Bedrijfsvoering Westerwolde

Bedrijfsvoering algemeen

Na een eerste jaar Westerwolde is onze basis redelijk op orde. In 2019 zijn we van deze basis een stevige

fundering gaan bouwen waarop de gemeente Westerwolde gebouwd kan worden. We streven naar een

soepel draaiende organisatie die taakvolwassen is. Deze organisatie zal uitvoering gaan geven aan het

collegeprogramma.

HRM

In 2019 is meer vorm en inhoud gegeven aan het HRM beleid. Basale personeelsinstrumenten zoals

functioneringsgesprekken en een opleidingsplan hebben invulling gekregen in de nieuwe organisatie. Het

zijn belangrijke basisinstrumenten om de organisatie te monitoren en verder te ontwikkelen.

Het hoge ziekteverzuim was een belangrijk ontwikkelpunt de afgelopen jaren. Door het trainen in

gesprekstechnieken, het bespreken van casuïstiek door leidinggevenden, het aanpakken van frequent

verzuim en vaker het gesprek aan te gaan met medewerkers die niet lekker in hun vel of functie zitten

(preventief verzuim voorkomen), is al een verzuimreductie gerealiseerd. Dit heeft geleid tot een daling van

de verzuimpercentages en –frequentie in de eerste helft van 2019. Om het verzuim structureel omlaag te

krijgen zijn nog wel verdere interventies noodzakelijk. Een van die interventies is een uitbreiding van het

ziektevervangingsbudget om adequate vervanging snel en doeltreffend te regelen bij uitval van

medewerkers. Hierdoor wordt voorkomen dat andere collega’s door toegenomen werkdruk ook dreigen uit

te vallen. Bij een gemiddeld verzuim van 5% op jaarbasis is het verlet 5% van de loonsom berekent op ruim

€ 700.000,-. Inhuur van verzuim zou bij 5% verzuim begroot moeten worden op ruim € 1.000.000,-. Op dit

moment is het huidige budget voor ziektevervaning € 400.000,-. Gezien de huidige financiele positie wordt

het budget niet verhoogd en wordt het budget zeer kritisch ingezet..

Het curatief bestrijden van het verzuim is slechts één kant van het verhaal tot verzuimreductie. Het vitaal

houden van medewerkers en de organisatie (de preventieve kant) is net zo belangrijk. Daarom is in 2019

onder andere een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) gehouden door de arbodienst. Uit dit onderzoek

komen belangrijke aanbevelingen om naast het veilig kunnen werken ook het welzijn en vitaliteit van de

medewerkers te vergroten. Een vitale tevreden medewerker presteert beter immers. In 2020 zullen deze

aanbevelingen uit de RI&E verder worden uitgewerkt in een meerjarenplan en de eerste aanpassingen reeds

worden opgepakt.

In 2019 heeft de implementatie van de Wet Normering Rechtspositie Ambtenaren plaatsgevonden. Alle

bestaande arbeidsvoorwaarden zijn herijkt en waar nodig aangepast aan de nieuwe wetgeving en cao. Dit

resulteert in een handboek Arbeidsvoorwaarden Westerwolde. Tevens heeft elke ambtenaar een

arbeidsovereenkomst gekregen waarbij zij per 1 januari 2020 vallen on het Burgerlijk Wetboek en de cao

Gemeenten 2020.

Puntsgewijs zal het team HRM zich in 2020 richten op:

Beheerkant HRM

Vergroten daadkracht HRM d.m.v. het verbeteren van de managementinformatie;

Zicht krijgen en houden op gebied van o.a. formatiebeheer en kosten t.b.v. personeel van derden.

Ontwikkelkant HRM

Verdere ontwikkeling personeelsinstrumenten (o.a. functioneren en beoordelen (gesprekscyclus);

Begeleiden van het management development traject;

Ontwikkeling van teams en individuen;

Implementatie Omgevingswet.

Informatievoorziening en automatisering

Er voltrekt zich een digitale transformatie. Digitale technologie dringt door in alle aspecten van onze

samenleving. Technologische ontwikkelingen stellen gemeenten niet alleen voor nieuwe uitdagingen, maar

bieden ook nieuwe mogelijkheden.

Onze gemeente staat voor de uitdaging om de dienstverlening met een goed werkende ICT-organisatie

verder te optimaliseren. Met de ICT-organisatie wordt bedoeld het geheel van informatiemanagement,

automatisering, applicatiebeheer, databeheer en de documentaire informatievoorziening.

Voor een toekomstbestendige ICT-organisatie zetten we in 2020 in op de volgende zaken.

Grip op informatie krijgen

We willen de basis van onze informatievoorziening verder op orde krijgen en meer grip krijgen op informatie

en de randvoorwaarden die hiervoor nodig zijn.

Van onderstaande zaken is al bekend dat deze uitgevoerd gaan worden:

Overgang naar een nieuwe versie van Microsoft Office;

Overgang naar een nieuwe versie van het databasemanagementsysteem (Oracle);

Acties die noodzakelijk zijn door wijzigingen in wet- en regelgeving zoals de nieuwe privacy

verordening (bescherming van elektronische communicatie), de Omgevingswet, PGB 2.0,

WVGGZ (Wet Verplichte Geestelijke Gezondheidszorg) en WOO ( Wet Open Overheid).

Kwaliteitssysteem optuigen

Informatie van de overheid moet voldoen aan de kwaliteits- en duurzaamheidseisen van de Archiefwet.

Daarom gaan we het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer verder vorm en inhoud geven.

Optimaliseren en beschrijven van processen inclusief informatiestromen

De meest urgente processen gaan we optimaliseren en beschrijven. Per proces wijzen we een

proceseigenaar aan. De processen worden periodiek geëvalueerd en opgenomen in een kwaliteitscyclus.

Efficiënter gebruik van ICT middelen en optimaliseren van de informatiearchitectuur

We gaan de informatiearchitectuur verder optimaliseren. Door het applicatielandschap in beeld te brengen,

wordt de architectuur meer schaalbaar en flexibeler. Op die manier kunnen we snel inspelen op het

uitbreiden, dan wel verkleinen of aanpassen van de architectuur en de applicaties. Het gebruik van landelijke

standaarden helpt ons om grip te krijgen op onze informatievoorziening en deze in samenhang aan te

sturen. Ook is het doel om te voorzien in de informatiebehoefte van inwoners, ondernemingen en de eigen

organisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Door ontwikkelen van zaakgericht en digitaal werken

Zaakgericht en digitaal werken is een randvoorwaarde voor het verder verbeteren van de dienstverlening en

het duurzaam borgen van informatie. In 2020 staat de doorontwikkeling hiervan centraal. We gaan onze

organisatie hierin ondersteunen en faciliteren.

Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging gaat verder dan ICT alleen. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van de

hele organisatie en betreft niet alleen de technische maatregelen zoals het slim inrichten van processen en

procedures. Het gaat ook om de mensen in onze organisatie, om de manier waarop zij met risico’s omgaan

en om kennis en bewustzijn. .

Of de dreiging nu komt van een onbewuste medewerker, een criminele organisatie of een stroomstoring: de

technische en organisatorische maatregelen om schade te voorkomen, te beperken en te vermijden zijn

hetzelfde. Risicomanagement is de basis van een goede informatiebeveiliging.

In 2020 wordt de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) ingevoerd als vervanger van de

BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). De BIO geldt dan als basis voor de informatievoorziening

van de overheid, dus ook voor gemeenten.

De BIO legt meer nadruk op risicomanagement dan de BIG. De rol van de bestuurder en lijnmanager is ten

aanzien van risicomanagement explicieter dan de BIG aangeeft. Het college van burgemeester en

wethouders is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging van de gemeente. De lijnmanager is

verantwoordelijk voor de inrichting van processen en systemen, zodat de risico’s teruggebracht worden tot

een acceptabel niveau. Om daaraan invulling te geven wordt tegelijkertijd met de BIO een handreiking ‘10

bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging’ van kracht. Deze principes ondersteunen bestuurders bij de

invulling van hun verantwoordelijkheid.

Ter ondersteuning en uitvoering van deze verantwoordelijkheid is er een ambtelijk team opgericht. Dit

zogenaamde CIO-team wordt gecoördineerd door de CISO (Chief Information Security Officer) en bestaat uit

een groep medewerkers uit verschillende taakvelden die tot informatiebeheerders benoemd zijn. Dit team

zet zich in op een grotere bewustwording in de organisatie en gaat zich bezig houden met het

implementeren van de verplichte BIO maatregelen. Deze medewerkers willen we goed faciliteren, zodat ze

hun rol goed uit kunnen voeren.

Externe ontwikkelingen

De volgende ontwikkelingen gaan de komende jaren een rol spelen op het gebied van informatievoorziening,

automatisering en informatiebeveiliging:

Het werken aan een solide digitale identiteit die werkt als volwaardig digitaal identiteitsbewijs;

Het opstellen van toepasbare regels om de Omgevingswet goed uit te kunnen voeren;

Ketensamenwerking en aansluiting op landelijke voorzieningen en het aanpassen van de

informatievoorziening aan externe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet.

De lopende begroting 2020 is niet toereikend om bovenstaande zaken te realiseren. In 2020 gaan we op

zoek naar mogelijkheden om hier alsnog middelen voor beschikbaar te stellen.

Communicatie

De wereld verandert, de maatschappij verandert en de gemeente Westerwolde verandert mee. We leven in

een netwerkmaatschappij waarin verschillende ontwikkelingen zich tegelijkertijd voltrekken. Ook op het

gebied van communicatie is er de afgelopen jaren veel gebeurd.

Trends hierbij zijn, meer eigen verantwoordelijkheid, meer eigen initiatief, overheidsparticipatie in plaats van

burgerparticipatie, versplinterd mediagebruik, afnemend gezag van instituten, debatten die zich steeds vaker

afspelen in de (sociale) media en een groeiende behoefte aan het actiever openbaar maken van informatie

door de overheid. Deze ontwikkelingen vragen om een gemeente die omgevingsbewust is, aansluit bij

burgeracties, die duidelijk maakt waar ze voor staat, die informatie (ongevraagd) publiceert, zich bedient van

een ‘crossmediale aanpak’ en ‘conversatie’ hanteert als centrale communicatiestijl: luisteren, monitoren en

interactie, online en offline.

De komende jaren staan daarom in het teken van ‘vertellen naar in gesprek gaan’. We vinden het belangrijk

dat onze inwoners, ondernemers, organisaties, verenigingen en andere partners zich door de gemeente

uitgenodigd en vervolgens gehoord voelen. Door proactief te communiceren en geen afwachtende houding

aan te nemen, zoeken we zoveel mogelijk in een vroeg stadium contact over onderwerpen, projecten en

beleid. Om dit te bewerkstelligen gaan we omgevingsgericht werken. Dit houdt in dat we ‘buiten naar binnen

gaan halen’. We betrekken onze omgeving op verschillende manieren bij diverse onderwerpen en vertalen

de informatie die we ontvangen vervolgens naar beleid en activiteiten. We zetten in op het communicatiever

en omgevingsbewuster maken van onze medewerkers.

Iedere medewerker moet zich ervan bewust zijn dat hij/zij voortdurend bezig is met communicatie. Dat hij/zij

een ambassadeur is van Westerwolde, ongeacht functie of taakgebied. Team communicatie treedt hierbij op

als facilitator, adviseur en begeleider. De medewerkers van team communicatie zijn sparringpartner van het

gemeentebestuur, het management en de medewerkers en voorzien hen van (strategisch)

communicatieadvies. Het team is alert op nieuwe ontwikkelingen en weegt af welke van deze ontwikkelingen

kunnen bijdragen aan deze actieve manier van communiceren en aan de profilering van de gemeente en het

gemeentebestuur.

Branding en Promotie

De promotie van Westerwolde is een belangrijk aspect in de gemeentelijke communicatie. We zijn een

nieuwe gemeente die op het vlak van toerisme, recreatie, cultuurhistorie en natuur erg veel te bieden heeft.

We willen het merk Westerwolde op de kaart zetten en meer bezoekers/toeristen, inwoners en investeerders

trekken en ondernemers interesseren zich te vestigen in de gemeente. We willen al het goeds dat

Westerwolde te bieden heeft vanuit de Cittaslow gedachte actief en wervend uitdragen samen met onze

inwoners, ondernemers, organisaties, verenigingen en andere partners.

Doelstellingen

Van “vertellen” naar “in gesprek gaan”. We gaan omgevingsgericht werken uitrollen in de

gemeentelijke organisatie. Hiervoor gaat team communicatie trainingen faciliteren in

omgevingsbewustzijn;

Een beeld krijgen van de door de inwoners gebruikte media. Hiervoor gaan we een onderzoek doen

naar het gebruik van de gemeentelijke communicatiekanalen door inwoners;

Buiten naar binnen halen. Weten wat er buiten het gemeentehuis speelt en deze informatie

toepassen;

Alert zijn op nieuwe ontwikkelingen en afwegen welke van deze ontwikkelingen kunnen bijdragen

aan het bereiken van de doelstellingen van de gemeente. Door het constant toetsen van het

strategisch communicatieplan kan er eenvoudig worden ingesprongen op veranderingen in de

omgeving.

Dienstverlening

In de komende periode wordt er een integrale visie op dienstverlening ontwikkeld. Hiertoe worden er

leidende principes geformuleerd. Deze leidende principes worden vervolgens aan de hand van klantreizen

getoetst en daarna vastgesteld.

Daarnaast blijven wij onze servicelevels monitoren en sturen bij waar nodig én waar (financieel) mogelijk is.

Telefonie:

Het servicelevel bij telefonie is op dit moment 63 procent (63 procent van de calls wordt

opgenomen binnen 30 seconden). De doorgroei naar 80 procent blijft ons doel.

De aanpassing van de telefooncentrale heeft nog niet plaatsgevonden maar staat wel gepland

voor 2019. Dit houdt in dat ook de monitoringstool pas dan gebruikt kan worden.

Het percentage in 1e contact afgehandeld blijft nog wat achter bij de verwachtingen (was 34

procent en is nu 30 procent). Meer actieve sturing is hierbij dan ook noodzakelijk om uiteindelijk

50 procent te kunnen afhandelen; het streven voor 2022.

Om een stijging van het percentage in eerste contact afgehandeld te kunnen realiseren is het

belangrijk dat het KCC in gesprek blijft met de vakafdelingen. Dit faciliteren wij onder andere

door het fenomeen ‘KCC on tour’ én ‘Gast van de maand’ te introduceren. Daarnaast blijft

optimalisatie van de kennisbank een voortdurend aandachtspunt.

Burgerzaken:

Bij de balie burgerzaken werken wij sinds 1 juli 2019 uitsluitend op afspraak. Alleen op de dag

van de avondopenstelling is vrije inloop mogelijk (op woensdag in Sellingen en op donderdag in

Wedde). Hierdoor zal het servicelevel gaan stijgen. Op dit moment is het SL 84 procent. Het

ultieme streven is en blijft 90 procent.

(Burgerzaken) producten worden zoveel mogelijk gedigitaliseerd (implementeren en

doorontwikkelen van E-diensten en E-formulieren) waardoor baliebezoek door onze inwoners

steeds minder noodzakelijk wordt. Door de doorontwikkeling van E-diensten wordt het aantal

controlemomenten door de Backoffice burgerzaken gereduceerd waardoor efficiënter werken

mogelijk is.

In 2020 zal, in voorbereiding op de verkiezingen van 2021, een begin gemaakt worden met het

verbeteren van de toegankelijkheid van de stemlokalen zodat wij voldoen aan de kieswet.

Tevens wordt onderzocht of het huidige aantal stembureaus in stand moet blijven.

Online:

In 2020 is onze website dusdanig ingericht dat inwoners de voorkeur geven aan dit kanaal;

Dit jaar doen wij een onderzoek naar digitale toegankelijkheid en stellen wij een plan van

aanpak op om te voldoen aan de wettelijke eisen.

Hoe onze (digitale) dienstverlening wordt ervaren door onze inwoners, gaan we meten door

gebruik te maken van het instrument ‘klantreizen’. Door een klantreis te doorlopen, leren wij hoe

we de dienstverlening vanuit het perspectief van inwoners en ondernemers het best kunnen

inrichten.

BRP-straat:

In 2020 zal de nadruk liggen op de doorontwikkeling van de BRP straat waarbij gefocust wordt

op de ontwikkeling van de medewerkers.

Op dit moment wordt samen met de ketenpartners onderzocht of het mogelijk is om de

eerste inschrijving eerder in het proces te laten plaatsvinden (streven is dag drie; op dit

moment is dat op dag vijf).

Vanuit de BRP-straat wordt aansluiting gezocht bij de verschillende ontwikkelprogramma’s in

de keten.

Juridische zaken.

In 2019 zijn de laatste stukken geharmoniseerd die geharmoniseerd moesten worden. Het taakveld juridisch

zaken besteedt een groot gedeelte van haar tijd aan reactieve werkzaamheden, zoals vergunningverlening,

bezwaar en beroep, handhaving, asin gerelateerde onderwerpen en rechtszaken. In de overige gedeelte

gaan we het komende jaren werken aan het opstellen van beleid dat wenselijk is en borgen van

kwaliteitszorg en mediation.