5.1

Bedrijfsvoering

Algemeen

Na jaren van ‘ontwikkelen en bezuinigen’ hebben we in 2017 de koers ingezet op doorontwikkeling

van de organisatie. De strategische personeelsplanning is in kaart gebracht, er is een strategisch

opleidingsplan opgesteld en we hebben onze strategische HRM-koers bepaald. In 2018 en de daarop

volgende jaren gaan we hier volop mee aan de slag. Het doel is om te komen tot een organisatie die

kwalitatief goed op orde is en flexibel kan inspelen op de ontwikkelingen in wetgeving en de

maatschappij.

Wat willen we

In 2018 willen we verder zijn met het realiseren van een effectieve, efficiënte,

bereiken?

flexibele en verjongde organisatie.

Wanneer zijn

we tevreden?

Als in 2018 uitwerking wordt gegeven aan het strategisch opleidingsbeleid, de

strategische HRM-agenda en wanneer de projecten duurzame inzetbaarheid en

mobiliteit het gewenste resultaat opleveren.

De digitalisering van processen in de organisatie is doorontwikkeld.

Personeel

Verzuim

Verzuim staat al een aantal jaren hoog op de agenda en met succes! Vorig jaar gaven we aan

tevreden te zijn als het verzuimcijfer onder de 5% zou komen te liggen. En dat is gehaald. Het hoogste

percentage verzuim is met name te vinden in het middellange verzuim (tot aan een jaar). Veelal is dit

onafwendbaar. Maar dit in ogenschouw nemend, kunnen we stellen dat we het verzuim goed onder

controle hebben.

Wat willen we

In 2017 wordt de arbodienstverlening opnieuw aanbesteed. Het eigen-regiemodel

bereiken?

dat we nu hanteren zal daarbij de inzet zijn, maar we denken ook aan andere

modellen.

Wanneer zijn

Een nog lager verzuim is natuurlijk nog beter, maar op een gegeven moment komt

we tevreden?

de grens van onafwendbaar verzuim in beeld. We zijn tevreden als het verzuim

cumulatief rond de 4% blijft.

HRM-beleid in samenhang

In 2016 zijn we gestart met het project strategische personeelsplanning. We hebben het huidige

personeelsbestand afgezet tegen de toekomstige ontwikkelingen en de verwachte formatie. Gezien

het feit dat tussen 2017 en 2024 80 medewerkers met pensioen gaan, is het, in combinatie met een

krapper wordende arbeidsmarkt, van belang om zittend personeel te interesseren voor vacatures.

We gaan daarom het begrip mobiliteit meer laten landen en onder de aandacht brengen bij

medewerkers. Dit doen we door middel van sessies en persoonlijke gesprekken. Het doel is dat een

ieder zich bewust is van het feit dat mobiliteit loont en noodzakelijk is.

In dit kader is duurzame inzetbaarheid ook een belangrijk thema. Door het steeds opschuiven van de

AOW-leeftijd moeten medewerkers langer doorwerken. Dit is niet voor iedereen weggelegd. Vooral

voor mensen met zware beroepen is het vaak een zware weg tot aan het pensioen. Landelijke cijfers

geven aan dat het aantal oudere medewerkers dat in de WIA terecht komt, enorm is gestegen in de

afgelopen jaren. Door hier gericht beleid op te voeren helpen we zowel de medewerkers als de

organisatie. Goede arbeidsomstandigheden, een prettige werkplek, flankerend beleid en een

generatiepact zijn beleidsinstrumenten die hieraan bijdragen.

We zijn in 2017 ook gestart met een nieuw opleidingsbeleid. In september 2017 wordt dit

gepresenteerd in de organisatie. Kort daarna volgt het jaarplan voor 2018. Er zal een duidelijke

samenhang zijn met vorenstaande onderwerpen.

We kunnen stellen dat we op een andere manier gaan werken bij de gemeente. Daarmee wordt niet

slechts gedoeld op ‘het Nieuwe Werken’, waarbij de mogelijkheid van plaats- en tijdonafhankelijk werk

wordt geboden. Het gaat om meer. De rol van de gemeente wijzigt en burgers worden op een andere

manier benaderd. Van buiten naar binnen is een belangrijk adagium, maar van binnen naar buiten (als

ambtenaar) is niet minder belangrijk.

Medewerkers maken de gemeente en daarom is er veel aandacht voor deze vernieuwde manier van

werken.

Wat willen we

We willen bereiken dat voorgaande ontwikkelingen en begrippen door iedereen

bereiken?

gedragen en beleefd worden. De beleidsinstrumenten worden in samenhang

opgepakt en beschikbaar gesteld. Interne mobiliteit, duurzame inzetbaarheid,

enzovoorts worden op elkaar afgestemd en door medewerkers als integraal beleid

beleefd.

Wanneer zijn

Als medewerkers de andere manier van werken hebben geadopteerd. Als iedereen

we tevreden?

er mee in aanraking is geweest en het een gemeengoed is geworden waarbij een

ieder zijn weg kent naar de beleidsinstrumenten.

Traineepool

In 2016 zijn we gestart met een traineepool. Vier enthousiaste schoolverlaters zijn onder begeleiding

gestart met werken op een afdeling. Daarnaast hebben ze gezamenlijk aan een organisatie brede

opdracht gewerkt. Met de Hanzehogeschool is dit opleidingstraject ontwikkeld waarbij

competentieontwikkeling centraal staat. De opdracht aan de trainees was niet alleen om te komen

werken en leren, maar ook om zich te komen verwonderen. Aspecten die wij als organisatie normaal

vinden, kunnen door buitenstaanders als vreemd worden ervaren.

Het zijn inspirerende club enthousiaste mensen.

Wat willen we

De traineepool was een van de onderwerpen uit het programmaplan ‘ontwikkelen

bereiken?

en bezuinigen’. Verjonging van de organisatie, nieuwe indrukken en een lerende

organisatie staan hierin centraal.

Door deze groep jonge mensen komt er een andere vibe binnen de organisatie. Dit

willen we vasthouden.

Wanneer zijn

Als trainees niet slechts eenmalige voorbijgangers zijn, maar een onderdeel van de

we tevreden?

bedrijfsvoering waarin structureel aan jonge mensen kansen worden geboden en

de organisatie permanent gespiegeld wordt.

Arbobeleid

In 2017 is een nieuwe Arbo coördinator aangesteld die het arbobeleid moet herijken. De gemeente

voldoet grosso modo aan de vigerende wet- en regelgeving, maar loopt niet voorop. Daar willen we

verandering in aanbrengen.

Wat willen we

2017 en 2018 worden jaren waarin het arbobeleid op orde wordt gebracht waarbij

bereiken?

de medewerker centraal staat. Er vindt een welzijnsonderzoek plaats, de BHV

wordt geüpgraded, de risico-inventarisatie afgerond en er wordt proactief aan-

sluiting gezocht bij de aan nieuwbouw gerelateerde projecten van de gemeente.

Wanneer zijn

Als het arbobeleid als onlosmakelijk onderdeel wordt gezien van de totale be-

we tevreden?

drijfsvoering en de gemeente niet meer volgend is, maar leidend op Arbo gebied.

Digitalisering

In 2016 hebben we een start gemaakt met de digitalisering van onze HRM processen. Qua

ondersteuning maken we gebruik van de software van RAET. Medewerkers hebben een persoonlijke

en digitale omgeving in Youforce. Vanaf 2016 hebben we de volgende modules in gebruik genomen:

-

HR self-service;

-

verzuimmanager;

-

flex benefits.

Voordelen van digitalisering van de HRM processen zijn: duidelijkheid, minder gevoelig voor fouten en

meer inzicht.

Wat willen we

We willen bereiken dat alle processen op het gebied van HRM digitaal worden

bereiken?

weggezet in de organisatie. Medewerkers kunnen zelf aanvragen indienen,

leidinggevenden beoordelen de aanvraag en de afdeling P&O handelt deze af.

Deze workflow loopt volledig digitaal. De basis voor verdere digitalisering is

hiermee gelegd. In 2018 gaan we dit verder gaan uitbreiden.

In 2018 komt de focus te liggen op de talenten van onze medewerkers. We sluiten

hierbij aan bij de projecten die lopen op het gebied van mobiliteit, duurzame

inzetbaarheid, opleidingsbeleid en strategische personeelsplanning. Vanaf 1

januari 2018 willen we de volgende digitale modules in gebruik gaan nemen:

-

performancemanagement (het digitaal vastleggen van de

beoordelingscyclus);

-

opleidingsmanagement (met als kapstok het strategische

opleidingsbeleid);

-

skillsmanagement (hierin kunnen medewerkers hun eigen talenten

aangeven).

-

de module personeelsdossier.

Wanneer zijn

Als bovenstaande modules succesvol zijn geïmplementeerd in de organisatie,

we tevreden?

zodat we de talenten van medewerkers (nog beter) kunnen inzetten in het kader

van mobiliteit, strategische personeelsplanning en opleidingsbeleid. Op deze

manier voldoen we ook aan onze doelstelling om de HRM processen digitaal weg

te zetten in de organisatie.

Kerngegevens personeel

Ziekteverzuim

Personele bezetting (peildatum t/m augustus 2017)

Aantal fte's in de Bedrijfsvoering in vaste- of tijdelijke dienst

gemiddeld per jaar

2017 t/m

Begroot

augustus

2018

Jaren

Aantal ften

Wanneer zijn

Als uiterlijk 31 december 2020 alle projecten uit het IBP zijn gerealiseerd. Voor

we tevreden?

2018 willen we de volgende projecten realiseren:

De invoering van een 20-tal nieuwe online producten voor de burgers;

De aansluiting op ‘Mijnoverheid Lopende Zaken’ (burgers kunnen de status van

hun aanvraag volgen);

De aansluiting op ‘Mijnoverheid Berichtenbox’ (burgers kunnen alle

communicatie met de overheid via deze berichtenbox laten lopen);

De invoering van de omgevingswet;

De invoering van Indensys als vervanger van DigiD;

De invoering van de Europese standaard voor e-facturering;

De uitbreiding van het E-depot voor de gemeentelijk archieven;

De invoering van een nieuw Intranet;

De inrichting van Scienta ten behoeve van de gemeentelijke

informatiebeveiliging.

Huisvesting

Wat willen we

Een zo optimaal mogelijke centrale huisvesting in Winschoten voor onze

bereiken?

bestuurlijke en ambtelijke organisatie, waar we minimaal de komende 15 jaar mee

vooruit kunnen.

Wat gaan we

Na positieve besluitvorming door uw raad, zal in 2018 het bouwplan worden

daarvoor doen

uitgewerkt, de benodigde vergunning aangevraagd en de bouw worden

in 2018?

aanbesteed en opgestart.

Wanneer zijn

Als medio 2019 het vernieuwde gemeentehuis aan de Johan Modastraat te

we tevreden?

Winschoten is gerealiseerd, we werken volgens de principes van ‘het nieuwe

werken’ en de gemeentekantoren in Scheemda en aan de Garst kunnen worden

afgestoten.

Financiën

Wat willen we

bereiken?

Een goedkeurende verklaring bij onze jaarrekening 2017. Waarin met name de

focus ligt op rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitgaven jeugd en Wmo.

In 2018 fiscaal meer in control komen.

Medio 2018 als gemeente klaar zijn om via de elektronische snelweg

inkomende externe facturen ‘hands free’ te kunnen verwerken (e-facturering).

Wat gaan we

daarvoor doen

in 2018?

Opgedane ervaringen inzetten om een betere financiële controle te krijgen over

de gedecentraliseerde middelen in het sociaal domein, door vooral met onze

externe toeleveranciers (met name het RIGG) af te stemmen over budgetten,

actuele verwachtingen en realisatiecijfers.

Door inzichtelijk te maken (middels scans - Intern Beheersplan) waar we staan

op het gebied van bijvoorbeeld de BTW, de WKR en de VPB. Aansluitend in

een overleg met de belastingdienst, uitgaande van een betrouwbare en open

relatie met de belastingdienst, aantonen wat we hebben gedaan.

Door samen met onder andere inkoop (aanschrijven leveranciers) en de

softwareleverancier Centric, de software die nodig is om e-factureren te kunnen

uitvoeren, te implementeren.

Wanneer zijn

we tevreden?

Wanneer de accountant een goedkeurende verklaring verstrekt aangaande de

rechtmatigheid van gemeentelijke bestedingen over 2017.

Wanneer we in 2018 onze IB-rapportage hebben besproken met de

belastingdienst.

Wanneer we vanaf juli 2018 e-facturen kunnen verwerken.

Kerngegevens financiën

Leveranciersfacturen

Realisatie

Verwacht

Begroot

Indicatoren

Norm

2015

2016

2017

2018

Gemiddelde betaaltermijn (in aantal

dagen na de dag van ontvangst van de

factuur) van de ingekomen facturen

30

23

28

26

24

% betalingen commerciële transacties

(dus niet voor subsidies, uitkeringen

e.d.), waarbij de wettelijke betaaltermijn

van maximaal 30 dagen na de dag van

ontvangst van de factuur is gehaald

90%

91%

81%

85%

90%

Totaal ontvangen facturen

14.074

12.870

12.500

12.500

Facturen commerciële transacties

10.622

8.957

9.000

9.000

Inkoop

Wat willen we

bereiken?

Het verder professionaliseren van de inkooporganisatie Oldambt ter borging

van de doel- en rechtmatigheid en het creëren van zoveel mogelijk

maatschappelijke meerwaarde.

Het creëren van voldoende en meer passende functies binnen het inkoopteam

dat vermindering van de inhuur van externe inkoopexpertise mogelijk maakt.

Het leveren van inkoopexpertise aan de nieuwe ‘uitvoeringsorganisatie’ naar

aanleiding van het akkoord van Westerlee

Het intensiveren van de inkoopsamenwerking met omliggende gemeenten.

Wat gaan we

daarvoor doen

in 2018?

Het totale inkoopproces blijven uitdragen binnen de organisatie zodat tijdig een

aanbestedingsproces kan worden opgestart.

Het structureel leveren van inkoopexpertise in de vorm van contract- en

leveranciersmanagement aan het ‘Ommelander Samenwerkingsmodel Wmo

inkoop’.

Zorgdragen voor meer passende functies binnen het inkoopteam.

Implementeren van contractmanagement.

Het leveren van inkoopexpertise in de vorm van penvoerderschap aan

omliggende gemeenten.

Het behouden en intensiveren van de interne samenwerking met het cluster

Maatschappelijke Zaken voor wat betreft de inzet van SROI bij inkopen.

Kennis opdoen en het uitdragen van mogelijkheden met betrekking tot circulair

inkopen (duurzame ontwikkeling).

Wanneer zijn

we tevreden?

Wanneer de interne organisatie de rol van het inkoopteam als toegevoegde

waarde ziet en inkoopadviezen worden opgevolgd.

Wanneer de behoefte aan externe expertise uitsluitend voortkomt uit tijdelijk

capaciteitsgebrek.

Wanneer contractmanagement is geïmplementeerd.

Wanneer het contract levering inkoopondersteuning vanuit de gemeente

Oldambt door de nieuwe uitvoeringsorganisatie is getekend.

Wanneer gezamenlijke aanbestedingstrajecten met omliggende gemeenten

onder penvoerderschap van de gemeente Oldambt worden uitgevoerd.

Wanneer het proces rondom SROI door de afdeling Maatschappelijke Zaken

wordt gedragen en gevolgd.

Wanneer kennis rondom circulair inkopen is vergaard en wordt uitgedragen.

Wanneer het lokaal / regionaal MKB regelmatig wordt voorgelicht over inkoop-

en aanbestedingsvraagstukken en wanneer de samenwerking rondom het

ondernemersloket goed functioneert.

Wanneer minimaal 30% van het beïnvloedbaar inkoopvolume lokaal/regionaal

wordt besteed.

Juridische zaken en Veiligheid

Wat willen we

Algemeen

bereiken?

Algehele coördinatie op juridische en veiligheidsvraagstukken vanuit het team

Juridische Zaken & Veiligheid.

Juridisch

Doorontwikkeling van de juridische kwaliteit. Dat is voor 2018 vooral gericht op

het privaatrechtelijk rechtsgebied, waarbij de prioriteit ligt bij het

verbintenissenrecht en het aanbestedingsrecht. Het is van groot belang dat een

ieder binnen de organisatie zich bewust is van de juridische grondslagen en

mogelijke risico’s waarmee hij/zij dagelijks te maken heeft.

Veiligheid

Doorontwikkeling van de nieuwe veiligheidsstructuur, inclusief de daarbij

behorende escalatiemodellen in de organisatie.

Realisatie van de doelstellingen zoals opgenomen in het uitvoeringsplan

Integrale Veiligheid.

Dat uitvoering is gegeven aan:

- de vijf gezamenlijke prioriteiten zoals in het Regionaal Beleidsplan 2015-2018

benoemd;

- de prioriteiten zoals benoemd in het Integraal Veiligheidsplan;

- de door de raad jaarlijks vastgestelde Veiligheidsprioriteiten;

- datgeen wat in het coalitieakkoord over veiligheid is opgenomen.

Meer gerichte inzet op ondermijnende en georganiseerde criminaliteit, één van

de landelijke thema's die ook in Noord-Nederland speelt.

Wat gaan we

daarvoor doen

in 2018?

Evenals in het voorgaande jaar zal het team Juridische Zaken & Veiligheid de

proactieve benaderingswijze bij veranderingen in wet- en regelgeving, de

juridische kwaliteit bij de clusters en teams, vergroten. In 2018 zal de focus

voornamelijk op privaatrechtrechtelijk rechtsgebied liggen.

Door het in kaart brengen van de juridische risico’s; door risico’s te identificeren

en te analyseren. Vervolgens door het ontwerpen en implementeren van

maatregelen om de kans op deze risico’s te verminderen. Denk aan juridische

dekking met betrekking tot mandaten en het omgaan met gevoelige

informatie/gegevens (privacy).

Door het aanbieden van scholing. Juridische kennis en deskundigheid komen

niet vanzelf. Scholing is daarbij noodzakelijk. Juridische Zaken is bezig met het

inventariseren of er voor elke afdeling voldoende toegang is tot regelgeving,

jurisprudentie en vakliteratuur op het eigen vakgebied. Ook wordt er gekeken

naar de mogelijke inzet van kennisbanken.

Door het aanbieden van een cursus AWB (Algemene wet bestuursrecht) voor

een breed publiek binnen de organisatie en het opzetten van een juridische

module (introductieprogramma) voor nieuwe medewerkers. Bij deze module

wordt er aandacht besteed aan zaken als de AWB, Gemeentewet, privaatrecht,

beleids- en werkprocedures en de rol van het Juridisch Overleg en Juridische

Zaken & Veiligheid binnen de gemeente.

Door het definiëren en vaststellen van gemeentebrede juridische

kwaliteitsnormen. Juridische Zaken is bezig om een goed beeld te schetsen van

de juridische functie binnen de organisatie, de inrichting van onze

werkprocessen, de toepassing van organisatiebrede regelingen en

voorzieningen. Daarnaast wordt aandacht besteed aan juridische procedures

zoals bezwaar, beroep, klachten, schadeclaims en civiele procedures.

Daar waar we mogelijkheden zien om met andere gemeenten samen te

werken, zullen we deze gaan onderzoeken. Samenwerking op juridische- en

veiligheidsonderwerpen is vaak niet aan gemeentegrenzen gebonden.

We zullen, gezamenlijk met onze Veiligheidsketenpartners, het komend jaar

verder uitvoering geven aan het Regionaal Beleidsplan Veiligheid, en het mede

op dat plan gebaseerde en door de raad vastgestelde Integraal Veiligheidsplan

en de lokale veiligheidsprioriteiten.

Door het evalueren van de nieuwe Veiligheidsstructuur en de werking van het

Meldpunt Zorg & Overlast.

Wanneer zijn

we tevreden?

Als we vanuit de clusters/teams terugkrijgen dat er een goede stap is gezet in

het (juridisch) risicomanagement.

Wanneer de juridische kwaliteitszorg binnen de organisatie een goede plek

heeft gekregen en gedragen wordt door (betrokken) medewerkers.

Als de door juridische zaken georganiseerde trainingen goed worden bezocht

en de deelnemers tevreden zijn over de inhoudelijke verdieping.

Als de doelstellingen uit de (regionale) veiligheidsplannen zijn gerealiseerd.

Wanneer het team Juridische Zaken & Veiligheid is gegroeid naar een meer

geprofessionaliseerd team, waarbij de juridische rechtsgebieden en

veiligheidsthema’s goed zijn gepositioneerd en geborgd.

Informatievoorziening Juridische zaken en Veiligheid

In 2016 is een proces gestart om zowel de bestuurlijke informatievoorziening als de daarbij in het

verlengde liggende managementinformatie te evalueren en waar mogelijk te verbeteren. Onder

andere een onderzoek naar benchmarking en raadsinformatie maakt hiervan deel uit. De kleine

structuur aanpassingen in de tekstuele informatie van deze begroting zijn hier al uit voortgekomen.

Wat willen we

Een doelgerichte heldere informatiestructuur. Deze structuur is opgebouwd uit

bereiken?

concrete sturingsinformatie en een bijbehorende heldere verantwoording op alle

niveaus met betrekking tot de realisatie van onze lokaal politieke doelen, de

uitvoering van wettelijke taken en onze bedrijfsvoering.

Wat gaan we

daarvoor doen

in 2018?

Onderzoeken of de huidige informatiestructuur nog past bij politieke

ontwikkelingen en de huidige organisatiestructuur.

Indien uit de analyses blijkt dat een aanpassing wenselijk is, wordt een nieuwe

informatiestructuur ontwikkeld en geïntroduceerd. Dit vooruitlopend op te

maken afspraken en het bepalen van doelstellingen naar aanleiding van de

gemeenteraadsverkiezingen in 2018.

Starten met een meer centraal gecoördineerde managementinformatiestructuur

ten behoeve van de sturings– en verantwoordingsinformatie.

Wanneer zijn

Als zowel de verstrekkers als ontvangers tevreden zijn met de bruikbaarheid van

we tevreden?

de informatie ten behoeve van hun eigen specifieke rol. Hoewel de tevredenheid

over eventuele aanpassingen op onderdelen misschien al in 2017 gemeten kan

worden zal pas in 2018 een volledig beeld kunnen worden gevormd over het

behalen van de doelstellingen.

Kerngegevens Juridische zaken en Veiligheid

Klachten en bezwaarschiften

(aantallen)

2013

2014

2015

2016

2017

t/m juni

2018

Klachten

22

18

24

21

6

20

WOB verzoeken

27

52

26

30

9

15

Bezwaarschriften algemene kamer

43

41

38

34

22

40

waarvan gegrond

4

8

7

4

0

4

Bezwaarschriften sociale kamer

161

136

148

286

75

150

waarvan gegrond

2

1

2

3

1

2