproces. De opbrengst van alle inspanningen is in het
najaar
van
2019
integraal
vertaald
in
een
geoptimaliseerd
(digitaal)
besluitvormingsproces.
Het
besluitvormingsproces vormt een belangrijke basis voor het zaakgericht werken.
Huisvesting gemeentelijke organisatie
Om de afdeling Dienstverlening daadwerkelijk te kunnen laten uitgroeien tot hét eerste contactpunt tussen
burger/bedrijf en gemeente, zijn alle eerste fysieke klantcontacten geconcentreerd in de ontvangsthal van
het gemeentehuis.
Omschrijving
Realisatie
2020
Raming
2021
Begroting
2022
2023
Meerjarenraming
2024
2025
Schoonmaakkosten
75
73
73
73
73
73
Energie en belastingen
73
71
63
63
63
63
Onderhoud en
140
129
136
136
136
136
verzekeringen
Kapitaallasten
107
107
100
107
142
139
Totaal lasten
395
380
372
379
414
411
Huisvesting
Verhuur en overige
36
44
45
45
45
45
baten
Totaal baten
36
44
45
45
45
45
Huisvesting
Resultaat
359
336
327
334
369
366
Huisvesting
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Financiën
Planning en control-cyclus
De planning en control-cyclus wordt door de organisatie als leidraad gehanteerd voor het uitvoeren van de
werkzaamheden
in
de
jaarlijks
terugkerende
cyclus
van
kadernota,
begroting,
bestuursrapportage,
mondelinge
managementrapportages,
jaarrekening,
rechtmatigheidscontroles,
organisatieplan
en
verordeningen.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De
doelstellingen
worden
onder
andere
vastgelegd
in
beleidsplannen,
de
programmabegroting,
de
producten- en taakveldenraming en het organisatieplan. Deze documenten zijn de afgelopen jaren meer en
meer op elkaar afgestemd. Ook in 2022 en de daarna volgende jaren heeft het moderniseren van de
planning en control-cyclus – waar mogelijk – de aandacht. Hierbij staan met name digitalisering, efficiëntie
en effectiviteit centraal.
Ook is vanaf 2021 het interne controleplan onderdeel van de P&C-cyclus. Het interne controleplan moet het
college in staat stellen de rechtmatigheidsverantwoording – als onderdeel van de jaarrekening – op te
stellen.
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Het
BBV
schrijft
een
verplichte
basisset
van
vijf
financiële
kengetallen
voor.
Deze
kengetallen
zijn
opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Het gaat dan om de (gecorrigeerde)
netto schuldquote, de structurele exploitatieruimte, de solvabiliteit, de belastingcapaciteit en het kengetal
grondexploitaties.
Naast
deze
kengetallen
is
een
beoordeling
van
de
onderlinge
verhouding
van
de
kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De invoering van de kengetallen is bedoeld om de
financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. De voorgeschreven kengetallen worden al langere
tijd gebruikt bij onder andere financiële stresstesten.
Ook worden de kengetallen gebruikt voor verschillende landelijke en jaarlijkse benchmarks. Een jaarlijkse
benchmark is die van BDO Accountants & Adviseurs. Daarnaast bestaat sinds enige tijd de mogelijkheid om
de kengetallen van gemeenten onderling te vergelijken op één van de websites van de Rijksoverheid
Controle door accountant
In de tweede helft van 2021 wordt de controle van de gemeentelijke jaarrekening aanbesteed. Dit voor de
komende jaren (lees: 2022 en verder). Hierbij wordt ingezet op een contract voor meerdere jaren. In 2018 is
de controle van de gemeentelijke jaarrekening voor het laatst aanbesteed. Vanaf kalenderjaar 2018 was
sprake van een driejarig contract met Publieke Sector Accountants. Dit contract is per 1 januari 2021
geëindigd.
De aanbesteding van de jaarrekeningcontrole voor de jaren 2022 en verder neemt naar verwachting circa 6
tot 9 maanden in beslag. In de eerste helft van 2022 wordt verwacht dat het nieuwe meerjarige contract kan
worden gegund. Dit wordt op dat moment voorgelegd aan de gemeenteraad. De Accountantscommissie
wordt betrokken in dit aanbestedingsproces.
Bij het gunnen in de eerste helft van 2022 geldt de expliciete veronderstelling dat sprake is van één of
meerdere
inschrijvers
waaraan
gegund
kan
worden.
De
laatste
jaren
is
gebleken
dat
gemeentelijke
jaarrekeningcontroles voor accountantskantoren niet voldoende rendabel zijn vanwege onder andere de
complexiteit versus de beschikbare capaciteit en de financieel beschikbare vergoeding.
Voor het boekjaar 2021 is de jaarrekeningcontrole eenmalig – op basis van een nieuw contract en nieuwe
voorwaarden – belegd bij Publieke Sector Accountants. De controlewerkzaamheden worden tijdig ingepland
als
onderdeel
van
de
planning
en
control-cyclus.
Ook
vindt
communicatie
en
afstemming
tussen
de
gemeentelijke organisatie enerzijds en de controlerend accountant anderzijds zo gecoördineerd als mogelijk
plaats via met name de concerncontroller.
Tot slot wordt nog gemeld dat de jaarrekeningcontrole bestaat uit twee onderdelen, namelijk de interim-
controle
(najaar
2022
voor
de
jaarrekening
2022)
en
de
eindejaarscontrole
(voorjaar
2023
voor
de
jaarrekening 2022). De interim-controle ziet met name toe op processen en de interne beheersing. Uit de
interim-controle komt een managementletter voort. Met de managementletter kan door de organisatie zo
nodig nog worden bijgestuurd in aanloop naar de eindejaarscontrole. De eindejaarscontrole ziet toe op het
controleren van de jaarrekening en het afgeven van een oordeel daarbij. Dit oordeel heeft voor 2021 nog
betrekking op
zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid. Vanaf 2022 heeft dit oordeel niet langer
betrekking op de rechtmatigheid. Hierover staat in de volgende paragraaf meer informatie.
Rechtmatigheid
Naast
doelmatigheid
en
doeltreffendheid
is
rechtmatig
handelen
voor
een
gemeente
noodzakelijk
en
verplicht. Jaarlijks wordt gestreefd naar een goedkeurende accountantsverklaring op vooralsnog zowel
getrouwheid als rechtmatigheid. Het controleprotocol en het normenkader voor de rechtmatigheid wordt
voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden voor de jaarrekening geactualiseerd en aan uw
gemeenteraad voorgelegd.
Op het gebied van het accountantsoordeel over de rechtmatigheid zou per 1 januari 2021 het een en ander
veranderen. In de meicirculaire 2018 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
(hierna: BZK)
aangegeven dat
met ingang
van het boekjaar
2021
het college
van burgemeester
en
wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening opstelt. Daarmee
wordt het vanaf het moment van inwerkingtreding de taak van het college om zich over het rechtmatig
handelen
van
de
gemeente
te
verantwoorden
richting
de
gemeenteraad.
De
controlerend
accountant
oordeelt vervolgens niet meer over de rechtmatigheid, maar alleen nog over de getrouwheid. Dus ook over
de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Eind juni 2021 heeft het Ministerie van BZK via een nieuwsbrief laten weten dat de inwerkingtreding van de
rechtmatigheidsverantwoording niet met terugwerkende kracht plaatsvindt per 1 januari 2021, maar in ieder
geval doorschuift naar 1 januari 2022. Dit houdt in dat het college vooralsnog over het boekjaar 2022 voor
het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opstelt als onderdeel van de jaarrekening over 2022. In 2021
is de organisatie reeds gestart met het voorbereiden op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording.
Die voorbereidingen gaan door zoals gepland. Daarmee wordt gerealiseerd dat over 2022 in ieder geval
door het college verantwoording kan worden afgelegd over de rechtmatigheid. De gemeenteraad hoeft niet
op de jaarrekening 2022 (en daarmee dus het voorjaar van 2023) te wachten om te horen of er bevindingen
ten
aanzien
van
de
rechtmatigheid
zijn.
In
de
bestuursrapportage
2022
worden
de
eerste
rechtmatigheidsbevindingen over het eerste halfjaar van 2022 – mits van toepassing – gerapporteerd.
Financiële administratie
De gemeente Reimerswaal maakt al jaren gebruik van de software van de leverancier SAP voor het
verwerken en vastleggen van de financiële administratie. In 2020 en 2021 heeft een Europese aanbesteding
plaatsgevonden voor een nieuw financieel softwarepakket. Dit is Key2 Finance geworden. Voor 2022 en
verder wordt gebruik gemaakt van deze nieuwe software. In de tweede helft van 2021 wordt deze software
geïmplementeerd en worden onder andere gebruikerstrainingen gevolgd. Vanaf 1 januari 2022 wordt in de
nieuwe software gewerkt. De huidige software van leverancier SAP blijft ook in 2022 nog beschikbaar. Dit
omdat in het eerste halfjaar van 2022 de gegevens over 2021 (en eerder) beschikbaar moeten zijn voor het
opstellen van de jaarrekening en de jaarrekeningcontrole.
Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen
Met ingang van 1 januari 2016 zijn ook gemeenten vennootschapsbelastingplichtig. Jaarlijks wordt een
aangifte VpB opgesteld en ingediend. Voor de aangifte 2019 is onderzoek gedaan naar de belastingplicht
van de havens. Uitkomst is dat de havens buiten de vennootschapsplicht blijven.
De belastingplicht blijft uiteraard wel van kracht voor de grondexploitaties.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente is aangesloten bij de Stichting Inkoopbureau West-Brabant. Dit Inkoopbureau adviseert onder
andere over de te volgen procedures en het toepassen van bepaalde inkoopvoorwaarden et cetera.
Het
inkoop-
en
aanbestedingsbeleid
van
de
gemeente
is
vastgelegd
in
de
beleidsnotitie
Inkoop-
en
aanbestedingsbeleid gemeente Reimerswaal. Onderdeel uit de notitie vormt het jaarlijks samenstellen van
het Inkoopplan.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is actueel en wordt waar nodig aangepast aan de nieuwe Europese
aanbestedingsrichtlijnen en nationale Aanbestedingswet. Het beleid is evenwel tot en met 2020 vastgelegd.
Nog in 2021 wordt het bestaande beleid geëvalueerd en wordt bezien of bijstelling gewenst of noodzakelijk
is.
Het uitgangspunt is dat alle inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens dit beleid worden uitgevoerd. Als
daartoe gegronde argumenten zijn, wordt gemotiveerd afgeweken van dit beleid met een collegebesluit. Bij
inkopen die boven de Europese aanbestedingsgrenzen uitkomen, kan niet middels een collegebesluit
worden afgeweken van de geldende Europese wet- en regelgeving. Wanneer dit toch gebeurt, is dat
onrechtmatig
en
legt
het
college
hierover
verantwoording
af
via
de
hierboven
genoemde
rechtmatigheidsverantwoording.
Medewerkers
Ambitiestatement Reimerswaal
Reimerswaal bezit een beschrijving van wat de bedrijfscultuur genoemd kan worden. Een begrip dat veel
inhoudt: het omvat de doelen die de gemeente gezamenlijk nastreeft, hoe men met elkaar omgaat, wat de
gewoontes zijn en welke waarden en normen gehanteerd worden. Kortom, de ambitie die de gemeente
heeft.
Een ambitie die aan moet geven waar de gemeente Reimerswaal voor staat en gaat. Een ambitie die de
richting van de gemeentelijke organisatie zowel naar onze eigen medewerkers
als naar de klant toe
verduidelijkt. Daarvoor wordt ook een aantal kernwaarden en normen gehanteerd die een uitgangspunt
vormen van het dagelijks denken en doen. Het Reimerswaalse ambitiestatement kent de kernwaarden:
professioneel
en
betrouwbaar.
Het
ambitiestatement
is
ondersteunend
aan
de
eerder
omschreven
organisatiekoers.
In het kader van het voorbereiden van een nieuw Dienstverleningsconcept wordt ook bezien of we tot een
herformulering van de kernwaarden zouden moeten overgaan. Inmiddels hebben hierover diverse sessies
binnen de organisatie plaatsgevonden. Het voornemen bestaat om hierbij ook de gemeenteraad en de
inwoners actief te betrekken. Op dit moment wordt erover nagedacht op welke wijze dat zou kunnen
plaatsvinden.
Medewerkers Tevredenheidsonderzoeken (MTO)
In
vervolg
op
het
onderzoek
in
2016
is
in
het
najaar
van
2019
wederom
een
Medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd. Een volgend MTO staat gepland voor 2022.
Informatie
Wet Digitale Overheid
voor verdere digitalisering, waaronder regulering van de digitale overheid en meer in het bijzonder de
generieke digitale voorzieningen in een gemeenschappelijke infrastructuur van de overheid. Deze wet vormt
een
eerste
tranche
van
regelgeving
ten
behoeve
van
de
verdere
digitalisering
van
de
overheid
op
verschillende niveaus.
De wet bevat de meest urgente onderwerpen van regelgeving, te weten:
-
de bevoegdheid om bepaalde standaarden te verplichten in het elektronisch verkeer van de overheid;
-
het stellen van regels over informatieveiligheid;
-
de verantwoordelijkheid voor het beheer van de voorzieningen en diensten binnen de generieke digitale
overheidsinfrastructuur (GDI);
-
de
digitale
toegang
tot
publieke
dienstverlening
voor
burgers
(natuurlijke
personen)
en
bedrijven
(rechtspersonen en ondernemingen).
In februari 2021 hebben vragen van de Eerste Kamer ertoe geleid dat de Staatssecretaris van BZK een
wetswijziging zal indienen. Met deze novelle wordt privacybescherming steviger in de WDO verankerd. Er
komt een wettelijk verhandelverbod voor gegevens en de principes privacy by design en open
source worden in de wet opgenomen. Hierdoor wordt inloggen bij de overheid veiliger en betrouwbaarder.
Wanneer de Wet Digitale Overheid ook door de Eerste Kamer is aangenomen wordt deze in het Staatsblad
gepubliceerd en vervolgens in stappen ingevoerd.
De
Algemene
wet
bestuursrecht
(AWB)
zal
ook
aangepast
worden
met
regels
over
verkeer
langs
elektronische
weg
tussen
burgers
en
bestuursorganen.
Dit
wordt
de
Wet
modernisering
elektronisch
bestuurlijk verkeer genoemd.
Digitale Agenda Gemeenten
In mei 2020 heeft de VNG de Digitale Agenda Gemeenten 2024 gepubliceerd. Deze agenda brengt de
belangrijkste onderwerpen in kaart voor de komende jaren op het gebied van digitalisering bij gemeenten.
Kernthema
is
de
informatiesamenleving,
met
het
perspectief
van
inwoners
en
ondernemers
als
uitgangspunt. De focus op de digitale infrastructuur, de basis, blijft.
De Digitale Agenda Gemeenten 2024 is de opvolger van de eerste gemeentebrede Digitale Agenda (2015-
2020) en vormt de invulling van de meerjarige Verenigingsagenda voor de opgave ’Informatiesamenleving’.
In deze agenda wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan
de hand van 3 doelstellingen, t.w.:
-
Mogelijk maken (de basis op orde);
-
Kansen benutten (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie);
-
Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving).
Meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) 2020-2024
Het meerjarenprogramma omvat de volgende punten:
-
Meerjarige structurele activiteiten waarmee de ALV van de VNG eerder heeft ingestemd, zoals de
Informatiebeveiligingsdienst
voor
gemeenten
(IBD)
en
het
beheer
van
voorzieningen
zoals
de
Gemeentelijke ICT Inkoopvoorwaarden (GIBIT).
-
De opzet en uitvoering van een meerjarig programma voor de vernieuwing van de informatievoorziening
van gemeenten (Common Ground).
-
Een beperkt aantal korte, projectmatige activiteiten, zoals de ontwikkeling van praktische instrumenten
om ondermijning tegen te gaan.
Als belangrijkste concrete resultaten worden genoemd:
A. Gezamenlijke basis voor de toekomst
-
Eind 2020 is de visie Common Ground bij 50 gemeenten op deel van de uitvoering in productie. Dit
betekent dat voor tenminste één deel van een proces de werkwijze en voorzieningen worden gebruikt
die nu gezamenlijk (met gemeenten en ketenpartners) worden ontwikkeld.
-
Mede doordat we gezamenlijk invloed uitoefenen en intensief samenwerken met het Rijk, zijn we als
gemeenten een belangrijke partij bij de realisatie van een digitale identiteit (het digitale paspoort).
-
Werkend
digitaal
infrastructureel
netwerk
(GGI-Netwerk)
bij
ruim
200
gemeenten,
waarmee
we
samenwerking makkelijker maken, informatieveiligheid vergroten en kosten verminderen.
-
Waarstaatjegemeente.nl wordt stapsgewijs een “smart” dataplatform t.b.v. analyse, toepassingen en
hergebruik, zodat individuele gemeenten met gezamenlijk ontwikkelde instrumenten en gezamenlijk
ingekochte data lokaal maatwerk kunnen realiseren ten behoeve van bestuur, beleid en samenleving.
-
Gemeenten kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie
door landelijke ondersteuning.
-
Beschikbaar maken en delen van toepassingen en kennis in kader van nationale Smart Society
agenda, waardoor schaarse expertise breder inzetbaar wordt.
B. Continuïteit en betrouwbaarheid
-
Standaard verwerkersovereenkomst wordt door alle gemeenten gebruikt, zodat gemeenten dit zelf
niet hoeven te ontwikkelen en we gezamenlijk een betrouwbare partner voor andere partijen zijn. De
Informatiebeveiligingsdienst ondersteunt gemeenten hierbij.
-
24/7 beschikbare ondersteuning door Informatiebeveiligingsdienst. Gemeenten zijn kwetsbaar waar
het de veiligheid van informatie betreft. Er zijn bijvoorbeeld dreigingen zoals ransomeware-aanvallen,
hackers, etc. Daarmee zijn de continuïteit van dienstverlening, bescherming van (persoonsgegevens
van) burgers en het imago van gemeenten in het geding. De IBD ondersteunt bij de preventie, detectie
en incidentenafhandeling.
-
Vaststellen
en
start
uitvoering
gezamenlijke
cyberagenda
met
Rijk
en
ketenpartners,
omdat
informatieveiligheid samenhangt met de organisatie van sterkte ketens.
-
Beschikbaar
en
bruikbaar
houden
en
verder
ontwikkelen
van
gezamenlijke
voorzieningen,
en
ondersteuning
gemeenten
bij
gebruik
van
voorzieningen.
Denk
onder
meer
aan
gezamenlijke
inkoopcontracten, NLX, Gegevensknooppunt Sociaal Domein.
-
Gemeenten worden ondersteund bij in gebruik nemen van wijzigingen en vernieuwingen van de
overheidsbrede digitale infrastructuur.
-
Gezamenlijke
inkoop
van
ICT-producten,
na
uitvoeren
verkenning
en
besluitvorming.
Dit
gaat
bijvoorbeeld
over
software
of
hardware.
Definitieve
besluitvorming
volgt
later.
Met
deze
inkoop
besparen gemeenten gezamenlijk tientallen miljoenen euro’s op jaarbasis.
C. Transformatie in domeinen
-
Gemeenten zijn voldoende voorbereid op werken met Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit betekent dat
alle
benodigde
standaarden
zijn
vastgesteld
en
bekend
zijn
bij
gemeenten,
dat
ondersteuningsintrumentarium
tijdig
beschikbaar
is
voor
gemeenten
om
hun
organisatie
en
ketenprocessen in te richten en de benodigde informatievoorziening te organiseren.
-
Ontsluiten data t.b.v. klimaat, energie en wonen.
-
Geactualiseerde
Suwi-keten,
inclusief
bijstelling
keten-architectuur
en
verdere
standaardisatie
gegevens zodat de keten gebruik kan maken van nieuwe technologie, met meer flexibiliteit intensieve
samenwerkingsvormen gaat ondersteunen, en inwoners profiteren van een sluitende keten.
-
Onderzoek en mogelijk plan t.b.v. elektronisch stemmen.
-
Plan van aanpak elektronisch handhaven.
D.
E. Generieke activiteiten t.b.v. alle prioriteiten
-
Uitvoeringstoetsen op nieuwe beleidsvoornemens die relevant zijn voor gemeenten, zodat inzichtelijk
wordt wat consequenties zijn in termen van organisatie, processen, informatie en financiën en daarop
vanuit gezamenlijkheid maatregelen kunnen worden getroffen.
-
Samenhangende meerjarige roadmap voor het geheel en delen van de gezamenlijke uitvoering,
waardoor gemeenten een eigen aansluitende planning kunnen maken.
Deze zaken zullen de komende jaren zeker een uitdaging vormen voor de organisatie. Hoewel de aanpak
deels gebaseerd zal zijn op individuele keuzes van de Bevelandse gemeenten, wordt ernaar gestreefd om
zoveel als mogelijk zaken op dit gebied samen op te pakken.
Documentaire Informatievoorziening: Document Management Systeem (DMS) en zaakafhandeling
Eind 2019 is de gemeente Reimerswaal met een zaaksysteem gaan werken. Met dit zaaksysteem wordt
gewerkt aan de volgende doelstellingen:
-
Betere dienstverlening aan de burger, door het sneller en beter kunnen geven van status informatie.
-
Een volgende stap zetten in de digitale dienstverlening door aansluiting op MijnOverheid en het
koppelen met onze eFormulieren.
-
Het ondersteunen van onze medewerkers door het gebundeld opslaan van informatie over een
lopende zaak.
-
Het voorbereid zijn op een toekomstige aansluiting op een Zeeuws eDepot.
-
Het zetten van een volgende stap in de harmonisering van de Bevelandse software.
Postregistratie en archief
De postregistratie (papier en digitaal) vormt ook in de toekomst een belangrijke bron voor het verder
verwerken van stukken in de organisatie en uiteindelijk het archiveren hiervan, met dien verstande dat de rol
van papieren stukken steeds verder af is genomen.
Door de digitalisering van de werkprocessen neemt de omvang van het digitale archief in snel tempo toe. In
provinciaal verband wordt onderzocht hoe vorm en inhoud gegeven kan worden aan de vorming van een
e-Depot. Dit is het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in
staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen.
Informatievoorziening en digitalisering
Informatievoorziening
Bij de totstandkoming van de samenwerking op het gebied van informatievoorziening is er als uitgangspunt
onder
andere
voor
gekozen
dat
de
onderdelen
van de
informatievoorziening
van
de
vijf
Bevelandse
gemeenten en de GR zelf zoveel als mogelijk moeten worden geharmoniseerd. Dit blijft niet beperkt tot de
techniek en de applicatiekeuze, maar gaat door tot aan processen, het beheer van applicaties en het beheer
van gegevens. Deze harmonisering is een randvoorwaarde om de beoogde effecten van samenwerking op
het gebied
van kosten, kwaliteit en continuïteit te
kunnen bereiken. Dit betekent dat een vergaande
afstemming nodig is over te maken keuzes. Het omzetten van de uitgangspunten van theorie naar praktijk
blijft de nodige tijd en flexibiliteit vergen.
Voor wat betreft de aanschaf van applicaties lukt het in de praktijk redelijk goed om deze te harmoniseren.
Op het gebied van het inrichten van de applicaties en het beheer is dit veel lastiger gebleken. Het ontbreken
van een strategisch informatiebeleid voor alle deelnemers en een daaraan gekoppeld informatiebeleidsplan,
wordt gezien als een van de oorzaken daarvan. Het opstellen daarvan is tot op heden niet van de grond
gekomen. Om hier verandering in te brengen is in 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de oorzaken
hiervan. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek en de uitkomsten van een parallel uitgevoerd
onderzoek naar de algehele governance van de GR, zullen in de 2e helft van 2021 afspraken gemaakt
worden over hoe daarin verandering kan worden gebracht.
Digitalisering
Mede door eerder omschreven ontwikkelingen rond digitale dienstverlening grijpt het gebruik van ICT-
voorzieningen, nog meer dan voorheen het geval was, in in het bedrijfsproces van de gemeente. Veel taken
zijn, met de huidige personele bezetting, niet meer uitvoerbaar zonder de inzet van geautomatiseerde,
onderling gekoppelde, systemen. Deze samensmelting van ICT-voorzieningen met de bedrijfsprocessen
heeft de speciale aandacht van het management. Immers, ook de afbreukrisico’s voor de gemeente worden
hierdoor steeds groter. De sterke wisselwerking tussen aanpassingen van werkprocessen en aanpassingen
in het ondersteunende ICT-instrumentarium betekent dat veranderingsprocessen op dit terrein parallel
moeten lopen om een succesvolle verandering tot stand te brengen.
Het
beheer
van
de
ICT-omgeving
wordt
uitgevoerd
door
de
afdeling
ICT
van
GR
De
Bevelanden.
Vervanging van apparatuur vindt binnen de begroting van dat onderdeel plaats. De verwachting is dat er de
komende
jaren
voornamelijk
investeringen
zullen
plaatsvinden
om
invulling
te
geven
aan
de
eerdergenoemde ontwikkelingen in het kader van de verdere digitalisering van de dienstverlening en de
bijbehorende landelijke ontwikkelingen.
