Paragraaf bedrijfsvoering
Beleid en strategie
Visiedocument Reimerswaal/Omgevingsvisie
Het door de gemeenteraad vastgestelde Visiedocument Reimerswaal stamt uit 2008 en is dus dringend aan
vernieuwing toe. Die vernieuwing wordt opgepakt in samenhang met de voorbereidingen voor het opstellen
van een Omgevingsvisie Reimerswaal.
De nieuwe Omgevingswet verplicht gemeenten een omgevingsvisie vast te stellen. Een omgevingsvisie is
een samenhangend strategisch plan over de fysieke leefomgeving en is een politiek bestuurlijk document
dat een integrale visie inhoudt voor de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving op de lange termijn. In de
omgevingsvisie
dienen
ook
thema’s
als
gezondheid
en
leefbaarheid
te
worden
meegenomen.
In
de
Omgevingswet is de rol van de overheid het waarborgen van de kwaliteit van de fysieke leefomgeving en
ruimte geven voor ontwikkeling. Op welke manier deze rol wordt uitgevoerd, heeft te maken met de opgaven
waarvoor de maatschappij zich gesteld ziet en met de rol die de overheid daarin wil spelen. De door de raad
vast te stellen Omgevingsvisie Reimerswaal kan het huidige visiedocument vervangen. De reikwijdte van de
omgevingsvisie zal echter breder zijn dan het visiedocument uit 2008.
Op 10 juli 2017 is de raad op hoofdlijnen geïnformeerd over de Omgevingswet en is getracht om de
raadsleden te prikkelen om na te denken over de gewenste toekomst van Reimerswaal op het gebied van de
fysieke leefomgeving en de gewenste rol van de raad daarin. Daarbij is ook nadrukkelijk stilgestaan bij het
onderwerp ‘Participatie’.
In de loop van 2019 is tijdens een drietal bijeenkomsten van de Werkgroep Omgevingsvisie gediscussieerd
over de hoofdlijnen van beleid voor de Omgevingsvisie Reimerswaal en het mogelijke participatietraject. Aan
deze
werkgroep
wordt ook
door
raadsleden
deelgenomen. De (mogelijke)
hoofdlijnen
van
beleid
zijn
opgenomen in een Startnotitie Omgevingsvisie die ambtelijk is voorbereid.
Na aanpassing van deze Startnotitie aan de hand van de input van de genoemde werkgroep wordt het
voorbereidingsproces verder ter hand genomen.
Inmiddels is duidelijk geworden dat de nieuwe Omgevingswet definitief per 1 januari 2022 in werking zal
treden. Op dit moment ligt de focus op het goed implementeren van de uitvoering van de Omgevingswet in
onze organisatie. De voorbereiding hiervan is een omvangrijke operatie, waarbij het niet alleen gaat om het
vaststellen van diverse verordeningen, maar ook het implementeren van nieuwe werkprocessen en het
realiseren van de aansluiting op de landelijke voorziening Digitaal Stelsel Omgevingswet. In verband
hiermee is het visietraject even “on hold” gezet. Deze pas op de plaats is ook goed mogelijk omdat, zoals het
er
nu
naar
uitziet,
de
uiterste
datum
dat
gemeenten
over
een
vastgestelde
Omgevingsvisie
moeten
beschikken is bepaald op 31 december 2023.
Van De Tafel van 15 2.0 naar het OZO (Overleg Zeeuwse Overheden)
Per 1 juni 2019 zijn zowel OZO als het Regiobureau van start gegaan. De Tafel van 15 en de daarbij
behorende overlegstructuren zijn daarmee tot het verleden gaan behoren.
Qua structuur is ervoor gekozen om overleggen per thema te gaan houden. Het betreft de volgende thema’s:
Bestuur en financiën, Klimaat en energie, Economische versnelling, Wonen en voorzieningen, Arbeidsmarkt
en Mobiliteit. Voor het sociaal domein blijft de bestaande situatie nog even bij het oude vanwege de
ontwikkelingen in de Zeeuwse samenwerking.
De portefeuille-overleggen vanuit de VZG zullen zoveel als mogelijk worden geïncorporeerd in deze thema-
overleggen.
BurgerTevredenheidsOnderzoek (BTO)
Na het in 2015 uitgevoerde BTO is in het voorjaar van 2019 opnieuw een BTO uitgevoerd. De resultaten
daarvan zijn in de loop van 2019 nader geanalyseerd.
Voor het BTO is een vragenlijst uitgezet onder 2.000 inwoners van de gemeente Reimerswaal van 18 jaar
en ouder, waarvan uiteindelijk 28% heeft gereageerd.
In de vragenlijst komen vier beleidsthema’s aan de orde:
Woon- en leefklimaat: Dit onderdeel gaat in op
betrokkenheid
bij
en
inzet
voor
de buurt
en
samenwerking en partnerschap met de gemeente.
Relatie inwoner-gemeente: Bij dit thema wordt aandacht besteed aan de netwerksamenleving en de
veranderende rol van burger en overheid;
Gemeentelijke dienstverlening: Hierbij gaat het over de dienstverlening via digitale faciliteiten en de
communicatie en voorlichting van de gemeente;
Zorg en welzijn: Dit onderdeel gaat in op de gezondheid van inwoners en de mogelijkheden die zij
hebben om deel te nemen aan het maatschappelijk leven. Ook gaat het hier om vrijwilligerswerk en
mantelzorg.
In volgorde van vermelding zijn de gemeentelijke inspanningen op de betreffende thema’s door de inwoners
gewaardeerd met respectievelijk een 7,0, een 6,3, een 6,9 en een 6,8.
In de rapportage zijn de resultaten van de gemeente Reimerswaal vergeleken met twaalf andere gemeenten
die aan het BTO hebben meegedaan en qua grootte vergelijkbaar zijn met Reimerswaal. Onze gemeente
scoort op alle thema’s wat hoger dan het landelijk gemiddelde, met als uitschieter de score bij het thema
Woon- en leefklimaat.
Tijdens een “Raadsdag” in januari 2020 zijn de resultaten van het BTO gepresenteerd en toegelicht aan de
raadsleden.
De uitkomsten van de periodieke BTO’s dienen nog steeds als input voor het doorvoeren van verbeteringen
in de dienstverlening. Dat is en blijft een continu proces.
Management
Organisatiekoers gemeente Reimerswaal 2018
Na een intensieve periode van voorbereiding werd in april 2018 een nieuwe Organisatiekoers door het
college
van
burgemeester
en
wethouders
vastgesteld,
onder
de
noemer:
SAMENWERKEN
IN
DE
SAMENLEVING.
In de loop van 2017 en 2018 zijn alle afdelingen in de gelegenheid gesteld om een bijdrage te leveren aan
de input voor deze Organisatiekoers. Iedere afdeling heeft van die mogelijkheid ook gebruik gemaakt.
De nieuwe Organisatiekoers speelt zoveel als mogelijk in op actuele ontwikkelingen die zich binnen de
samenleving voordoen en die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Er ligt een
zware nadruk op houding- en gedragsaspecten en het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels.
Deze Organisatiekoers vormt het kompas voor de ambtelijke organisatie hoe te acteren binnen de bestuurlijk
vastgestelde kaders. Over de Organisatiekoers wordt binnen de organisatie breed gecommuniceerd.
De tekst van de nieuwe Organisatiekoers is hierna integraal opgenomen.
SAMENWERKEN IN DE SAMENLEVING
Onze toegevoegde
waarde
De gemeente is er voor de samenleving en de inwoners die gezamenlijk de lokale
samenleving vormen. De samenleving staat nooit stil en verandert voortdurend. Die
veranderingen zijn richtinggevend voor de organisatiekoers die wordt gevaren.
Maatwerk
De samenleving vraagt in toenemende mate om flexibiliteit in de manier waarop de
gemeente maatschappelijke opgaven oppakt. Elk probleem vraagt zijn eigen oplossing. Er
is een dringende behoefte aan het leveren van maatwerk binnen de actuele spelregels. Het
gaat daarbij om “eenieder het zijne te geven”. Bij regels gaat het niet om de regel op zich,
maar juist ook om de bedoeling daarachter.
Collectief
belang
Als gemeentelijke organisatie hebben we een belangrijk adviserende rol richting bestuur
over het toetsen van individuele verzoeken van inwoners aan het algemene, collectieve
belang. Dat collectieve belang wordt beschreven in bestuurlijk vastgestelde kaders en
beschermd door wetgeving. Bij het toetsen van individuele verzoeken hebben wij een open
Open houding, dialoog
en transparant
houding en gaan wij de dialoog aan met de verzoeker. Wij gaan daarbij gemotiveerd op
zoek naar oplossingen die transparant zijn voor de verzoeker en uit te leggen zijn aan de
samenleving. In het geval er geen maatwerk oplossing mogelijk is, leggen we dat
zorgvuldig en begrijpelijk uit.
Verbindingen,
mensenwerk
Durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid
In ons werk ligt de nadruk op het leggen van verbindingen. Werken binnen het openbaar
bestuur is mensenwerk. Gemeenten maken onderdeel uit van een dynamische
netwerksamenleving, waarbij we ook als ambtelijke organisatie steeds opereren in
wisselende netwerken, met een grote diversiteit aan rollen. Dat vereist durf, vertrouwen,
flexibiliteit en lenigheid.
Integrale
benadering
Ook binnen onze eigen organisatie, denken en opereren wij horizontaal. Vragen en
problemen die zich aandienen worden integraal benaderd. We zijn daarbij enthousiast om
over onze eigen schuttingen heen te kijken en zoeken (project)samenwerking met zowel
andere afdelingen als overige betrokkenen indien vraagstukken dat vereisen.
Professioneel en
betrouwbaar
Als uitgangspunt bij het verrichten van onze werkzaamheden geldt dat wij altijd
professioneel, deskundig en integer handelen, een betrouwbare gesprekspartner zijn en
veilig omgaan met informatie en (persoonlijke) gegevens.
Werkprocessen
Binnen de Reimerswaalse organisatie is jarenlang gebruik gemaakt van werkprocesmanagement volgens de
SqEME methodiek. Het blijft van belang om de actualiteit van de processen periodiek te toetsen en daarna
de processen te optimaliseren. De afgelopen jaren is via pilots de LEAN-methode hiervoor ingezet. LEAN is
een methode die gebruikt wordt om een proces te verbeteren door de klant centraal te stellen en onnodige
stappen uit het proces te verwijderen.
Via
de
LEAN-methode
is
in
2018
een
aanvang
gemaakt
met
het
optimaliseren
van
het
besluitvormingsproces, dat eind 2019 werd geïntegreerd in een nieuw zaaksysteem.
In
het
laatste
kwartaal
van
2020
is
het
vernieuwen
van
de
procesbeschrijvingen
opgepakt
door
het
Stafbureau. Zij gebruiken hiervoor de softwareapplicatie ‘Engage’. In de eerste helft van 2021 worden
procesbeschrijvingen
uitgewerkt
ten
behoeve
van
het
interne
controleplan
(dit
in
het
kader
van
de
rechtmatigheidsverantwoording) en het waar mogelijk optimaliseren van de processen en het daarmee
faciliteren van de verschillende afdelingen.
Zaakgericht werken/Besluitvormingsproces
Zaakgericht
werken
is
een
manier
om
de
dienstverlening,
informatievoorziening
en
bedrijfsvoering
te
verbeteren. Bij
zaakgericht werken is
er
sprake van een koppeling tussen de klant, het product, de
benodigde gegevens, de uit te voeren werkstroom en de relevante documenten. Het succes van zaakgericht
werken is en blijft afhankelijk van de mensen die de onderliggende processen uitvoeren.
Vooruitlopend op de introductie van het nieuwe zaaksysteem zijn we binnen Reimerswaal druk bezig
geweest met het optimaliseren van ons besluitvormingsproces, dit onder de noemer van “Van Droom naar
Daad”. Themagroepen hebben zich gebogen over de onderdelen participatie, integraliteit, monitoren en
evalueren, sneller besluiten en interactie met het bestuur. De opbrengst van alle inspanningen is in het
najaar van 2019 integraal vertaald in een geoptimaliseerd (digitaal) besluitvormingsproces. Aansluitend is in
2019
en
2020
op
een
soortgelijke
manier
het
onderwerp
Steller
Is
Regisseur
(SIR)
als
organisatieontwikkeling
opgepakt.
Tijdens
themasessies
is
bepaald
wat
er
van
een
steller,
leidinggevende(coach) en bestuurder wordt verwacht in een adviestraject en welke gedragingen daarbij
horen.
Organogram en formatie
Hieronder is het organogram van de organisatie opgenomen. Per afdeling is tevens de formatie vermeld. De
totale formatie bedraagt 133,33 fte (peildatum 31 december 2020).
Gemeenteraad
Griffie
(19 Raadsleden)
(2,44 fte)*
College van B&W
(1 Burgemeester;
3 Wethouders)
Directie
(2,22 fte)
* Is inclusief 1,0 fte voormalige griffier
Stafbureau
(3 fte)
Samenleving
Dienstverlening
Advies & Ondersteuning
Financiën
(22,17 fte)
(20,01 fte)
(15,74 fte)
(8,89 fte)
Gemeentewerken
(38,44 fte)
Ruimtelijke &
Economische
Ontwikkeling
(11,87 fte)
Bouwen, Milieu &
Handhaving
(8,55 fte)
Bij het opstellen van de begroting 2020 is uitgegaan van 125,31 fte. Per einde boekjaar was het werkelijk
aantal fte’s 133,33. De totale loonkosten (incl. vergoeding reiskosten woon-werk excl. Bestuur) over 2020
zijn uitgekomen op € 8,9 miljoen. Voor inhuur derden waren de kosten op taakveld 0.4 (excl. Griffie) in 2020
€ 171.500.
Huisvesting gemeentelijke organisatie
Vanaf 1 januari 2015 is er geen huisvesting van gemeentelijke medewerkers in het gebouw Bachten Vaete
meer. Na verkoop en aanpassing van het gebouw wordt inmiddels van de geheel vernieuwde centrale
bibliotheek gebruik gemaakt. Verder zijn er op de benedenverdieping appartementen gemaakt, die door de
nieuwe eigenaar
van Bachten Vaete
worden verhuurd. De bovenverdieping
wordt door
de gemeente
gehuurd van de nieuwe eigenaar; op deze verdieping zijn diverse centrale sociaal-medische voorzieningen
gehuisvest. Sinds 2017 is er ruimte beschikbaar voor de politie (wijkagenten) in gebouw Bachten Vaete.
2020
Omschrijving subcategorie
Na
2019
Primair
Wijzigingen
wijziging
Rekening
Schoonmaakkosten
70
73
-
73
75
Energie en belastingen
74
71
-
71
73
Onderhoud en verzekeringen
124
127
15
142
140
Kapitaallasten
114
129
-22
107
107
Verrekening van kostenplaatsen (incl.
-
-
-
-
-
urenbesteding)
Lasten Huisvesting gemeentepersoneel
382
400
-6
393
395
Verhuur en overige baten
43
44
-
44
36
Baten Huisvesting gemeentepersoneel
43
44
-
44
36
Huisvesting gemeentepersoneel
339
356
-6
349
359
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
COVID-19
De COVID-19-pandemie die – voor Nederlandse begrippen – in maart van 2020 is ontstaan, heeft ervoor
gezorgd dat de Rijksoverheid in 2020 diverse maatregelen heeft getroffen. Die maatregelen zijn in 2020 van
invloed geweest op burgers en bedrijven en zo ook op decentrale overheden.
De gemeente Reimerswaal is – voor wat betreft haar bedrijfsvoering – ook ‘getroffen’ door de maatregelen.
De
dienstverlening
(lees:
bedrijfsvoering)
aan
de
inwoners
van
de
gemeente
Reimerswaal
is
niet
gestagneerd, maar is in aangepaste vorm gecontinueerd. Hiervoor was het een en ander noodzakelijk.
De medewerkers zijn voornamelijk vanuit thuis werkzaam geweest en de bedrijfsvoering is ter facilitering
hiervan aangepast. Hierbij kan worden gedacht aan het mogelijk maken van digitaal vergaderen (door onder
andere medewerkers onderling en afdeling overstijgend, het college en de gemeenteraad), het verstrekken
van
hard-
en
software,
het
aanpassen
van
de
publieke
ruimte(s)
en
vergaderruimtes
binnen
het
gemeentehuis en het ‘omvormen’ van onderdelen van werkprocessen.
Verder is sprake geweest van het niet of in mindere mate uitvoeren van diverse taken en activiteiten. Het
gaat dan bijvoorbeeld om kermissen die niet zijn doorgegaan of om sportaccommodaties die een periode
gesloten waren.
Ook
zijn
er
nieuwe
taken
–
COVID-19
gerelateerd
–
ontstaan
in
2020.
Denk
bijvoorbeeld
aan
het
ontwikkelen van beleid om uitvoering te geven aan de steunpakketten die de Rijksoverheid ter beschikking
heeft gesteld, het leveren van ondersteuning aan de provinciale crisisorganisatie en het handhaven van
tijdelijke (nood)verordeningen en wetten.
Informatievoorziening
Informatievoorziening
De
informatievoorziening
in
Reimerswaal
richt
zich
op
de
vier
klantkanalen:
schriftelijk,
telefonisch,
elektronisch en persoonlijk (STEP).
Om de klant zo goed mogelijk te kunnen helpen en vooral zo weinig mogelijk naar de bekende gegevens te
hoeven vragen, wordt er – achter de schermen – steeds meer informatie aan elkaar gekoppeld. Hierdoor is
het mogelijk dat de klant die digitaal een product aanvraagt via www.reimerswaal.nl, door in te loggen met
DigiD,
de
persoonsgegevens
niet
meer
hoeft
in
te
vullen,
maar
dat
deze
voor-ingevuld
worden.
Medewerkers van het callcenter kunnen gegevens van de klant inzien, waardoor zij de klant steeds sneller,
maar vooral ook beter kunnen helpen.
De digitale faciliteit om afspraken te maken om een product of dienst af te nemen werkt naar tevredenheid.
Een volgende stap naar een nog betere dienstverlening.
Op de website staan steeds meer producten die de klant vanuit huis kan aanvragen. Klachten en meldingen
kunnen via de website, maar ook via smartphone of tablet worden doorgegeven. Ook Twitter, Facebook,
Instagram en WhatsApp worden als klantcontactkanaal ondersteund.
Automatisering
2020
Omschrijving subcategorie
Na
2019
Primair
Wijzigingen
wijziging
Rekening
Onderhoud en reparatie
175
103
58
161
139
Kapitaallasten
47
44
-1
43
17
Lasten
221
147
56
204
156
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Financiën
Planning en controlcyclus (P&C-cyclus)
De planning en controlcyclus wordt door de organisatie als spoorboekje gehanteerd voor het uitvoeren van
de
werkzaamheden
in
de
jaarlijks
terugkerende
cyclus
van
kadernota,
begroting,
bestuursrapportage,
mondelinge managementrapportages, jaarrekening, rechtmatigheid, organisatieplan en verordeningen.
Planning en control bevat het geheel van afspraken en activiteiten die moeten leiden tot het bereiken van de
doelstellingen die op de diverse beleidsterreinen en op de bedrijfsvoering geformuleerd zijn.
De
doelstellingen
worden
vastgelegd
in
beleidsplannen,
programmabegroting,
productenraming,
organisatieplan. Deze documenten zijn de afgelopen jaren meer en meer op elkaar afgestemd. Voor de
komende jaren is het de bedoeling meer toe te gaan werken naar het digitaal benaderen van informatie uit
deze cyclus. Ook wordt vanaf 2021 het interne controleplan onderdeel van de P&C-cyclus. Het interne
controleplan moet het college in staat stellen de rechtmatigheidsverantwoording – als onderdeel van de
jaarrekening – op te stellen.
Vennootschapsbelastingplicht
Met
ingang
van
2016
is
de
vennootschapsbelastingplicht
ingegaan
voor
gemeenten. Het
gaat
hierbij
voornamelijk om grondexploitaties, havens en vastgoed. In 2020 is in samenwerking met Baker Tilly een
vernieuwde
opzet
gemaakt
voor
de
openingsbalans
grondexploitaties
2016.
In
de
oorspronkelijke
berekening werd uitgegaan van de opbrengsten tegen (ver)rekenprijzen die lager liggen dan werkelijke
bedragen met als basis de grondprijsbrief.
Hierdoor
is
de
aangifte
2017
gewijzigd
(oorspronkelijk
te
betalen
bedrag
€ 39.014)
en
heeft
de
belastingdienst deze verlaagd tot nihil met als omschrijving ‘terugwenteling verlies Vpb 2017. Een verzoek
tot verlengd uitstel over het jaar 2020 zal nog volgen.
Managementletter
In het najaar van 2020 heeft de accountant de interim-controle uitgevoerd. De managementletter die naar
aanleiding hiervan is opgemaakt, is besproken met de accountantscommissie. Ook is de managementletter
intern met alle leidinggevenden besproken. De actiepunten uit de managementletter zijn uitgezet bij de
verantwoordelijke organisatieonderdelen en onder andere in het traject naar het samenstellen van deze
jaarrekening opgepakt. De opvolging van de actiepunten wordt onder andere besproken in de mondelinge
managementrapportages.
De
concerncontroller
monitort
de
voortgang
en
rapporteert
hierover
richting
directie en accountant.
Single information, single audit
Door
het
toepassen
van
het
principe
single
information
single
audit
(Sisa)
wordt
minder
verantwoordingsinformatie
over
specifieke
uitkeringen
gevraagd.
Ook
de
controle-intensiteit
van
deze
informatie is minder. Dit wordt bereikt door de jaarrekening(controle) als basis te nemen. Hierdoor zijn de
afzonderlijke verantwoordingen en controleverklaringen voor de specifieke uitkeringen grotendeels vervallen.
Voor gemeenten heeft de koppeling met de jaarrekening(controle) wel gevolgen voor de planning- en
controlecyclus en de opdrachtverstrekking aan de accountant. Meestal betekent dit dat de (beperktere)
verantwoordingsinformatie eerder dan in het verleden beschikbaar en gecontroleerd dient te zijn. In het
verantwoordingsjaar 2020 is de Sisa voor de gemeente Reimerswaal van toepassing op 7 specifieke
uitkeringen.
De
verantwoording
voor
deze
uitkeringen
is
opgenomen
als
apart
onderdeel
van
deze
jaarrekening.
Voorstel overhevelen budgetten van 2020 naar 2021
Indien de gemeenteraad niet voor 31 december van enig jaar heeft besloten bedragen over te hevelen naar
het nieuwe begrotingsjaar, leiden de niet bestede middelen als gevolg van achterstand in de uitvoering tot
een voordelig effect op het resultaat van de jaarrekening. De gemeenteraad is tijdens de besluitraad van
23 februari 2021 een voorstel voorgelegd voorlopig in te stemmen om de niet uitgevoerde werkzaamheden
van het begrotingsjaar 2020 alsnog uit te voeren in het begrotingsjaar 2021 en de lasten in eerste instantie
te dekken uit het budget van het nieuwe begrotingsjaar.
De formele bekrachtiging (en uitwerking in een begrotingswijziging) van dit voorstel wordt betrokken bij het
vaststellen van deze jaarstukken. Hiertoe wordt bij het bestemmen van het resultaat van deze jaarstukken
voorgesteld om een bedrag van € 1.703.746 over te hevelen naar het begrotingsjaar 2021, zodat de niet
uitgevoerde
werkzaamheden
of
nog
doorlopende
werkzaamheden
uit
het
begrotingsjaar
2020
alsnog
uitgevoerd kunnen worden. De genoemde begrotingswijziging maakt onderdeel uit van het voorstel bij deze
jaarstukken.
Rechtmatigheid
Normenkader en (verbijzonderde) interne controle
Om de accountant in staat te stellen tot een rechtmatigheidsoordeel te komen, is in de raadsvergadering van
15
december
2020
een
geactualiseerd
controleprotocol
en
een
geactualiseerd
normenkader
voor
de
controle van de jaarrekening 2020 en als vertrekpunt voor 2021 vastgesteld. Het normenkader heeft voor
zowel de interne controles als voor de externe toetsing door de accountant op de processen en procedures
als normenkader rechtmatigheid gediend.
In overleg met de accountant is besloten de interne controle op basis van ‘scoping’ uit te voeren. Het doel
van deze ‘scoping’ is de administratie van de gemeente op te splitsen in homogene opbrengsten- en
kostensoorten (lees: geldstromen). Dit gebeurt op basis van een aangeleverde datadump waar vervolgens
een
“sleutel”
op
wordt
toegepast
die
gelijke
posten
(bijvoorbeeld
de
kostensoort/geldstroom
‘Inkoop
goederen
en
diensten’)
bij
elkaar
voegt.
Uit
deze
gegevens
wordt
een
steekproef
getrokken.
Deze
steekproef wordt gebruikt voor de interne controle waarbij gegevensgerichte werkzaamheden overzichtelijk
gedocumenteerd moeten worden door middel van het invullen van een checklist en het onderbouwen van de
bevindingen in de checklist met bewijsstukken.
Om
de
steekproeven
uit
te
kunnen
voeren
moeten
de
toetspunten
bepaald
worden.
Hiervoor
is
het
geactualiseerde
normenkader
het
uitgangspunt.
Het
normenkader
moet
worden
uitgewerkt
in
een
toetsingskader.
Dit vernieuwde proces is in de loop van 2019 gestart, heeft in 2020 een vervolg gekregen en wordt in 2021
in het verlengde van de rechtmatigheidsverantwoording nog verder uitgewerkt.
Het
resultaat
van
de
interne
controles
past
binnen
de
gestelde
eisen
van
de
goedkeurings-
en
rapporteringstoleranties
voor
het verkrijgen van een goedkeurende
verklaring voor
de controle op de
rechtmatigheid.
De
toetsing
van
de
interne
regelingen
heeft
echter
wel
laten
zien
dat
er
incidenteel
nog
fouten
of
onzekerheden voorkomen die worden veroorzaakt door het onvoldoende naleven van de (administratieve)
eisen van verordeningen en regelingen. Alertheid in de herkenning van fouten en onzekerheden en de
beoordeling
van
de
gevolgen
voor
het
rechtmatig
handelen
blijft
daarom
een
speerpunt.
De
concerncontroller en het Stafbureau – aanwezig sinds het vierde kwartaal 2020 – gaan in 2021 met dit
speerpunt aan de slag.
Monitoring van de interne controles en de realisatie van het interne controleplan 2021 vindt onder andere
plaats via de mondelinge managementrapportages die gedurende het boekjaar worden georganiseerd.
Daarnaast wordt periodiek
aandacht gevraagd voor de stand van zaken met betrekking tot het tijdig
uitvoeren van de interne controles en de eventuele bevindingen. Dit om te voorkomen dat het merendeel van
de toetsingen pas tegen het einde van het betreffende boekjaar worden uitgevoerd.
Begrotingsrechtmatigheid
Strikt genomen
zijn
lastenoverschrijdingen
op
programmaniveau
en
overschrijdingen
van
investerings-
kredieten onrechtmatig. Zolang dergelijke overschrijdingen binnen het door de gemeenteraad uitgezette
beleid blijven en de gemeenteraad deze overschrijdingen met het vaststellen van de jaarrekening alsnog
autoriseert is er geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid. In het traject van de jaarrekening 2020 is in
dit verband gekeken naar de lastenoverschrijdingen per programma als ook naar de overschrijdingen op
investeringskredieten.
Lastenoverschrijdingen op programmaniveau
De raming van de lasten in de begroting 2020 (na wijziging en inclusief toevoegingen aan reserves) bedroeg
€ 71,77 miljoen, de werkelijke lasten bedragen € 71,02 miljoen. De lagere realisatie bedraagt daarmee
€ 0,75 miljoen. Wanneer geen rekening wordt gehouden met de toevoegingen aan reserves van € 7,0
miljoen is er sprake van een lagere realisatie van € 3,31 miljoen.
De raming van de baten in de begroting 2020 (eveneens na wijziging en inclusief onttrekkingen aan
reserves)
bedraagt € 71,77
miljoen, de
werkelijke baten bedragen
€ 72,49
miljoen, ofwel
een hogere
realisatie aan baten van € 0,73 miljoen. Wanneer geen rekening wordt gehouden met de onttrekkingen van
€ 6,4 miljoen aan de reserves is er sprake van een hogere realisatie aan baten van € 1,19 miljoen.
De rapporteringstolerantie op programmaniveau bedraagt 0,1% van de lasten van de jaarrekening. Voor
2020 bedraagt deze € 71.021.
Onderstaand
is
het
resultaat
van
de
lastenoverschrijdingen
en
beoordeling
op
programmaniveau
opgenomen. Voor de niet opgenomen programma��s is er geen sprake van begrotingsoverschrijdingen groter
dan de rapporteringstolerantie op programmaniveau.
Programma
Begroting na
wijziging
Lasten
rekening
Begrotings-
overschrijding
Toelichting
0 Bestuur en onder-
steuning
2.283
2.577
294
Oorzaken:
Op basis van actuariële waardeberekeningen
door een externe opgesteld, diende er in de
voorzieningen wachtgelden en pensioen te
worden
bijgestort,
ad.
€
397.000.
Het
positieve saldo op de andere taakvelden zorgt
ervoor dat het saldo op dit programma sluit op
een overschrijding van ca. € 294.000.
3 Economie
3.803
6.542
2.739
Past binnen bestaand beleid.
Oorzaken:
Meer gronden
in
erfpacht
uitgegeven
dan
verwacht (€ 2.700.000).
Lasten bouwgrondexploitatie
bedrijventer-
reinen worden verrekend met onderhanden
werk.
Het negatieve saldo op de andere taakvelden
zorgt ervoor dat het saldo op dit programma
sluit
op
een
overschrijding
van
ca.
€ 2.739.000.
Bedragen x € 1.000.
De toelichting op de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de jaarrekening is opgenomen in het
hoofdstuk Overzicht van baten en lasten in de rekening. Deze toelichting heeft voor zover van toepassing
betrekking op zowel de lasten als de baten.
Overschrijdingen van investeringskredieten
In het traject van deze jaarrekening zijn 53 nog niet afgesloten kredieten beoordeeld op de stand van zaken.
Voor 23 kredieten wordt voorgesteld om deze af te sluiten. De totale raming voor deze kredieten bedraagt
€ 5,8 miljoen en het tekort bedraagt € 65.800. In 12 gevallen is er sprake van een overschrijding.
De raming voor de overige 30 investeringskredieten bedraagt € 6,7 miljoen. Het restant per eind 2020
bedraagt € 3,0 miljoen. In 4 gevallen is er sprake van een overschrijding.
Het
totaal
van
alle
overschrijdingen
bedraagt
€ 384.400.
Onderstaand
is
hiervan
de
onderbouwing
opgenomen:
1. Zoals in de jaarstukken 2018 en 2019 al was vermeld, is het voorbereidingskrediet voor de herinvulling
van het voormalig gasfabrieksterrein te Krabbendijke overschreden met € 148.900. Ultimo 2020 bedraagt
de overschrijding € 154.800. Op 20 april 2021 heeft de gemeenteraad het bestemmingsplan en de
grondexploitatie vastgesteld.
2. Het krediet
voor
het
vervangen
van 4
bedrijfsbussen
(voor
de
buitendienst
GW)
is met € 33.900
overschreden. De overschrijding is ontstaan omdat de waarde van de inruilbussen niet op het krediet
geboekt mag worden. Dit bedrag is op ‘Gemeentewerken buitendienst opbrengsten duurzame goederen’
verantwoord. In de jaarrekening was reeds voorgesteld dit krediet af te sluiten, in 2020 is er echter nog
een boeking gedaan.
3. Het krediet voor diverse verkeersmaatregelen is met € 32.700 overschreden. Projecten zijn inmiddels
afgerond. € 22.000 betreft doorberekende uren. Resteert een overschrijding van € 10.700.
4. Het project Havendijk is met € 31.800 overschreden.
5. Het project Havendijk (40 jaar) is met € 53.800 overschreden.
6. In de jaarrekening 2019 is al melding gemaakt van een overschrijding op het krediet Herinrichting
Schoolstraat/Maartenbroersweg
van € 27.300.
Die
overschrijding
werd
veroorzaakt door
onvoorzien
meerwerk in de uitvoering en extra uren tijdsbesteding. In 2020 is er nog een bedrag aan meerwerk
bijgekomen groot € 2.300. Totale overschrijding € 29.600.
7. Verder hebben 10 kredieten in totaal een overschrijding van € 47.800 binnen een totale raming van
€ 843.000.
Het college is van oordeel dat de overschrijdingen op deze kredieten rechtmatig zijn, omdat de uitgaven
binnen deze kredieten behoren bij het doel waarvoor de kredieten beschikbaar zijn gesteld.
